Agora que a tecnologia afastou os trabalhadores das suas mesas e escritórios, também está prestes a transformar a sala de conferências. E, como sabe quem passa algum tempo nas reuniões, há muito espaço para mais eficiência quando as equipas se reúnem.
As equipas distribuídas de todas as dimensões, confiam na tecnologia para promover a comunicação e a colaboração. Porém, as instalações das salas de conferência dificultam a replicação da experiência pessoal das pessoas que trabalham remotamente.
A força de trabalho que está em constante mudança, está a obrigar as organizações a repensar a forma como as reuniões modernas devem ser conduzidas. De facto, dois terços das empresas dizem que estão “envolvidas, planeando ou avaliando projetos de ‘salas de conferência do futuro'”, escreve Robin Gareiss, presidente da Nemertes Research.
Um dos principais desafios é que, muitas empresas, não possuem a tecnologia certa. As salas de conferência geralmente não são configuradas para conveniência e eficiência, o que faz com que os utilizadores, vejam as reuniões como pouco mais que desperdício de tempo. Com isto em mente, Nemertes perguntou aos líderes de TI quais os recursos que na sua opinião, seriam mais importantes quando pensavam na “sala de conferências do futuro”.
A conectividade de alta velocidade à rede, liderou a lista como a mais importante. Cinquenta e cinco por cento dos entrevistados disseram que era necessária velocidade mais rápida nas salas de reuniões tradicionais e 44% disseram que queriam isso nas salas de reuniões. Outros desejos importantes incluem áudio de alta qualidade, acesso a pontos de rede e a um conjunto consistente de ferramentas de colaboração.
Esses e outros recursos técnicos abordam alguns dos principais obstáculos para a realização de reuniões eficazes. Aqui estão seis das principais tendências tecnológicas destinadas a moldar a sala de conferências do futuro.
A Internet das Coisas
Um obstáculo para tornar as reuniões mais eficientes é a falta de conhecimento sobre quais salas estão disponíveis, a qualquer momento. Mesmo entre as organizações que usam um calendário centralizado, muitas salas que aparecem reservadas na verdade não são utilizadas porque os trabalhadores costumam agendar reuniões para salas de conferência específicas, mas não aparecem. A Internet das Coisas (IoT) oferece uma solução promissora para esse enigma. Os sensores ativados por presença, podem detetar quando os participantes da reunião chegam. Se ninguém entrar na sala por volta do horário designado, o sistema poderá marcar automaticamente a sala como livre e alertar o gestor do espaço, sobre a alteração por texto ou email.
Comunicações Unificadas
Os trabalhadores remotos devem enfrentar uma infinidade de obstáculos ao conectarem-se às reuniões da equipa. Precisam de procurar nos seus calendários o número certo da conferência, anotar o PIN e manipular o telefone e o computador enquanto digitam o acesso. O serviço de telemóvel às vezes é complicado. Ao mesmo tempo, dentro da sala de conferência, o líder da reunião pode ignorar os participantes remotos e não fornecer o tempo necessário para falar.
A comunicação unificada soluciona esses problemas, facilitando o acesso e a participação de todos. Ao utilizar uma única aplicação de comunicação, todos podem participar em reuniões, seja onde for que estejam a ser realizadas. O líder da reunião pode ver rapidamente quem está na chamada e garantir que todos têm oportunidade de falar.
Mobilidade
Ao eliminar a necessidade de usar várias aplicações, a comunicação unificada anula a necessidade de fazer uma ligação complexa e muitas vezes dispendiosa. Além de simplesmente clicar para participar numa conferência, os trabalhadores remotos podem usar uma aplicação, para manter conversas paralelas com outros participantes. Dessa maneira, a UC chega perto de replicar a experiência pessoal dos participantes remotos, fornecendo as ferramentas necessárias para “estar na sala”, não importa onde estejam, proporcionando a flexibilidade e a mobilidade que os trabalhadores remotos esperam e desejam.
Videoconferência
A videoconferência também coloca os trabalhadores remotos na sala de conferências. Uma das vantagens de conhecer alguém pessoalmente é a capacidade de ler a linguagem corporal e entender as nuances difíceis de detetar nas conversas de áudio. Antigamente, o equipamento de videoconferência era caro e complicado de usar. Mas uma solução de comunicação unificada torna o vídeo acessível em computadores portáteis, tablets e dispositivos móveis. Isso significa que os líderes da reunião podem finalmente entrar numa sala de conferências e cumprimentar imediatamente os trabalhadores remotos que se juntam por vídeo.
Recursos de Colaboração de Equipa
Na “sala de conferências do futuro”, os recursos de colaboração de equipa serão especialmente importantes, diz Nemertes. De acordo com 45,9% dos participantes do inquérito, a partilha de documentos é a aplicação de Colaboração mais importante, seguido pela partilha de voz, vídeo e ecrã. A partilha de documentos aumenta a produtividade das reuniões e acelera a tomada de decisões, permitindo que todos os participantes acompanhem e adicionem comentários em tempo real.
Quadros Interativos
Por fim, os quadros brancos interativos estão a conquistar as salas de conferência. Esses dispositivos integram a tecnologia touchscreen aos recursos de conferência de áudio e vídeo. Como um centro para as equipas colaborarem, visualizarem, reunirem ideias e partilharem trabalho, podem rapidamente tornar-se um ponto fulcral nas reuniões ou um espaço de trabalho para uma colaboração distribuída.
Essas tendências tecnológicas serão revolucionárias para empresas de todos os tamanhos, promovendo uma colaboração contínua, maior produtividade e tomadas de decisões mais rápidas – tanto para quem está na sala de conferência quanto para quem está entrando virtualmente.
