Preparação de Reunião em Trabalho Remoto

Preparação de uma reunião

A situação atual, trouxe-nos a realidade do Teletrabalho, recheado de infindáveis reuniões virtuais. Uma vantagem de estar confinado socialmente é a melhor rentabilização do tempo, uma vez que, como são suprimidas as viagens entre reuniões, parece que se ganha tempo. No entanto, não existe nada pior do que reunir, sem um objetivo claro.

Um estudo conduzido mundialmente pela Quantitative Research, onde participaram mais de 1600 decisores de IT e parceiros de canal, como parte do estudo de Colaboração da Mitel, revelou que os colaboradores das empresas vêm as reuniões como valiosas mas improdutivas – 94% sentem-se mais produtivos fora das reuniões.

Antes de marcar uma reunião é necessário responder em antecipação às seguintes questões:

• Quais os temas ou tema em debate? Este exercício ajuda a preparar a agenda e permitir que todos os participantes se preparem com antecipação, garantindo uma reunião rápida e mais eficaz;
• Qual o objetivo? Ajuda a colocar a reunião em perspetiva e a tornar evidente o propósito e os resultados da mesma

Sem estas duas questões claramente respondidas, uma reunião é um insulto ao tempo alheio. É melhor não convocar a reunião e utilizar esse tempo em algo mais útil. O Tempo é um bem finito, um recurso escasso, o bem mais precioso que não pode ser acumulado, por isso, há que saber exatamente onde o investir.

O mesmo estudo concluiu que 34% do tempo de trabalho útil, é passado em reuniões. Enviar um convite com o agendamento é imprescindível e permite a que todos os participantes possam em antecipação preparar o necessário, removendo em antecipação eventuais obstáculos, tornando a reunião mais produtiva.

Como definir a agenda

Titulo

O título da reunião é uma informação fundamental para preparar mentalmente os presentes. Deve-se colocar títulos claros e objetivos de forma a permitir uma pesquisa rápida no futuro.

Assuntos

Neste caso deve utilizar-se a máxima, primeiro o mais importante. Como é sabido, as pessoas cansam-se com facilidade, por essa razão deve-se gerir a agenda dando prioridade aos assuntos por ordem de relevância e geradores de energia positiva. Dependendo do âmbito da reunião, por exemplo, se é uma reunião onde há vários temas em debate cujo o conhecimento ou responsabilidade é repartida, é boa prática definir quem deve falar acerca do quê, quando e durante quanto tempo. Os assuntos com um responsável assignado permite uma responsabilização maior e dar a conhecer, sem margem para dúvidas, qual é a minha expetativa sob cada um dos presentes, por exemplo: – Ponto de situação do Pipeline em aberto – Mário Fonseca – 20m

Pode terminar-se com o ponto “Outros”. Fica claro que podemos adicionar outros assuntos relevantes que ficaram omissos anteriormente, mas que serão adicionados no final. Desta forma, controla-se o desenrolar da reunião, evitando que “outros assuntos” assumam o protagonismo, para além de permitir a correta gestão das expectativas.

A concretização dos Assuntos a tratar, ajuda na tarefa de definir quem são os participantes que devem ser convocados e o formato da reunião, isto é, por telefone, presencial ou via Internet. Preferencialmente, a adoção de reunião frente a frente tem benefícios.

Definir Data e Hora

Ponto é crucial, especialmente quando envolve mais do que dois participantes. Para evitar email de vai-e-vem, reagendamento e mais reagendamentos, antecipadamente deve-se articular a disponibilidade com todos os participantes, de forma a encontrar uma data/hora que permita o alinhamento de todos.

Quando são reuniões recorrentes, ou na quais irá existir um reunião consequente, pode-se a mesma para definir com todos, a data e hora do próximo compromisso.

Tão ou mais importante que a hora de início, é definir a hora de termino da reunião. Isto faz com que os presentes se possam organizar melhor, não divagar por assunto paralelos e obrigar a focar nos assuntos da reunião.

Durante a reunião

Pontualidade não é negociável. Começar as reuniões à hora agendada é um sinal positivo e de respeito pelo tempo dos outros. O primeiro assunto a ser analisado, mesmo não fazendo parte da ordem de trabalhos, é validar com os presentes os tópicos da reunião e identificar se há algo mais a ser discutido. Com este tipo de abertura de reunião, é possível garantir o alinhamento de todos os presentes e, caso tenha surgido algum tópico durante a preparação da reunião que mereça ser adicionado, esta é a fase ideal, para permitir uma gestão mais eficiente do tempo despendido. Tomar notas é essencial e mais importante ainda é distinguir entre notas informais e decisões.

No final da reunião

Depois de todos os temas abordados, enviar um resumo de todos os pontos críticos, o que foi acordado e responsáveis por cada ação pendente e respetiva data de conclusão é obrigatório. A reunião frente a frente tem como vantagem, a possibilidade da validação da expressão corporal e aceitação de cada tarefa e respetivo responsável.

Partilhar

Com o resumo da reunião feito, é tempo de o partilhar, enviando um resumo para todos os presentes, no menor espaço de tempo possível, de forma a que a decisões da reunião possa, ser executadas. Para ganhar tempo, durante a preparação da reunião, pode-se criar um resumo com o alinhamento, que servirá de base à partilha.

Conclusão

O que ocorre antes e depois da reunião é tão importante como acontece durante as reuniões. Idealmente e dada a natureza humana, a reunião deve ser frente a frente. Neste ponto o arsenal de aplicações de videoconferência existentes, é um excelente aliado. No entanto, tanta diversidade, por vezes também leva a uma perda de eficiência e há que escolher a que melhor responde às necessidades. É também importante um espaço de trabalho para captar ideias e amplificar a criatividade e, por último, definir um espaço de armazenamento de trabalho conjunto, para que ao regressar na próxima reunião, todas as ideias, tarefas e objetivos, estejam disponíveis.

Pessoalmente encontrei um balanço positivo com o MiTeam Meetings da Mitel, que utilizo regularmente. MiTeam Meetings é uma solução de vídeo multiconferência baseada em cloud, projetada para reunir equipas num espaço de trabalho virtual permanente, que permite uma comunicação eficiente por meio de interações “frente a frente” para tornar as reuniões mais produtivas para que todos possam realizar o seu trabalho.