O boom de videoconferências nos primeiros dias da pandemia COVID-19 não foi uma surpresa para ninguém. A tecnologia de vídeo é uma ponte visual, permitindo-nos ver os nossos colegas e entes-queridos cara-a-cara num momento em que muitos de nós estamos presos em casa.
No início, todo o tempo gasto à frente das câmeras era divertido. Era tudo novidade. Isso fez com que a transição do escritório ou da sala de aula para casa fosse muito mais fácil. Com o vídeo, as equipas podiam retomar de onde estavam, colaborando com mais eficiência e continuando a envolver-se totalmente nas discussões. Mas depois de meses de videoconferências consecutivas, muitos de nós estão a ter aquilo que é chamada “fadiga da videoconferência”.
São vários os fatores que contribuem para a fadiga das vídeo conferências. Há a pressão adicional e a sensação de ser “observado” quando está na reunião. Quando todos estão a ser exibidos num ecrã, as pessoas tendem a sentir-se mais constrangidas sobre a sua aparência, sobre o que dizem e sobre o que fazem. Muitos de nós já estamos a ter mais stress que o normal ao lidarmos com as consequências da pandemia. A pressão adicional de uma presença no ecrã pode aumentar ainda mais essa ansiedade.
Além disso, como a nossa visão dos outros participantes da reunião geralmente se limita dos ombros para acima, perdemos dicas de linguagem corporal. O nosso cérebro precisa concentrar-se mais nas expressões faciais e no tom de voz para inferir o que as pessoas estão a pensar ou a sentir. A dificuldade desse esforço multiplica-se quando várias pessoas aparecem no ecrã em modo grade. Por último, as falhas técnicas, como atrasos de áudio e ecrãs congelados, podem frustrar os participantes e dificultar uma comunicação eficaz.
A videoconferência também se tornou num meio de comunicação para mais do que apenas trabalho. Muitos de nós estamos a contar com vídeo para manter contato com os amigos e ter aulas. Como resultado, estamos a gastar tempo de trabalho e pessoal em frente a uma câmera, e essas horas aumentam rapidamente. Não é de admirar que as pessoas achem as videoconferências desgastantes.
Felizmente, existem várias dicas que pode seguir para reduzir a fadiga do vídeo, ao mesmo tempo que continua a interagir com os seus colegas e a fazer o seu trabalho. Deixamos cinco dicas que o vão ajudar a recarregar baterias:
1. Pergunte-se se o vídeo é realmente necessário.
A tecnologia de videoconferência tem grandes benefícios. Isso permite-nos manter uma ligação mais pessoal com os participantes e mantém as pessoas envolvidas. No entanto, às vezes não é necessário. Se estiver a agendar uma reunião, pense em como é importante ver os outros participantes. As reuniões com clientes e sessões de brainstorming costumam ser melhores com vídeo, mas os check-ins de rotina e as atualizações de status podem ser igualmente eficazes com a câmera desligada.
2. Seja seletivo relativamente aos convites.
Quanto mais pessoas participam numa videochamada, mais cansativa esta pode ser. Existem mais rostos para observar (e interpretar) e torna-se difícil ajustar constantemente a atenção de uma pessoa para outra. Ficar focado torna-se um desafio. Ao agendar videoconferências, deve analisar cuidadosamente a lista de convidados. Divida os participantes em duas listas: obrigatórias e opcionais. Embora este conselho também se aplique a chamadas áudio, é ainda mais importante quando se trata de uma videoconferência. Limite os participantes e tenha só aqueles que devem estar presentes.
3. Use um fornecedor de serviços videoconferência que seja fiável e seguro.
Uma solução de videoconferência fiável reduz a preocupação com os possíveis problemas técnicos. Uma solução poderosa também inclui recursos adicionais que se tornam chamadas vídeo mais produtivas e envolventes. Por exemplo, a capacidade de conceder o palco central a um apresentador faz com que seja mais fácil todos se concentrarem, enquanto um quadro branco permite que os participantes compartilhem ideias facilmente e em tempo real. Alguns fornecedores incluem salas de chat e partilha de ficheiros para que todos consigam acompanhar decisões importantes e partilhar informações.
4. Agendar intervalos entre videoconferências.
Com o trabalho remoto a continuar para muitos, as videoconferências não vão acabar. Faça um favor a si mesmo: deixe intervalos entre chamadas ao longo do dia. Um breve intervalo entre as ligações da-lhe tempo para alongar, comer qualquer coisa ou refrescar-se se estiver a sentir-se esgotado. Um passeio ao ar livre também pode fazer maravilhas. Isto vai ajudá-lo a concentrar-se e a preparar-se para a próxima chamada.
5. Aproveite outras tecnologias de comunicações unificadas, quando apropriado.
O vídeo certamente tem o seu propósito. Mas existem outras tecnologias de comunicação que produzem o mesmo nível de colaboração e envolvimento sem a necessidade de os participantes estarem em frente à câmera. A partilha da área de trabalho, por exemplo, permite que os participantes trabalhem juntos e partilhem o progresso e as notas. Às vezes, um chat individual ou em grupo é tudo o que precisa para obter respostas às perguntas. Espaços de trabalho colaborativos persistentes são outra ferramenta de comunicação unificada que permite aos membros da equipa trabalharem juntos de forma eficaz. Os colegas podem partilhar ficheiros, conversar e trocar ideias em tempo real. Pode até mesmo criar e atribuir tarefas às pessoas, tornando mais fácil acompanhar o andamento dos projetos e ficar no topo de sua lista de tarefas pendentes.
Não importa o quanto gostamos do nosso trabalho e dos nossos colegas: a verdade é que às vezes simplesmente não queremos estar em frente ao ecrã. O trabalho remoto e as videoconferências vão fazer parte do nosso novo normal, como tal, deve tomar as providências para mantê-los sob controle.
