Vamos ser frontais: os dias em que podia gerir uma uma empresa com sistemas de comunicação desatualizados acabaram. A pandemia COVID-19 deixou isso bem claro. As empresas que estavam a acompanhar o ritmo contínuo de evolução das tecnologias de comunicação antes da pandemia estão agora mais bem equipadas para fazer uma transição suave para uma realidade de trabalho remota. As empresas que não acompanharam, tiveram mais dificuldades.
Atualmente, muitas empresas estão a avaliar a sua infraestrutura de comunicações para determinar o que vão precisar para se manterem competitivas no durante e pós-pandemia. Embora uma migração para opções baseadas na cloud deva ser o objetivo final, chegar lá pode não exigir uma mudança tão imediata e abrupta. É possível permanecer ágil e competitivo no caminho para a cloud ao garantir que a tecnologia existente está atualizada.
Não pode progredir se estiver agarrado ao passado, altura em que apenas tinha de se preocupar com uma ferramenta de comunicação. Nessa altura só precisava de um sistema telefónico para dar suporte à maioria das operações comerciais. Esse hardware básico poderia permanecer no local por anos sem necessitar de muita manutenção.
Agora, os seus colaboradores precisam de mais do que um telefone para ficarem em contato com os colegas, parceiros e clientes. Smartphones, e-mail, texto, chat, partilha de tela, sistemas de comunicação unificada e muito mais permitem que possa ter uma força de trabalho móvel, ágil e responsiva. Os sistemas e as plataformas baseados em IP em que confia para fornecer essas ferramentas oferecem uma variedade de opções de comunicação e colaboração. Mas, ao contrário dos equipamentos básicos de antigamente, as tecnologias que estão por detrás dos sistemas atuais continuam a evoluir a um ritmo rápido. Cada pequena atualização de software ou atualização principal vem refinar os recursos existentes ou adicionar novos recursos projetados para agilizar os processos de trabalho e melhorar a sua eficácia.
Infelizmente, muitas empresas não acompanharam o ritmo das mudanças. Atrasaram-se a nível de atualizações e de upgrades e continuam a usar sistemas desatualizados. Se a sua empresa é uma dessas, não está a aproveitar totalmente a tecnologia que já possui e não está a dar aos seus colaboradores as ferramentas avançadas de que necessitam para maximizar a produtividade. Isso coloca os seus colaboradores em desvantagem face à concorrência, a qual está aproveitar cada nova interação dos seus sistemas de comunicação para garantir que este elo vital entre colaboradores, parceiros e clientes está totalmente otimizado.
Sistemas desatualizados são vulneráveis
Além da eficácia e da produtividade, manter-se atualizado com as atualizações e os upgrades do seu sistema de comunicação existente é a chave para proteger a sua empresa contra ameaças de segurança. Devido à forma como as empresas são conduzidos atualmente, com os funcionários dispersos e remotos, até mesmo e-mails diários e ligações telefónicas podem conter informações confidenciais importantes para os seus clientes. A forte integração dos recursos de voz, dados e imagem em sistemas de comunicação baseados em IP permitem que a força de trabalho distribuída torne esses sistemas num alvo ideal para cibercriminosos que procuram uma porta de entrada para os dados empresariais. A maioria dos profissionais de TI concorda que o software desatualizado desses sistemas é um convite para entrarem na sua empresa. Como tal, quanto mais tempo o software é negligenciado, mais provável é que alguém encontre uma forma de explorar as suas vulnerabilidades.
Visto que o seu sistema de comunicação é uma peça fundamental do seu negócio, não pode correr este risco. Evite o custo financeiro da interrupção derivada de uma falha de segurança mantendo o seu sistema atualizado com todos os recursos de segurança mais atuais. As atualizações e os upgrades do software do sistema tratam geralmente das falhas de segurança, eliminam pequenas falhas ou fecham falhas de segurança que podem ser exploradas por hackers. Fornecem também aquela camada extra de proteção que a sua empresa precisa contra danos e destruição causados por um ciberataque. Sem essa camada extra de proteção, está a abrir a porta para uma potencial fuga e perda de confiança do consumidor, o que significa que os clientes existentes e potenciais provavelmente não vão confiar na sua empresa no futuro.
Uma mudança para a cloud deve ser feita ao seu próprio ritmo
É claro que, conforme a tecnologia evolui, a sua estratégia de comunicação também o deve fazer. Embora o objetivo de todas as empresas deva ser uma eventual migração para a cloud, essa mudança deve ser feita quando fizer sentido para a sua empresa. Ao manter-se atualizado com o sistema existente, pode ser mais estratégico com a sua mudança e fazê-la ao seu próprio ritmo.
Quando começar a pensar em mudar os seus equipamentos e serviços de comunicação baseados na cloud, considere se maximizou o potencial do seu sistema atual. Os sistemas cloud podem ser configurados para fornecer telefone, mobilidade, colaboração em equipa e vídeo, recursos de contact center e integração de comunicação – tudo com um fee mensal. Muitos sistemas locais, como o Mitel MiVoice Business, podem ser atualizados com todos esses recursos. A atualização otimiza o seu investimento atual e estende a vida útil do seu sistema, enquanto estrutura a sua mudança para a cloud para adequar os seus negócios e estratégias de mercado.
Para capitalizar esse potencial, certifique-se que faz boas escolhas para manter o seu sistema o mais flexível possível, pronto a adicionar funcionalidades conforme necessário e capturar oportunidades. Isso significa que se deve manter a par de atualizações e upgrades e ativar recursos que alarguem a vida útil do seu sistema, como vídeo, colaboração e recursos de experiência do cliente. Também significa pensar estrategicamente com o seu parceiro tecnológico sobre como as tecnologias emergentes e a utilização criativa de integrações podem revolucionar os fluxos de trabalho na sua empresa de forma a melhorar as operações diárias.
Manter-se atualizado faz sentido para os negócios
Em última análise, os riscos associados a não fazer as atualizações necessárias nos sistemas são demasiado grandes para serem ignoradas, e os benefícios valem o esforço. Mas muitas empresas operam atualmente com sistemas de comunicação que estão pelo menos uma versão completa em atraso. Como resultado, os seus sistemas podem não ter a funcionalidade incorporada que, se estiver atualizada, pode melhorar a eficácia e aumentar a produtividade. Estes sistemas também estão sem atualizações de segurança críticas que poderiam reduzir o risco de ciberataques.
Ao definir as ferramentas de comunicação de que vai precisar para se manter competitivo no durante e pós-pandemia, é importante lembrar que, às vezes, permanecer competitivo pode ser tão simples como atualizar o que já tem. E se o que já tem é o MiVoice Business, então tem uma boa base para construir, desde que o tenha atualizado.
