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Como planear um evento virtual para ser um sucesso

Quando o distanciamento social interrompeu os eventos e as conferências presenciais no início de março, os organizadores de reuniões e eventos necessitavam de uma solução alternativa a longo prazo. Assim, os eventos virtuais tornaram-se na escolha óbvia, e muitas empresas rapidamente se adaptaram, reformulando os seus calendários e planeando o lançamento de conferências, workshops e reuniões digitais.

Pode ser assustador reimaginar um evento passar para um formato somente digital. Por isso, os organizadores de eventos já estão sob pressão para corresponder às expectativas dos participantes e evitar cancelamentos de última hora, e um ambiente virtual apresenta novos desafios e dinâmicas.

Denise Desjardins, User Group Liaison da Mitel, entende isso – e sabe exatamente o que é necessário para obter uma experiência digital excepcional. Esta responsável é especialista em reuniões virtuais, tendo organizado o Evento Virtual Mitel User Group (MUG) nos últimos quatro anos (o último foi realizado em junho de 2020 e contou com a participação de Jay Leno). Esta conferência digital oferece aos nossos clientes a oportunidade de aprender e de se conectarem com outras pessoas na comunidade de utilizadores Mitel. É extremamente interativo e apresenta um ambiente virtual em 3D com palestrantes em streaming, perguntas e respostas ao vivo, sessões de breakout on demand e cabines interativas.

Além do trabalho que efetua no nosso evento virtual, Denise desempenha também um papel fundamental nos eventos físicos Mitel Next. A sua experiência na organização de eventos em ambos os formatos deu-lhe uma visão única de como aumentar a participação e o envolvimento da plateia – o que lhe oferece uma grande vantagem. Com esta responsável no comando, a participação no Evento Virtual da MUG cresceu consistentemente ao longo dos anos.

Se o leitor é novo no planeamento de uma conferência digital, também pode estar a perguntar-se por onde deve começar e como pode tornar o seu evento num sucesso. Pedimos à Denise para partilhar um pouco da sua sabedoria, bem como dar as mais recentes dicas de especialistas e práticas recomendadas para a realização de eventos virtuais.

Pergunta: Há quantos anos foi realizado o evento virtual de utilizadores Mitel?

Resposta: Este é o nosso quarto ano! Fica mais fácil a cada ano. Mas gerar novas ideias sobre como torná-lo melhor e mais interessante mantém-nos sempre alerta.

P: Por que decidiu realizar um evento virtual? O que a atraiu no formato?

R: Chegávamos a entre 100 a 130 clientes finais nos nossos eventos presenciais. A Mitel tem tantas informações para partilhar, e sabíamos que tínhamos de encontrar uma forma de interagir com mais pessoas em todo o mundo de uma forma económica. Sabíamos que o VMUG (Grupo de utilizadores VMware) tinha grande sucesso com os eventos virtuais, por isso, tentámos.

P: Quais diria que são as principais razões pelas quais as pessoas participam num evento virtual?

R: Pela minha experiência de organização de eventos virtuais e físicos, os participantes de cada um são diferentes. Na verdade, é por isso que continuamos a fazer os dois tipos de eventos. Podemos chegar a um público mais amplo.

Uma das principais razões pelas quais as pessoas optam por eventos virtuais é por ter menos entraves em estar presente. Por exemplo, muitos dos nossos clientes trabalham no governo, empresas sem fins lucrativos ou instituições educacionais. Não é fácil a sua participação em muitos eventos presenciais devido aos orçamentos mais restritos e aprovações internas mais complexas que têm a nível de viagens. Os valores que têm de desembolsar para eventos físicos, como o preço de entrada, viagem e estadia, nem sempre são fáceis de ser aprovados, principalmente se a solicitação for feita em pouco tempo. Um evento virtual, por outro lado, geralmente é gratuito ou de baixo custo e ocupa apenas algumas horas do seu dia. Os participantes (e as suas empresas) obtêm um maior retorno do investimento do ponto de vista educacional e de redes virtuais.

Outro grande ponto positivo dos eventos virtuais é o conteúdo. Quem organiza tem acesso a uma maior variedade de oradores, pois não existem viagens envolvidas e os horários são mais flexíveis. Os participantes valorizam muito a oportunidade de se reunir virtualmente com os principais especialistas. Da mesma forma, têm mais oportunidades de networking, pois os eventos virtuais atraem um grupo maior de profissionais de todo o mundo.

P: Os seus eventos virtuais, por vezes, coincidem com eventos físicos concorrentes. Como fez para que a Digital Conference seja tão atrativa como a física?

R: Uma das vantagens de um evento virtual é que os participantes têm a flexibilidade de participar nas sessões de seu interesse específico. Podem entrar e sair da conferência com base no nível de interesse – sem que ninguém os veja. O nível de envolvimento deles é realmente deles. Para facilitar essa flexibilidade, fornecemos aos participantes uma mala virtual. Podem adicionar conteúdo para rever posteriormente, para que possam concentrar toda a sua atenção na conversa que está a acontecer ao vivo com os especialistas em produtos e no networking com outros participantes via salas de chat. Além disso, o nosso evento virtual fica aberto por 30 dias e o nosso centro de formação está repleto de sessões de formação gratuitas. A capacidade de agendar um horário para depois voltar às aulas é um benefício adicional que atrai participantes.

Também adicionámos um elemento divertido – a gamificação. Os participantes ganham pontos por participarem em atividades, como assistir a uma sessão no auditório, conversar com um especialista em produtos ou assistir a uma aula. Existe um quadro de líderes para que possam ver os seus pontos! Todos estes pequenos benefícios somam-se, geram entusiasmo e tornam o evento num verdadeiro sucesso.

P: Quais são os três elementos essenciais para um evento virtual?

R: O primeiro elemento essencial é o conteúdo. As empresas devem planear oferecer uma variedade de sessões que respondam aos vários níveis de exigência do seu público. Alguns participantes podem querer ouvir falar de estratégia empresarial, enquanto outros querem conversar com especialistas em produtos. Outras pessoas querem concentrar-se em expandir o seu conjunto de skills em alas de formação e podem desfrutar de um elemento divertido, como ganhar pontos por prémios através da participação em sessões. O seu conteúdo deve ser amplo e profundo o suficiente para atrair todo o tipo de participantes. Deve haver algo para todos.

O segundo elemento é encontrar o equilíbrio certo entre conteúdo estático e envolvimento. O organizador do evento tem como objetivo criar um sentido de energia e de vida, mesmo que o evento seja virtual. Anúncios e notificações do que virá a seguir mantêm a apresentação a fluir e os participantes envolvidos.

O elemento final é, talvez, o mais crítico. Precisa de um gestor de projeto forte. Com exceção das sessões em direto, quase tudo é pré-carregado num ambiente virtual. Isso significa que é fundamental cumprir os prazos. Demora cerca de oito a 10 semanas para organizar o Evento Virtual do Grupo de Utilizadores Mitel, e o nosso gestor de projetos desempenha um papel vital para garantir que tudo está carregado dentro do prazo.

P: Qual é a duração certa para um evento virtual?

R: Os Eventos virtuais, assim como os presenciais, exigem energia e foco da parte dos participantes. Não recomendo fazer um evento com duração superior a oito horas por dia. Se a sua agenda e o seu conteúdo exigirem mais de oito horas, convém expandir para um evento de dois dias, para que os seus participantes possam obter o máximo valor sem ficarem exaustos.

A chave é tornar o evento um reflexo do tipo de engagement disponível para os participantes. Por exemplo, ajustamos a duração do evento virtual do MUG este ano porque adicionámos algumas opções interativas atrativas. O evento geralmente fica aberto por cinco horas. Este ano, temos sete patrocinadores, uma apresentação ao vivo do apresentador Jay Leno e uma nova sessão de desenvolvimento profissional, por isso prolongamos o dia para sete horas e meia. Com um conjunto global de participantes, esperamos que as pessoas entrem e saiam do evento ao longo do dia com base nos fusos horários e das outras reuniões que possam ter nesse dia.

P: À medida que a era do COVID-19 avança, como acha que vão evoluir os eventos virtuais?

R: À medida que os meses passam, as pessoas ficam cansadas de passar a maior parte dos seus dias à frente do ecrã a consumir informações. Assim, nós (e os organizadores de todos os eventos virtuais) vamos ter de encontrar novas formas de envolver e empolgar os participantes. Desta forma, estamos prontos para o desafio e estamos entusiasmados para começar a imaginar como vamos acelerar e ajustar o nosso plano para manter as pessoas interessadas e ansiosas para voltar.

P: O que é atualmente importante para os participantes que não era tão crítico antes do COVID-19?

R: Na minha opinião, fazer parte de uma comunidade que partilha os seus interesses e desafios pessoais ou comerciais é, hoje, mais importante que nunca. O ambiente de trabalho mudou drasticamente devido ao COVID-19. Muitas empresas mudaram rapidamente para o trabalho remoto e agora, semanas depois, estão a mudar novamente.

Eventos virtuais, como o da Mitel, oferecem aos profissionais a oportunidade de fazer perguntas e ter conhecimento das experiências de outras pessoas. Estamos confiantes de que esse tipo de troca é fulcral, tendo em conta os números de presenças no nosso grupo de utilizadores, que registraram um aumento de 105% em membros ativos nos últimos quatro meses, em comparação com os oito meses anteriores. Há portanto um alto nível de interesse em encontrar respostas e suporte durante este período.

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