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6 dicas simples para realizar melhores reuniões virtuais

O trabalho remoto tornou-se numa parte essencial para manter os negócios em movimento. Quer tenha equipas por todo o mundo ou esteja apenas sentando na sua sala, é importante comunicar-se de forma eficaz e obter o máximo de produtividade das reuniões e isso pode ser um desafio, especialmente se as pessoas estiverem a trabalhar em fusos horários diferentes.

A questão coloca-se: como pode superar os desafios das reuniões virtuais e criar uma atmosfera em que todos estejam envolvidos e todas as vozes sejam ouvidas? Deixamos aqui 6 dicas simples sobre como tornar as suas reuniões virtuais mais atrativas.

1. Preparação antes da reunião

As melhores ferramentas para reuniões virtuais devem ter três elementos essenciais: ligação, colaboração e feedback. Estes três combinados podem oferecer a si e à sua equipa, a melhor experiência virtual possível, fazendo os participantes sentirem-se mais envolvidos e tornando as reuniões mais produtivas. Existem algumas soluções no mercado que suportam esses três itens essenciais. A Mitel possui muitas das que abordamos. Depois de conhecer as ferramentas que está a usar, crie uma agenda para definir quais os tópicos que precisam ser discutidos. Isso servirá como um lembrete para não se desviar do tema da reunião, aproveitando ao máximo o tempo.

2. Atribuir funções

Às vezes, o simples facto de ter uma agenda não é suficiente para envolver os participantes. Algumas pessoas podem acabar a contribuir mais que outras. Para equilibrar a participação, tente atribuir papéis diferentes a pessoas diferentes. Isso não só vai ajudar a concentrar-se na reunião, como também vai permitir que mais pessoas sejam ouvidas. Entre as funções, pode colocar anotador, suporte técnico e cronometrista, entre outras.

3. Fazer uma réplica das Reuniões Presenciais

As reuniões presenciais são a norma há muito tempo. Algumas pessoas podem até preferir uma reunião presencial devido a estarem habituadas. No entanto, podem ser obtidos resultados semelhantes através de reuniões virtuais via sistema de videoconferência. E com os recentes avanços, estes sistemas tornaram-se muito mais fáceis e fiáveis ​​de usar. Com um sistema Mitel instalado, é muito mais fácil manter a sua equipa focada e envolvida.

4. Comece com o chamado “quebra-gelo”

As reuniões mais produtivas começam com o pé direito. Uma força simples de envolver os participantes desde o início é começar a reunião com um “quebra-gelo”. Pode ser uma pergunta aleatória sobre o dia, metas que foram cumpridas durante a semana ou planos para o próximo fim-de-semana. Esses breves pontos de discussão ajudam as pessoas a entrar na reunião e podem criar uma atmosfera confortável para os participantes, especialmente se as pessoas não se conhecem bem.

5. Peça feedback

As críticas construtivas podem ajudar a melhorar as suas reuniões, especialmente em situações remotas em que a comunicação é fundamental. Peça aos participantes que partilhem os que retiraram da reunião quando a mesma terminar. Esta é uma hipótese de fazer as coisas de maneira diferente no futuro de forma a garantir uma melhor experiência para todos os envolvidos. Ao levar em conta as suas experiências, consegue que as pessoas participem e contribuam mais no futuro, pois vão saber que as suas vozes são ouvidas.

Não tem certeza de que as pessoas lhe vão enviar feedback diretamente? Pode tentar enviar-lhes algumas questões diretamente para responderem de forma curta e anónima. Existem várias ferramentas de pesquisa com edições gratuitas que pode usar para tal, como o Poll Everywhere.

6. Facilite a colaboração

A comunicação não termina após uma reunião virtual. De fato, é mais importante num cenário remoto, porque não tem a interação cara-a-cara. Ser capaz de interagir com a sua equipa ao longo do dia é tão essencial quanto interagir durante uma reunião virtual. Conecte-se à sua equipa, não importa onde estejam, com linhas constantes de comunicação. A Mitel facilita isso com as soluções de comunicação na cloud, incluindo serviços de comunicação empresariais e ferramentas de colaboração, necessárias para as equipas virtuais para manter o fluxo de trabalho em movimento. Pode até iniciar uma ligação e colaborar com um único toque, através das nossas ferramentas, para garantir ainda mais produtividade. O MiTeam Meetings faz tudo isso e muito mais.

Todos nós conseguimos adaptar-nos ao trabalho em casa. Não deixe que as suas reuniões virtuais sejam um motivo de stress. Estamos aqui para ajudá-lo a permanecer conectado às suas equipas, não importa onde quer que estejam e para o ajudar a manter os seus negócios a funcionar em pleno.

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