Quando se trata de negócios, arrependimentos são algo que os donos e gerentes das empresas querem dispensar. Ninguém quer estar numa situação de negócios a pensar: “Deveria estar pronto para isso”. Os bons gestores tentam evitar estas situações olhando para a frente, planeando o futuro, antecipando as questões que podem impactar no negócio e deixando margem de manobra para que o negócio seja ágil o suficiente para responder às situações do mercado à medida que estas surgem. Esta abordagem de gestão voltada para o futuro deve estender-se a tudo na empresa.
Infelizmente, quando se trata do sistema de comunicação, que é a base do atendimento ao cliente e do processo de vendas, muitos gestores não olham além do tom do atendimento quando recebem uma chamada. Mas há mais valor a tirar de um sistema de comunicação que seja tecnologicamente atual e rico em recursos do que o simples tom da voz que o atende. Ao olhar para o seu sistema de comunicações como um ativo estratégico, está a posicionar o seu negócio para lidar com qualquer eventualidade.
A comunicação é o seu negócio
Independentemente do setor em que esteja, a realidade é que não pode ser competitivo sem um sistema de comunicações totalmente otimizado. Se os seus colaboradores não conseguem comunicar de uma forma eficaz e eficiente uns com os outros, com os clientes e com os parceiros, é provável que esteja a perder requisitos que são importantes no atendimento ao cliente, e assim oportunidades de receita adicionais. De certa forma, a comunicação é a chave para o sucesso da sua empresa.
É por isso que é importante verificar de forma regular o que tem e o que deveria ter. Muitos recursos do sistema de comunicações que lhe podem ter parecido ser desnecessários há alguns anos, agora são imprescindíveis. Da mesma forma, os recursos que pensou que iam melhorar as operações podem já não estar a oferecer os benefícios que deveriam.
Como tal, conforme a tecnologia e seus negócios evoluem, a sua estratégia de soluções de comunicação também deve evoluir. Não deve ser um conceito estático no qual trabalhou antes, quando o tom de atendimento era o movimento mais estratégico que poderia fazer. Deve ser um processo contínuo, que responsa a questões-chave que o vão informar sobre o caminho a escolher para a sua próxima decisão estratégica:
- Como estão a colaborar os meus funcionários?
- Como é que a minha organização lida com as interações com o cliente?
- Os nossos sistemas estão bem integrados e melhoram a eficácia?
- Estamos a aproveitar todos os novos recursos disponíveis ou estamos atrasados nas atualizações?
- Precisamos mudar para a cloud para melhorar a eficácia ou podemos fazer mais com o que temos?
- Como estamos preparados para aproveitar as tecnologias cloud quando for hora de fazer a mudança?
Os sistemas de comunicação devem melhorar as operações
Não há como negar que a comunicação e a colaboração eficazes são essenciais no ambiente de negócios atual. Uma estratégia de comunicação pode ajudá-lo a melhorar as operações.
Pesquisas mostram que 85 por cento das pequenas empresas concordam que a comunicação eficiente entre equipas diferentes é fundamental para se manteren à frente da concorrência. Mas uma má estratégia tecnológica pode ter sérias repercussões num negócio, e até mesmo afetar a sua capacidade de ser competitivo. Por exemplo, comunicações ineficientes podem custar mais de 6 mil dólares por funcionário por ano para uma pequena empresa, quanto mais para uma empresa de maior dimensão.
As ineficiências são criadas quando os colaboradores estão a trabalhar com sistemas desatualizados que não fornecem os recursos e as capacidades que vão otimizar os seus processos de trabalho diário. Os sistemas que não estão integrados com as aplicações principais, como o CRM, que não fornecem uma visão unificada de todas as opções de comunicação, e os que não permitem a colaboração em equipa, videoconferências e acesso a qualquer hora e em qualquer lugar a e-mail, texto e chat, não são adequados por muito mais tempo. Por outro lado, os sistemas que oferecem tudo isto, mas que estão duas ou três atualizações de software atrasadas, não estão a funcionar com o máximo de eficácia e podem estar a reduzir a produtividade.
Enquanto isso, as tecnologias de comunicação continuam a evoluir e isso nunca vai mudar. Assim, as empresas que não veem o seu sistema de comunicação como um ativo estratégico, e reavaliam os seus investimentos de forma regular e otimizam-nos em todas as oportunidades, podem encontrar-se em situações em que o seu mix de tecnologia de comunicação não responde às exigências que os negócios e o mercado lhes colocam.
Os sistemas estratégicos estão prontos para qualquer coisa
O impacto da pandemia COVID-19 nas operações diárias das empresas de todos os tamanhos mostrou o quão importante é ter uma tecnologia de comunicações atualizada. As empresas que já acompanhavam o ritmo da evolução das tecnologias de comunicação antes da pandemia acharam mais fácil permitir que os colaboradores trabalhassem remotamente. As empresas que tinham uma abordagem menos estratégica no que respeita ao seu sistema de comunicação descobriram que estavam mal equipadas para lidar com a nova realidade empresarial.
Atualmente, as empresas que são sensíveis aos ventos da mudança terão uma estratégia de investimento em tecnologia que garante que não sejam pegos de surpresa novamente. Eles manterão seu sistema o mais flexível possível, pronto para adicionar funcionalidades conforme necessário e capturar oportunidades quando surgirem.
Pensar estrategicamente em seu sistema de comunicações significa fazer um esforço consciente para acompanhar as mudanças tecnológicas para que você possa fazer mais com o que tem agora e esteja pronto para atualizar para o que precisar, quando precisar. Significa maximizar o potencial do seu sistema atual com atualizações incrementais que oferecem recursos integrados de e-mail, texto, chat, compartilhamento de tela, comunicação unificada, colaboração e vídeo de que seus funcionários precisam para ficar em contato com colegas, clientes e parceiros. E significa pensar sobre sua eventual mudança para a nuvem, planejando e estando pronto para quando sua empresa precisar.
A estratégia que o coloca no controlo
Com uma abordagem estratégica do seu sistema de comunicação, as empresas podem planear fazer mais com o que têm para responder às necessidades dos seus colaboradores, clientes e negócio em geral. A empresa pode colher todos os benefícios comerciais oferecidos pelo seu investimento. E o gestor pode controlar como a evolução da tecnologia afeta a sua operação.
Se é um cliente empresarial Mitel MiVoice, já tem acesso a todos os elementos-chave de que necessita para manter o controlo estratégico do seu sistema de comunicações. Se o seu sistema está desatualizado, provavelmente há novos recursos que pode desbloquear para aproveitar as melhorias de tecnologia. Se manteve o seu sistema atualizado com todas as atualizações e não está pronto para mudar para a cloud, pode trabalhar com o seu parceiro tecnológico para otimizar o seu sistema, substituindo ferramentas desconexas por soluções mais integradas que se conectam perfeitamente à sua infraestrutura existente.
Independentemente da sua estratégia, a sua empresa deve manter o controle. Como tal, deve evitar arrependimentos futuros sobre o seu sistema de comunicação, pensando no mesmo como um ativo estratégico que pode aproveitar para posicionar o seu negócio de forma a lidar com qualquer eventualidade.
