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O que fazer: uma emergência no escritório

Não gostamos de pensar nisso, mas a possibilidade de uma emergência afetar o seu negócio é real. São susceptíveis a isto empresas de todos os tipos e dimensões. E, pese embora muitas situações acabem por ser falsos alarmes ou tenham um impacto mínimo, as empresas ainda precisam de um plano de preparação para emergências de forma a garantir que as comunicações com os colaboradores sejam rápidas e eficazes. Outra necessidade? A tecnologia certa, incluindo um moderno de sistema de notificação em massa para apoiar esse plano.

É essencial preparação e planeamento pois uma crise apresenta três ameaças relacionadas ao seu negócio: segurança pública, perda financeira e perda de reputação. Qualquer um deles pode ter um impacto duradouro nos seus negócios e colaboradores.

Por exemplo: condições meteorológicas adversas, como furacões ou terremotos, podem afetar a sua capacidade de operar, podendo causar inclusive danos às suas instalações que podem levar vários meses ou anos para serem reparadas. Em 2017, vários desastres nacionais e humanos causaram perdas económicas em todo o mundo num valor de 306 mil milhões de dólares – um aumento de 63% em relação a 2016. Quarenta por cento das pequenas e médias empresas que tiveram paralisações devido a este tipo de desastres não sobreviveram.

Depois, existem outros tipos de tragédia que são resultado humano, algumas intencionais e outras acidentais. As empresas precisam estar preparadas para todos os tipos de incidentes não previstos, incluindo incêndios, derramamentos de produtos químicos e até mesmo a propagação de doenças como a gripe, ou pandemias como Covid-19.

Como fazer planos para uma emergência

As empresas podem mitigar esses riscos ao fazer um plano antecipado. Um plano sólido de preparação para emergências, unido a um moderno sistema de notificações em massa, reduz significativamente o risco, mantém os funcionários seguros e mantém a integridade das suas instalações.

Na preparação para crises, é fundamental lembrar o quanto as comunicações no local de trabalho são diferentes hoje em dia quando em comparação como o que acontecia há dez anos. Por exemplo, nos seus primeiros dias, o e-mail era uma das formas mais rápidas de partilhar informação. Atualmente, porém, à medida que mais pessoas confiam nos seus dispositivos móveis, uma mensagem de texto é mais rápida e fiável.

Os problemas também vêm à tona de uma forma mais rápida graças à prevalência de dispositivos habilitados para IoT porque os alertas podem ser entregues automaticamente, sem intervenção humana. Por exemplo, se um intruso entrar à força num prédio, os sensores podem detectar a violação e enviar alertas aos funcionários, à sua equipa de segurança e até mesmo à polícia local. As preferências de comunicação dos funcionários e os avanços tecnológicos devem influenciar todas as partes do seu plano.

Preocupado em perder alguma coisa?

Seguem-se algumas dicas para cobrir todas as bases para elaborar o seu plano de preparação para emergências:

Incorpore ações de feedback para toda a organização

Cada equipa trabalha de forma diferente. A área comercial, por exemplo, muitas vezes está na estrada a trabalhar a partir de smartphones e de tablets. No armazém, os membros da equipa trabalham em turnos 24 de horas por dia. Chegar às pessoas certas no momento certo significa documentar como, quando e onde cada colaborador trabalha.

Faça planeamento do cenários

Ao trabalhar com a sua equipa multifuncional, fale sobre potenciais emergências. Precisa entender como estes podem se desdobrar do início ao fim. Ao avaliar os riscos, pode estabelecer planos para os cenários mais prováveis ​​e identificar os requisitos de comunicação.

Estabeleça um caminho para escalabilidade

Quando acontecer uma crise, saiba quem precisa ser alertado. Os diretores e as equipas estão em constante mudança, como tal, tenha um plano para manter essa estratégia atualizada.

Tenha um plano de backup

Considere como vai executar o seu plano de notificação de emergência se houver uma falha de energia, ou tenha os equipamentos críticos danificados ou as soluções de TI comprometidas.

Faça uma análise após os eventos

Aprenda com as crises que enfrenta. Depois de executar o seu plano de emergência, guarde um tempo para reavaliar o que correu bem e o que correu mal. As lições vão ser valiosas caso ocorram situações semelhantes.

Mesmo as empresas que enfrentam situações de emergência que exigem pedidos alargado de trabalho a partir de casa podem reduzir o risco e o impacto para a continuidade dos negócios ao estabelecer um plano de preparação para o trabalho remoto de emergência com antecedência.

O sucesso do seu plano de preparação para emergências vai depender das tecnologia que escolher para o apoiar. Deve ter a certeza de que os alertas vão chegar à pessoa certa no momento certo. É por isso que precisa de uma solução que responda às necessidades da força de trabalho moderna e possa oferecer suporte fiável à mais ampla gama possível de dispositivos e canais de comunicação e níveis de alerta.

Ao avaliar o seu sistema atual ou o de novos fornecedores, estas são as perguntas que devem ser feitas:

A plataforma é capaz de entregar notificações em massa de rotina e também alertas de emergência?

A capacidade de lidar com ambos vai garantir que obtenha mais do seu investimento.

A plataforma suporta mobilidade? Oferece aplicações móveis para dispositivos iOS e Android?

Lembre-se que a força de trabalho moderna é móvel, como tal, esse é um recurso obrigatório.

É capaz de se integrar a uma ampla variedade de hardware e software?

A interoperabilidade é crítica pois a tecnologia muda rapidamente. A plataforma deve ser flexível para acomodar as necessidades de hoje e adaptar-se às tecnologias futuras.

Com que facilidade pode escalar? Pode expandir-se para suportar dezenas de milhares de dispositivos, incluindo dispositivos de desktop, dispositivos móveis, alta-vozes, e-mail, sinais digitais e outros canais de comunicação?

É importante que o seu sistema de notificação em massa cresça com sua empresa.

Permite que crie notificações ilimitadas, incluindo transmissões ao vivo, pré-gravadas ou programadas?

A flexibilidade de criar mensagens com antecedência para qualquer situação potencial permitirá que responda de forma mais rápida – se chegar a esse ponto.

Suporta notificações independentemente da localização?

Com uma força de trabalho móvel, é essencial que os colaboradores possam iniciar notificações tanto no local quanto fora dele, bem como enviar notificações por mensagem de texto para qualquer local.

Embora as considerações acima se apliquem a todas as empresas em geral, lembre-se de que algumas instituições – como escolas e hospitais – terão necessidades específicas. No entanto, um plano de preparação para emergências, juntamente com um sistema robusto de notificação em massa, vai beneficiar todas as empresas, permitindo que permaneçam no controlo mesmo quando ocorrem situações de alto risco.

Fale com o seu parceiro Mitel sobre como começar a usar o Mitel Revolution.

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