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Manter-se seguro no regresso ao escritório – 5 formas como a tecnologia pode ajudar

A pandemia da COVID-19 reformulou a forma como a maioria das empresas conduzem os seus negócios. Os governos reagiram ao surto pandémico com a implementação de restrições rigorosas que incluem o distanciamento social e bloqueios completos. Uma vez que a situação global é volátil e as mudanças são inevitáveis, as empresas mudaram gradualmente para modelos de trabalho à distância.

De acordo com o inquérito FlexJobs, 51% dos inquiridos declararam sentir-se mais produtivos enquanto trabalham em casa. As pessoas começaram lentamente a adaptar-se ao novo ambiente de trabalho, mas mais de 60% dos colaboradores esperam regressar aos seus escritórios no primeiro trimestre de 2021.

O rápido desenvolvimento de vacinas e restrições eficazes resultaram no controlo parcial da propagação do vírus, o que oferece aos empregados a oportunidade de regressarem aos seus escritórios. Os líderes devem criar e implementar uma estratégia para o regresso seguro dos colaboradores ao escritório.

Aqui estão 5 formas eficazes de a tecnologia poder apoiar um regresso seguro dos colaboradores ao escritório.

Reduzir a ocupação com a ajuda de uma programação eficaz e aplicações avançadas

É irrealista esperar uma ocupação completa do escritório do dia para a noite, por isso é crucial introduzir gradualmente os funcionários com protocolos de segurança. Por exemplo, o distanciamento social é uma nova realidade de locais de trabalho partilhados, e pode ser difícil encontrar uma forma eficaz de implementar o distanciamento social sem perder recursos.

Sabia que 69% dos colaboradores estão preocupados com a segurança do emprego, e 87% das empresas mudaram a forma como planeiam trabalhar por turnos para evitar uma elevada ocupação de espaço? A programação inteligente que permite aos colaboradores trabalharem por turnos reduz a ocupação de escritórios, seguindo ao mesmo tempo políticas de distanciamento social. Requer atividade estratégica e planeamento de tarefas para compreender as necessidades otimizadas de recursos. Para além disso, reduz o número de pessoas que partilham a mesma área durante o turno, reduzindo a possibilidade de propagação do vírus.

Há uma tendência crescente nas aplicações de escritório que se concentram em proporcionar um ambiente de trabalho seguro através do apoio a tarefas básicas de administração. Além disso, algumas aplicações concentram-se no rastreio de ocupação, o que mostra quais as áreas que estão repletas de pessoas em tempo real. Desta forma, as organizações podem efetivamente planear a utilização de áreas e atividades de limpeza.

Foco numa estratégia de limpeza com boa relação custo-benefício

Sabia que a procura de produtos de limpeza aumentou 75% em Março de 2020 em comparação com o ano anterior?

Uma vez que a COVID-19 se espalha através da transmissão direta, um ambiente de trabalho esterilizado é mais importante do que nunca. A equipa de limpeza deve garantir que todas as áreas são desinfetadas e limpas, especialmente as áreas comuns como salas de reuniões ou refeitórios. Uma programação e limpeza eficazes andam de mãos dadas, uma vez que deve haver intervalos entre as reuniões de grupo que permitam tempo suficiente para a esterilização de toda a área.

Existem várias soluções tecnológicas inteligentes para o planeamento de estratégias de limpeza que garantem a mais alta segurança e esterilização da área do escritório. O princípio básico do IoT utiliza sensores inteligentes que relatam estados específicos, tais como a ocupação da área, o que dá uma imagem clara de quantos colaboradores utilizaram o escritório específico num determinado período.

Por exemplo, a implementação destes sensores em áreas comuns permite às organizações aceder a dados em tempo real e planear atividades de limpeza eficazes. Se uma sala é ocupada 50% do tempo, em comparação com outra ocupada apenas 10% do tempo, então é lógico qual a sala a priorizar.

A priorização na limpeza permite uma melhor atribuição de recursos, o que acaba por reduzir os custos dos serviços de limpeza – que cresceram espantosamente após o surto da COVID-19.

Utilizar tecnologia para reuniões de negócios

Ninguém pode esperar o regresso imediato ao normal que era antes do surto da COVID-19. As plataformas de videoconferência e colaboração registaram um aumento do número de utilizadores durante a pandemia, principalmente devido à mudança para o trabalho remoto. A questão é: estas plataformas continuarão a ser relevantes num mundo pós-COVID?

Uma vez que as empresas muito provavelmente vão adotar um modelo híbrido, que permite uma maior flexibilidade na programação e ocupação, há uma boa indicação de que estas plataformas só irão ficar mais avançadas. Mesmo que um único colaborador esteja infetado, isso perturba drasticamente as operações comerciais, e todos querem evitar isso. As restrições de distanciamento social proíbem grandes reuniões, e as reuniões físicas representam um risco para a segurança dos colaboradores e da empresa.

A utilização de plataformas de comunicação e colaboração online reduz o risco de propagação interna do vírus, ao mesmo tempo que partilha eficazmente a informação entre as equipas. As empresas também podem poupar em espaço de escritório e serviços de limpeza, uma vez que haverá uma necessidade reduzida de salas de conferência.

Invista em Escritórios Inteligentes

Escritórios inteligentes equipados com sensores e gadgets que apoiam os colaboradores e as empresas são o futuro do espaço de trabalho. É um espaço pesado de recursos para organizar e manter sempre um registo da ocupação do escritório, especialmente quando é necessário um distanciamento social. Muitas empresas fazem um brainstorming de soluções criativas para manter os colaboradores a respeitar e seguir as recentes diretrizes de segurança e mantendo-se saudáveis.

Por exemplo, estão a ser desenvolvidos gadgets tais como wearables, que notificam as pessoas quando estas violam as políticas de distanciamento social. Se dois trabalhadores se aproximarem demasiado num espaço partilhado, o wearable notificará no sentido de aumentar a distância.

Por outro lado, as câmaras de controlo de temperatura tornaram-se o novo normal, uma vez que são uma forma bastante eficaz de medir a temperatura de alguém e notificar os funcionários. A temperatura corporal elevada é um dos sintomas mais comuns do vírus, e identificar e negar o acesso a alguém com uma temperatura corporal elevada em tempo real pode impedir a propagação do vírus.

Utilizar o Potencial da Inteligência Artificial

A COVID-19 abalou o mundo ao perturbar as economias globais, os sistemas de saúde e ao tirar vidas humanas. Contudo, a pandemia acelera o desenvolvimento de tecnologias e a procura de formas práticas de utilizar a tecnologia para controlar a propagação do vírus.

A inteligência artificial está a ficar mais avançada, e múltiplas soluções eficazes apoiam o controlo da propagação do vírus:

  • Apoio a restrições e políticas – Com a utilização de câmaras avançadas, a IA pode ajudar as empresas a analisar e reportar dados cruciais tais como a temperatura corporal, a distância entre colaboradores, e se estes estão a usar máscaras faciais. As empresas podem analisar os dados fornecidos e decidir que espaços de escritório são críticos para quebrar as restrições e agir em conformidade.
  • Analisar a saúde mental dos funcionários – Os colaboradores são cruciais, não só para o indivíduo mas também para toda a empresa. O medo constante de ficar doente e as várias restrições sociais podem constituir um fardo enorme para a saúde mental de todos. A IA pode analisar a comunicação interna usando termos chave, e indicar se existe um sinal de ansiedade, depressão, ou níveis elevados de stress que podem levar ao esgotamento.
  • Contacto – As empresas devem planear a possibilidade de alguns colaboradores serem infetados. Soluções de IA integradas num escritório inteligente podem ajudar a criar um mapa de contacto para analisar quem teve contactos com os funcionários infetados. Pode ajudar as organizações a identificar os funcionários que estão em risco de serem infetados e a parar de espalhar o vírus a tempo.

Soluções tecnológicas vão tornar o regresso ao escritório mais seguro e mais fácil

Depois de se habituar ao trabalho remoto, regressar ao escritório é stressante tanto para as empresas como para os colaboradores. As empresas devem assegurar o ambiente de trabalho mais seguro para os profissionais, a fim de evitar um novo surto de vírus. A tecnologia desempenha um papel crucial na transição, uma vez que pode efetivamente mitigar os riscos de propagação do vírus, mantendo ao mesmo tempo operacionais os processos chave.

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