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Que método de comunicação deve usar e quando?

De uma forma ou de outra, a maioria de nós é um pouco míope quando se trata de ferramentas de comunicação. Embora tenhamos muitas opções disponíveis, usamos a mesma ferramenta para todas as situações. Familiaridade, conveniência e um instinto cognitivo básico influenciam a nossa decisão de comunicarmos com colegas, parceiros e clientes utilizando a mesma ferramenta, independentemente da situação e das informações que estamos a transmitir.

Tal como as pessoas, as empresas também caem nesta armadilha. Apesar do facto de a tecnologia ter fornecido um número infinito de opções de comunicação, muitas empresa ainda continuam a confiar num único método para tudo. Porém, ao continuar a “usar martelos para apertar parafusos”, essas mesmas entidades estão a perder a oportunidade de tirar maior partido do seu sistema de comunicação. E não estão a capitalizar com os benefícios de eficácia e produtividade fornecidos pelas muitas opções de comunicação e colaboração disponíveis atualmente no mercado. 

Quebrar o hábito de utilização

As comunicações empresariais têm tudo que ver com a movimentação de  padrões para um objetivo específico. Quer seja a cutucar um potencial cliente ao longo da sua compra, ao fechar uma venda ou ao permitir um bom atendimento ao cliente, comunicamos para transmitir informações importantes que irão atingir um objetivo específico, para cumprir um requisito ou para responder a uma necessidade. Se a comunicação for eficaz, podemos levar a conversa para o próximo nível.

Não há muito tempo, a eficácia do processo de comunicação era limitada pelas ferramentas disponíveis. Encontrava-se com colegas, parceiros e clientes cara-a-cara ou contactava-os através de telefone. Essas opções limitavam a eficácia e a produtividade dos colaboradores durante um dia normal de trabalho. 

Atualmente, há uma variedade de opções de comunicação disponíveis. Juntamente com as reuniões presenciais, as empresas podem agora aproveitar ferramentas avançadas de comunicação de voz, bem como mensagens instantâneas (IM), serviço de mensagens curtas (SMS) e serviço de mensagens multimédia (MMS), e-mail e opções de vídeo. Além disso, todas essas opções podem ser combinadas e empacotadas em soluções unificadas de comunicação e de colaboração fazem com que sejam o método certo de comunicação para situações específicas. 

Apesar dessa escolha, as empresas muitas vezes são apanhadas na inércia da comunicação. Embora estejam cientes das opções disponíveis, não deram o próximo passo no seu caminho tecnológico em atualizar para as soluções que vão permitir mais eficácia e produtividade. Se atualizaram, então não aproveitaram o verdadeiro poder do seu sistema de comunicação para fazer mais com o que têm. Ao aproveitar a vasta gama de ferramentas de comunicação e colaboração disponíveis, as empresas podem transformar o seu sistema de comunicações num ativo estratégico e posicionar os seus negócios para lidar com qualquer necessidade.  

Uma ferramenta para cada tarefa

Tal como Tywin Lannister observou em Game of Thrones, “Há uma ferramenta para cada tarefa e uma tarefa para cada ferramenta”. Quando se trata de comunicações empresariais, as ferramentas disponíveis podem ser categorizadas como síncronas ou assíncronas com base nos objetivos de comunicação.

As ferramentas de comunicação síncrona são ideais quando é necessária a interação em tempo real entre duas ou mais pessoas. As opções para essas situações são: 

  • Reuniões presenciais, que são problemáticas devido ao distanciamento social de hoje, mas são úteis quando a comunicação é importante, requer partilha com os participantes e a comunicação não verbal é chave para compreender as emoções de todos;
  • Chamadas de voz, que são a opção certa quando as reuniões cara a cara, não são possíveis, mas é necessária clareza num novo grau de cooperação, colaboração ou discussão, peças essenciais para chegar a uma decisão em tempo hábil;
  • Chamadas de vídeo, que são úteis quando as reuniões presenciais não são possíveis, mas é necessária colaboração, cooperação ou discussão e os documentos precisam ser visualizados e/ou partilhados entre um grupo de duas ou mais pessoas;
  • As opções de comunicação assíncrona são ideais quando reais – não é necessária interação durante o tempo entre duas ou mais pessoas e as informações podem ser partilhadas sem a necessidade de que todos que recebam as informações respondam imediatamente. As opções para essas situações incluem:
    • IM, que permite que mensagens curtas sejam enviadas com informações importantes que não sejam urgentes, e para destinatários cujos indicadores de presença de comunicações unificadas mostram que estão indisponíveis;
    • SMS / MMS, que é semelhante ao IM, mas projetado especificamente para envio para dispositivos móveis onde as mensagens tendem a interromper o destinatário, mesmo se a aplicação de comunicação unificada for fechada;
    • E-mail, que é útil para a distribuição unilateral de comunicação em estilo de relatório, documentação ou outras formas de informação que não podem ser partilhadas com IM ou SMS / MMS;
    • Colaboração em equipa, que é a melhor opção para projetos que duram por um longo período de tempo entre um grupo de duas ou mais pessoas, pois incorpora várias formas de comunicação, como IM, voz e vídeo, mas também permite partilhar ficheiros e tarefas.

 

USAR A FERRAMENTA CERTA NA HORA CERTA

Para entender como as ferramentas disponíveis contribuem para a eficácia e a produtividade, considere como cada método de comunicação pode ser usado no contexto de um  hipotético projeto que envolve mais de cinco funcionários a trabalhar em locais diferentes.

No início do projeto, duas pessoas conectam-se através de uma chamada de voz para discutir a iniciativa, definir o que gostariam de alcançar e determinar a equipa necessária. Essa reunião de voz inicial é seguida por um e-mail que distribui um documento de resumo do projeto aos membros remotos da equipa e convida-os a participar numa chamada de vídeo durante a qual podem discutir como lidar com o projeto, definir objetivos e definir responsabilidades.

Durante a chamada de vídeo, a recém-formada equipa do projeto analisa o documento sumário do projeto em conjunto através da partilha de ecrã, propõe e concorda com os ajustes, adiciona melhorias e define um cronograma do projeto.

À medida que o projeto avança, a equipa usa uma plataforma de colaboração para trabalhar em conjunto em documentos e relatórios importantes, controlar as tarefas e ficar conectada via IM ou SMS/MMS para aqueles momentos em que os flashes de inspiração exigem uma entrada ou discussão assíncrona com outros membros da equipa. Em diferentes etapas, a equipa pode reunir-se através de vídeo para discutir o progresso em tempo real e tomar decisões importantes. E quando o projeto estiver concluído, podem reunir-se com a administração através de uma combinação de vídeo e de reuniões presenciais, se possível, para apresentar o relatório final e as recomendações.

Ao longo do projeto, a eficácia e a produtividade são mantidas porque todos os colaboradores envolvidos estão sempre ligados entre si através de diferentes formas de comunicação. Isso permite a colaboração contínua e mantém o projeto em andamento.  

Não é a ferramenta, é como a usa

O mercado atual mostra que é necessária uma combinação de ferramentas de comunicação. Como tal, se os seus colaboradores só têm acesso a um método de comunicação, não estão a trabalhar de forma eficiente. Está na hora de olhar para o seu sistema e determinar se pode fazer mais. 

Se é um cliente Mitel MiVoice, a Mitel pode ajudá-lo a responder às suas necessidades atuais e futuras da sua empresa. Este pode ser um excelente momento para fortalecer a sua estratégia de comunicação, substituindo ferramentas desconexas por soluções integradas que se conectam perfeitamente à sua infraestrutura existente. Também pode ser o momento certo para aproveitar as ferramentas que levam a comunicação a funcionários móveis e remotos, garantindo a produtividade e uma colaboração mais estreita na sua empresa. 

Por exemplo, o Mitel MiCollab simplifica a forma como os colaboradores conversam, convivem e partilham informações, reunindo ferramentas de comunicação e colaboração numa única solução. E o Mitel MiTeam Meetings é uma solução de vídeo para vários participantes que foi projetada para quem deseja trabalhar com maior eficácia e quer aprimorar a comunicação no local de trabalho com transições perfeitas entre recursos de voz, vídeo e chat.

Seja qual for sua situação, não se prenda a um hábito que pode ser caro para a sua empresa a longo prazo. Olhe além do que já está a fazer e leve a sua empresa para outro nível. 

Informações imprensa

Para mais informações contactar EDC – Design e Comunicação

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