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Começar do zero: Como conseguir um novo trabalho na era Covid

Hoje em dia, as novas contratações são feitas em circunstâncias altamente incomuns. No meio de uma pandemia, os novos recursos assumem o seu novo cargo na empresa de forma virtual  – do escritório em casa, e não entrando fisicamente na empresa. Em vez de receber pessoalmente os novos colaboradores, a apresentação aos Recursos Humanos e os apertos de mão à sua equipa são feitos sentados à frente de um computador, com a família a poucos passos de distância. São enviados portáteis e documentos. As apresentações aos colegas são em video-chamadas.

72% das empresas esperam adotar uma abordagem faseada para reabrir os seus escritórios

Esse processo pode ser assustador e gratificante. E, provavelmente, será a norma durante algum tempo. De acordo com uma pesquisa recente da CBRE, 72% das empresas esperam adotar uma abordagem dividida em fases para a reabertura dos seus escritórios. Enquanto isso, 52% vão dar aos funcionários a opção de trabalhar em casa indefinidamente. Isso significa que os planos virtuais de integração se vão tornar mais importantes que nunca, juntamente com a necessidade de torná-los tão eficazes e integrados como as abordagens presenciais que substituem.

52% das empresas vai dar aos funcionários a opção de trabalhar em casa indefinidamente

Para ter sucesso, estas estratégias de integração devem ser projetadas especificamente para o ambiente de trabalho remoto. Os RH devem considerar como se podem adaptar, e melhorar, as etapas que ocorreriam anteriormente de forma presencial.

Segundo os próprios funcionários, estas são as chaves para adaptar a experiência de integração para o mundo do trabalho remoto.

Totalmente equipado para o novo trabalho antes do primeiro dia

Há muito que é necessário uma preparação antes da chegada dos novos colaboradores ao primeiro dia. A adaptação dessa parte do processo de antecipação do trabalho remoto dá um tom positivo logo à partida. Se os novos colaboradores estão equipados com as ferramentas de que necessitam – como um portátil e o acesso aos sistemas da empresa – antes da data de início, começam a sua nova função de uma forma preparada.

“Eu não tinha ideia de como iniciar um novo trabalho, num novo setor, e num ambiente de trabalho completamente diferente”, diz Keaton Kavanagh, que entrou na Mitel no início da pandemia como representante de desenvolvimento de negócios com sede no Reino Unido. “Esse sentimento de ansiedade desapareceu de imediato por que me foi enviado um portátil muito bom com auscultadores e carregador. Para ser sincero, foi bastante atrativo!”

A ergonomia pode ser tão importante quanto o equipamento, mesmo fora do escritório empresarial. Como tal, os RH devem planear fornecer suprimentos e móveis que ajudem os novos funcionários a transformar o espaço em casa num escritório confortável. Tenha em consideração se os seus novos colaboradores precisam de mesas, cadeiras, ecrã extra e suprimentos, como cadernos e papel.

Ferramentas de colaboração, como áreas de trabalho digitais partilhadas e formação on-line, também aceleram a velocidade de adaptação dos novos funcionários. Ajudam os recém-chegados a familiarizar-se de forma mais rápida com a empresa em geral, incluindo das políticas, produtos e serviços. Também ajudam os trabalhadores a melhorar os seus conjuntos de skils profissionais ao seu próprio ritmo.

Construir um relacionamento desde o primeiro dia

Com muito a aprender nas primeiras semanas, os novos colaboradores devem agir rapidamente para construir relacionamentos fortes com os seus colegas de equipa e outras pessoas da organização. Nesse tipo de situação, as primeiras impressões são críticas. Uma simples chamada de vídeo pode levar as duas partes a tornar esse estágio inicial muito mais fácil.

Os gestores podem alavancar os relacionamentos através de apresentações e do convite aos novos colaboradores para uma variedade de reuniões. As reuniões, em particular, as que envolvem todos os aspectos do negócio, vão ajudar os colaboradores a acelerar rapidamente e a fazer as ligações críticas necessárias para toda a empresa.

“Fui apresentado a todos os quais vou ter de trabalhar de forma mais próxima através de MiTeam Meetings”, disse a nova especialista sénior de marketing da Mitel, Jeyda Karamehmet. “Após dois meses no cargo, encontrei um bom equilíbrio de trabalho e adaptei-me totalmente ao trabalho remoto.”

A atribuição de um mentor também acelera a transição, pois estes ajudam os novos colaboradores a navegar pelo lado “pessoal” da empresa. Através de conversas frontais em vídeo, por exemplo, o mentor de Keaton guiou-o pelas práticas e sistemas da empresa e também partilhou ideias sobre quem possuía o conhecimento institucional relevante.

“Ele é alguém com quem posso conversar sobre qualquer coisa num ambiente seguro sem que isso passe dai”, diz Keaton.

Gestão das equipas em casa

Para os gestores recém-contratados, a tarefa mais importante é conhecer a sua equipa. Trabalhar remotamente pode ser uma barreira para alcançar esse objetivo.

Matthew Robinson, gestor de desenvolvimento de negócios Internacional na Mitel, lembra que conectar-se com a sua equipa era um desafio: “Gostei de conhecer a equipa, mas pessoalmente prefiro estar no escritório com eles”, diz ele. “Acredito que, como seres humanos, aprendemos a ver e a ouvir o que as outras pessoas fazem.” O gestor acredita que a falta de visibilidade – inevitável durante a pandemia – atrasou o seu progresso e o colocou em desvantagem.

No entanto, a tecnologia ajudou-o a preencher esta lacuna. Através do MiCollab, Matthew conseguiu passar tempo de qualidade com os membros de sua equipa, permitindo que entendesse as suas atividades, pontos fortes e fracos. Jeyda diz que o MiCollab foi fundamental para permitir que se permanecesse conectada à sua equipa.

“Consigo avançar muito trabalho e manter-me em contacto com a equipa internacional de forma eficaz, dada a diferença de fuso horário”, diz. “As soluções de comunicação que a Mitel implementou colocam-nos numa posição muito boa para trabalhar remotamente de forma transparente”.

Ajuste ao trabalho remoto

Além de aprender os detalhes da sua nova posição, os novos colaboradores também precisam aprender a trabalhar remotamente. Ironicamente, não podem fazer isso sozinhos. Cabe aos seus gestores e líderes de RH definir o tom, e garantir que todos os funcionários entendam as regras básicas.

Um benefício do trabalho remoto é que há menos interrupções. No entanto, sem as distrações no escritório, os funcionários em casa tendem a trabalhar longos períodos sem interrupções. Os gestores devem clarificar sobre o que é esperado deles e incentivar hábitos saudáveis. Mas os colaboradores precisam estar dispostos a seguir esse conselho – especialmente se são novos no trabalho e estão a tentar impressionar.

“Fiquei surpreendido com o ritmo de tudo e como os meus dias desapareciam diante dos meus olhos”, diz Matthew. “Tive que refletir e perceber que é bom dedicar tempo a mim mesmo e fazer pausas regulares do ecrã”.

Além disso, o trabalho remoto pode atrapalhar a dinâmica familiar. Muitos colaboradores remotos partilham o seu espaço de trabalho com os cônjuges e os filhos e podem precisar adaptar à programação da casa.Também pode haver outras interrupções: cães dos vizinhos a ladrar e gatos a saltar para a frente dos monitores e para cima dos teclados.Quando estas coisas acontecem, reconhecer o humor da situação ajuda a lidar com isso.

Sucesso na integração 

Várias semanas após a integração na empresa, os colaboradores mais recentes da Mitel atribuíram notas altas ao processo de integração e confiam que se ajustaram às novas funções. Também descobriram as vantagens do trabalho remoto.

“Nunca pensei que pudesse trabalhar em casa até agora. Acredito que estou melhor num ambiente de escritório, mas descobri que consigo estar focado em casa”, diz Matthew. “Embora tenha dois cães muito barulhentos, provavelmente tenho menos interrupções do que num ambiente de escritório”.

A integração inteligente e as poderosas ferramentas de comunicação e colaboração facilitaram o início de Matthew, Jeyda e Keaton, ajudando-os a conhecer os colegas em todo o mundo e a colaborar sem interrupções em diferentes fusos horários.

“Entrar numa empresa durante um período de bloqueio imposto pelo governo foi realmente impressionante”, diz Matthew. “Enquanto muitas empresas solicitaram apoio do governo e começaram a despedir colaboradores, fiquei impressionado com o quão bem a Mitel reagiu à mudança para ‘trabalhar em casa’. Temos a tecnologia que nos permite trabalhar e continuar os negócios de forma normal, e esta é uma ótima mensagem para todas as outras empresas que tiveram que mudar, mas que tiveram desafios com a sua tecnologia.

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