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Fluxos de trabalho eficientes: mantendo a promessa de colaboração da equipa

À medida que o mundo passa por um renascimento da transformação digital, esta é a hora ideal para rever os seus fluxos de trabalho, otimizando-os para maximizar a colaboração e a produtividade da equipa. Por exemplo, Masaaki Imai, pai do Kaizen, transformou a Toyota numa potência de fabricação, ao promover os fluxos de trabalho eficientes que criaram uma vantagem competitiva para a empresa. Esse princípio aplica-se a empresas que fabricam dados e ideias também.

Chegou a Colaboração em Equipa

Um dos principais motivos pelos quais os fluxos de trabalho na empresa geralmente são ineficientes e negligenciados, é a falta de implementação efetiva das ferramentas de colaboração em equipa. É bastante claro que essas ferramentas são vitais para as necessidades dos trabalhadores dentro de uma organização. Também é possível ver, graças a alguns líderes do setor que divulgam os seus impressionantes números, que as empresas estão a implementar essas ferramentas nas suas organizações. E, equipado com uma nova métrica – Daily Active Users ou DAU (Número Total de Pessoas que abrem e se “envolvem” com uma aplicação móvel ou produto da Internet num determinado dia), podemos ver que as pessoas estão efetivamente a utilizar essas ferramentas. No entanto, mesmo as empresas com um alto volume de DAUs estão a passar por sérias ineficiências no fluxo de trabalho.

O que parece estar a falhar é a maneira COMO os colaboradores estão a utilizar essas ferramentas e para o que as estão a utilizar.

Uso Não é Aceitação

Se comprou uma licença corporativa para uma ferramenta de colaboração em equipa, faça algumas investigações. Ao que parece, as pessoas ainda utilizam e-mail e chamadas como sempre usaram até agora, e, a ferramenta de colaboração em equipa, é usada principalmente por pequenos segmentos da organização. Imagine que as pessoas que utilizam a ferramenta não a estão a usar para nada mais do que conversa alheia e partilha de arquivos, e mesmo esse uso é mais semelhante às partilhas amigáveis de Facebook do que de equipas de alto desempenho que realizam projetos complexos com eficiência. Na verdade, não é preciso imaginar. Este é o caso de muitas organizações.

Mas porquê?

É pelo simples facto de que o sucesso do fornecedor é “Recebemos o pedido de compra?”. O sucesso do departamento de TI é “Foi instalado corretamente?”. Ninguém nunca pergunta: “As nossas operações comerciais mudaram fundamentalmente por causa desta ferramenta?”. Como avaliaria isso? Anedotas? Redução no volume de emails? Isso é simplesmente uso, não aceitação. A aceitação representa uma mudança na forma como fazemos as coisas em comparação ao passado.

Está Tudo Relacionado Aos Fluxos de Trabalho

“É a economia, estúpido!”. Essa é a frase de James Carville, estratega-chefe dos EUA para o candidato presidencial Bill Clinton, famoso na sede da campanha em 1992, para manter a equipa alinhada com a mensagem. Quando você decide alavancar a tecnologia de colaboração em equipa, é preciso passar a mensagem com o grito de guerra: é tudo sobre os fluxos de trabalho.

Comece por determinar a forma como os seus colaboradores executam os seus trabalhos, onde estão os problemas e as lacunas e quais produtos no mercado preenchem da melhor forma essas lacunas, promovendo a eficiência e a produtividade. Lembre-se de que, embora possa parecer lógico que “o que funciona para um funciona para todos”, um exame mais crítico geralmente mostra que as operações funcionam de maneira diferente das vendas, que funciona de maneira diferente do marketing e assim por diante. Um “tamanho único” não serve para todos.

Compreender como as tarefas comuns de cada departamento funcionam e quanto tempo demoram significa que, quando insere ferramentas de colaboração da equipa nesse departamento, pode medir o impacto na produtividade – a promessa da ferramenta em primeiro lugar.

Kaizen Para Otimizar a Maneira Como o Trabalho é Feito

Kaizen, a palavra japonesa para “melhoria contínua”, é uma ótima maneira de garantir que entende onde o trabalho está a ser feito, antes de determinar como a colaboração afetará a produtividade. Embora tenha sido originalmente projetada para processos de fabricação, a implementação moderna do Kaizen encontrou diversas aplicações, dos processos de negócios à vida pessoal. É aqui que a colaboração da equipa se encaixa e como determinar se está a receber o que lhe foi prometido na sua aplicação de colaboração.

Mona Abou-Sayed, vice-presidente de Colaboração e Aplicações da Mitel, é especialista em liderar equipas por meio de exercícios Kaizen para aprender como o trabalho é feito, onde está o desperdício e como facilitar a criação de processos mais eficientes e mensuráveis. Identifique a pessoa da sua organização com um talento especial para isso e permita que eles tentem executar um Kaizen de colaboração e fluxo de trabalho.

As Práticas Recomendadas de Fluxo de Trabalho Irão Mudar o Cenário da Colaboração

E se, ao considerar uma nova ferramenta de colaboração de equipa, o seu fornecedor mostrasse as melhores práticas de integração para a sua equipa de RH e comentasse os momentos em que pessoas reais fizeram o trabalho dessa maneira? E se eles pudessem fazer isso para cada departamento da sua organização?

Todos no espaço de colaboração estão focados ao máximo em transformar a maior biblioteca de integrações de API no maior número possível de sistemas de gestão de trabalho. É algo importante, admito, mas se for sobre os fluxos de trabalho, a integração não será suficiente. É preciso haver uma prática recomendada, de como os utilizadores nos sistemas de gestão de trabalho, aproveitam a aplicação com a Colaboração da Equipa, para alterar a forma como o trabalho é realizado dentro dum departamento.

Do ponto de vista da funcionalidade, os principais produtos convergirão para um conjunto principal de habilidades. Todos estes terão as mesmas integrações de API, embora o número de APIs presentes numa ferramenta não seja tão importante quanto o facto de se esta possui ou não as APIs necessárias. Todos terão grandes logótipos de empresas nos seus decks. No entanto, poucos (se houver) terão um consultor de fluxo de trabalho consigo.

Qualquer empresa que possa provar a sua capacidade de entender fundamentalmente a natureza do trabalho e fornecer-lhe uma maneira de medir a produtividade, terá uma pista interna para provar-lhe a sua eficácia e como apoiar as necessidades de colaboração de uma empresa.

Foque-se Nos Fluxos de Trabalho Para Obter Uma Melhor Aceitação

Antes de investir no mercado de colaboração para obter uma licença corporativa para uma ferramenta de Colaboração, faça uma pequena pesquisa, para descobrir a forma como os principais departamentos irão utilizar essa funcionalidade e, mais importante, quais os fluxos de trabalho que serão alterados e como deverão ser alterados após a plataforma ser implementada. Só depois da realização de um workshop de fluxo de trabalho ou do Kaizen, para entender as tarefas que os seus funcionários executam é que pode saber exatamente quanta aceitação e ganhos de produtividade irá obter, com uma ferramenta de Colaboração.

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