Todos nós já estivemos lá. Naquela reunião frustrante: desorganizada, sem uma agenda e com muitos participantes – tanto na sala de conferências, como no telefone. Quando termina, sente-se que perdeu uma hora da sua vida.
Para funcionários remotos, é ainda pior. Por não estarem fisicamente na sala de conferências, perdem as pistas não verbais e as conversas paralelas, enquanto os participantes pessoalmente esquecem-se de quem está do outro lado do telefone. Não é por isso de admirar que as pessoas estejam em multitasking durante as chamadas em conferência.
O problema é que precisa que os trabalhadores remotos contribuam. Precisa das suas informações, de conhecimentos e de feedback. Pense num diretor de vendas que esteja noutra região do país e que possa partilhar o que os clientes estão a dizer. Ou um proprietário que identificou problemas com um novo sistema de ponto de venda.
Para fazer com que os seus colegas remotos se sintam conectados e valorizados, deixamos 16 formas que podem ajudá-los a sentir que estão numa sala de conferências, junto com todos os outros.
1. Privilegie o conceito Mobile-First
O primeiro passo para mudar esta dinâmica é fornecer aos funcionários remotos as ferramentas certas. Eles precisam ter a capacidade de participar em reuniões a partir de qualquer dispositivo (telefone, tablet, desktop) e através de qualquer sistema operativo. Um sistema telefónico hospedado na cloud, como o MiCloud Connect, coloca-os na sala com um único clique e facilita a colaboração com os colegas.
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2. Garanta uma ligação à internet forte
Nada é mais grave do que uma ligação má à Internet, a qual dificulta ouvir os outros. Um telefone na cloud – uma plataforma de telefone empresarial baseada em Voz sobre IP (VoIP) – permite que os seus colegas remotos se conectem a qualquer chamada de conferências com um clique, em qualquer dispositivo, via Internet.
3. Defina uma agenda clara
Já foi dito muitas vezes, mas vale a pena repetir. Distribuir uma agenda dias antes da reunião é essencial. Escolha uma solução de comunicação unificada com um recurso de agenda interno que permita enviar o plano de reunião com o convite. Dessa forma, os colaboradores remotos não ficam em desvantagem. Todos vão saber o que é para fazer desde o início.
4. Escolha a hora certa
Um horário conveniente para os participantes, que esteja num fuso horário que possa apanhar a hora de dormir das crianças, é importante. Essa é uma reclamação comum de colaboradores remotos. Todos na sala de conferências pensam que as 15 horas são um momento perfeito para a próxima reunião, mas o colega remoto está numa posição desconfortável de referir ao grupo que não é um bom momento. É o trabalho do líder da reunião estar consciente disso e encontrar proativamente horários que funcionem para todos. Em algumas empresas, as reuniões alternam os horários para que todos “partilhem a dor”.
5. Partilhe as expectativas das participações
Com a agenda, informe aos participantes o que espera, e refira que todos devem vir preparados para contribuir para a conversa, não importa onde estejam. Peça a todos que leiam a agenda e entrem em contato com o líder da reunião com perguntas ou comentários.
6. Convide as pessoas certas
Não é de surpreender que as chamadas em conferência com muitos participantes sejam menos atrativas. O professor Robert Sutton, da Universidade de Stanford, descobriu que o número mágico para uma equipa produtiva é de cinco a seis pessoas, e não mais que 10. Mas o sucesso é mais do que um número. Assim, uma forma certa de aumentar a inclusão e a participação nas conferências é envolver as pessoas certas.
7. Estabeleça as regras básicas da reunião
Quando está a ligar remotamente, muitas vezes parece que precisa gritar para ser ouvido. Defina regras básicas sobre como as pessoas devem comunicar durante a chamada. Por exemplo, uma pessoa fala de cada vez, sem interrupções. Pergunte também à sua equipa o que acham que deveriam ser as regras básicas. Um colega remoto pode sugerir, por exemplo, que todos digam o seu nome antes de falar, já que este não está na sala. Isso também serve para lembrar as pessoas na sala de conferências que existem colegas remotos na chamada.
8. Comece com as apresentações
Tão simples, mas tão importante. Peça a todos para dizer “olá”, diga o seu nome e função e explique por que estão na chamada. Conversa fiada pode ajudar a fazer com que todos se sintam incluídos, especialmente colegas remotos. Se a chamada for de vídeo, verifique se estão todos em vídeo (e não só em áudio). Se alguém não puder estar em vídeo, peça para que publiquem uma foto.
9. Convidar à participação
É fácil esquecer quem está na chamada. O trabalho do organizador é garantir que todos contribuam. Acompanhe quem falou – e quem não falou. Faça perguntas diretas aos que não contribuíram, como “João, o que acha desta ideia?” Use um serviço de comunicação empresarial na cloud, como o MiCloud Connect, que permita que os participantes dêem a sua opinião através de ferramentas de colaboração cloud, como chat, mensagens instantâneas ou pesquisas.
10. Gerir o tempo de conversação
Uma das tarefas mais difíceis para um líder da reunião é controlar quem fala e por quanto tempo. Isso é particularmente difícil para colegas remotos, que muitas vezes acham que não conseguem falar nada. O líder da reunião deve estar ciente dessa dinâmica e combatê-la. Por exemplo, se um participante está a divagar, o líder pode interromper suavemente, reconhecendo e refletindo a sua contribuição antes de iniciar a discussão ou pedir informações de outro participante.
11. Fale claramente
Ao falar com alguém pessoalmente consegue obter mais informações. A clareza da fala não é tão importante pois o ouvinte também está a captar pistas não verbais. Essa dinâmica falta para aqueles que não estão na sala. Portanto, é importante que o facilitador fale de forma clara e lenta, com mais pausas, de forma a garantir que todos estejam a acompanhar a reunião.
12. Torne a reunião visual
Use um software de conferência colaborativa que permita que qualquer pessoa na chamada partilhe o seu ecrã. Use recursos visuais para manter todos envolvidos. Peça a diferentes participantes para partilhar documentos.
13. Fracione a reunião
Ao planear a reunião, lembre-se de mantê-la interativa. Por exemplo, pare após três slides para fazer perguntas. Atribua partes diferentes da agenda a cada participante. Dessa forma, o trabalhador remoto sente-se como um colaborador importante da reunião.
14. Torne os papéis do intervenientes rotativos
Reuniões eficazes precisam mais do que um líder. Outras funções incluem um anotador e um cronometrista para manter a agenda no caminho certo enquanto o líder se concentra no conteúdo e na apresentação. Uma boa prática é alternar essas funções. Sentar-se no banco do passageiro é muito diferente do que ser o motorista. Quando os participantes da reunião partilham responsabilidades, sentem mais conexão e envolvimento. Isso é particularmente importante para trabalhadores remotos, que geralmente se sentem exterenos.
15. Crie um espaço de trabalho partilhado
Os funcionários remotos precisam aceder às mesmas informações que todos os outros. No passado, isso significava aceder ao mainframe. No entanto, com a cloud é muito mais fácil. Escolha um sistema de comunicações empresarial cloud que forneça um espaço de trabalho virtual partilhado, que contenha todos os documentos e comunicações pertencentes aos esforços da equipa. Com um clique, os funcionários remotos podem ver todo o trabalho da equipa num só lugar.
16. Grave a chamada
Às vezes, os colegas precisam abandonar a ligação mais cedo ou pode surgir algo que os impeça de comparecer. Por isso, use uma solução de comunicação e colaboração hospedada na cloud para gravar a chamada e armazená-la no espaço de trabalho partilhado. Envie também atas da reunião na área de trabalho.
As teleconferências foram sempre desafiadoras, mas com mais membros da equipa a trabalhar remotamente, é essencial que as empresas garantam que todos contribuem e se sentem incluídos. Escolha então uma solução de comunicação empresarial na cloud que ofereça as ferramentas para criar um espaço de trabalho colaborativo inclusivo.
