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Vale realmente a pena um plano de continuidade de negócios?

As empresas subestimam frequentemente a necessidade de um plano de continuidade que as possa ajudar a sobreviver a todo o tipo de catástrofes. Ninguém nota a sua falta antes da catástrofe ocorrer, e depois já é demasiado tarde para fazer alguma coisa.

A mínima interrupção ou contratempo nos processos comerciais normais pode ser dispendiosa, uma vez que as operações estagnam e as receitas diminuem. Pode ser causada por uma falha de energia local, um evento meteorológico perturbador, ou qualquer coisa entre eles.

Circunstâncias como estas não são inéditas. Recentes estatísticas de recuperação de desastres dizem que 54% das empresas registaram períodos de paragem prolongados nos últimos cinco anos. 

De facto, o seu negócio deve ter um plano de reserva que comece a funcionar assim que algo corra mal. Isto assegura que a sua produção continua como planeado, os clientes ficam satisfeitos, e a vida volta ao normal o mais rapidamente possível.

É mais fácil sobreviver às consequências de um acontecimento imprevisto quando se tem um plano de continuidade de negócios para voltar atrás.

O que é um Plano de Continuidade de Negócios?

Este sistema detalha todas as políticas, processos e procedimentos que asseguram que as operações comerciais sejam restauradas rapidamente e continuem como habitualmente durante e após uma grande catástrofe.

Essencialmente, ajuda-o a construir resiliência e dá à sua empresa a capacidade de enfrentar uma situação com uma resposta adequada, protegendo os interesses das partes interessadas e a reputação comercial.

Sem este plano, pode ser um desafio continuar a fabricar, vender e enviar produtos no momento em que os seus clientes os valorizam mais.

Porque é que a continuidade dos negócios é importante?

Agora, mais do que nunca, sabemos como as pandemias globais podem debilitar as empresas e pôr fim a uma economia completa. As empresas que tinham um plano de continuidade emergiram algo abaladas, mas ainda em condições de funcionamento.

Há inúmeros casos em que as organizações foram capazes de resistir a desafios de cibersegurança, interrupções de serviços públicos, e catástrofes naturais porque tinham um plano para quando a catástrofe ocorrer.

Ter um plano de continuidade de negócios bem desenvolvido, ensaiado e estruturado ajuda a sua empresa a recuperar de um incidente da forma mais eficaz e rápida possível. Desta forma, pode garantir que a sua equipa de trabalho sabe o que fazer num incidente inesperado e tratá-lo através de um procedimento organizado.

O principal objetivo de um plano de continuidade de negócios é manter em funcionamento os processos/operações empresariais críticos e minimizar as perturbações.

Como desenvolver um Plano de Continuidade de Negócios

O plano certo deve conter orientações claras sobre o que a sua empresa deve fazer para continuar as operações no caso de um evento imprevisto. Não deve deixar dúvidas sobre como organizar os colaboradores e avançar.

No entanto, deve também demarcar claramente os diferentes tipos de respostas, dependendo da gravidade da emergência em questão. Nem tudo tem de ser crítico para a missão, detalhando os objetivos de recuperação e os prazos a que todos se devem referir.

Aqui estão os componentes necessários de um plano de continuidade de negócios eficaz e como estabelecer um para a sua empresa.

Traçar Metas e Objetivos do Plano

Uma vez que cada negócio é único, identifique primeiro os objetivos e metas que são mais críticos para a forma como a sua empresa funciona. Esta trajetória orientada por objetivos ajuda-o a refletir sobre as necessidades globais de planeamento, potenciais estratégias de recuperação, e avaliação de risco.

Estabelecer uma equipa de preparação e reação em caso de emergência

Selecionar líderes ou gestores competentes e interfuncionais que possam ser um complemento valioso para a equipa. Assegure-se de nomear alguém como líder para manter as coisas a funcionar sem problemas e tomar decisões informadas quando necessário.

Realizar Análise de Impacto Empresarial e Avaliação de Riscos

É aqui que precisa de identificar os riscos significativos para o seu negócio. Discuta com a sua equipa e analise as consequências de modificar, eliminar ou reduzir funções ou serviços essenciais em condições de emergência. Estude todas as questões identificadas e o seu impacto no negócio para compreender melhor as possibilidades.

Identificar as funções empresariais relacionadas com o comércio eletrónico predominante

Determine como a sua empresa vai manter as suas funções/serviços essenciais em caso de emergência. Seguem-se algumas das funções e serviços necessários para os quais terá de planear:

  • Cadeia de Continuidade de fornecimento e gestão de stocks
    Os problemas da cadeia de fornecimento são comuns em desastres como pandemias ou eventos meteorológicos. Durante uma calamidade, será capaz de ter um stock adequado? Adquiriu um sistema ou ferramenta de gestão de stock para o ajudar na gestão do inventário? Tem um bom plano para períodos com pouco ou nenhum inventário?
  • Prazos de Envio e Cumprimento das Encomendas
    Se surgir uma crise, será capaz de cumprir os compromissos de encomenda e cumprir os prazos de entrega? Poderá ser útil expandir os serviços do fornecedor de transporte. E se utilizar serviços logísticos de terceiros, pergunte-lhes sobre as medidas que tomam para assegurar a continuidade do negócio. As suas respostas ajudá-lo-ão a determinar se pode contar com eles para completar e enviar encomendas em situações de catástrofe.
  • Funcionalidade da Plataforma de Comércio Eletrónico
    A sua plataforma de comércio eletrónico pode exibir artigos fora de stock durante circunstâncias imprevistas? Consegue gerir um afluxo de visitantes onde a oferta aumenta significativamente? Confia na cibersegurança e no backup dos seus dados?
  • Manutenção do Serviço ao Cliente
    Os clientes precisam de empatia e transparência quando os tempos são difíceis. Vai precisar de um plano de comunicação para o marketing digital e para a sua equipa de apoio ao cliente. Além disso, planeie a integração de mais apoio ao cliente para responder às perguntas dos clientes quando estes precisarem de respostas rápidas.

Preparar um plano para os serviços e funções necessárias

Aqui estão algumas das principais vertentes do seu comércio eletrónico:

  • Clientes
  • Fornecedores/subempreiteiros
  • Colaboradores
  • Envio
  • Stock

Criar planos únicos para abordar as necessidades de todos estes fatores durante uma situação de emergência.
Como se lida com situações relacionadas com o cliente? Os seus clientes também estão nessa situação, e terá de ser empático e informativo em cada interação.
Tem planos ou acordos para mudar o seu fornecedor atual para garantir que não tem limitações de stock? Além disso, conhece as suas opções ou alternativas no caso do seu parceiro de transporte enfrentar uma interrupção?

Foco na documentação e revisão

É necessário assegurar-se de que tem os seguintes aspetos por escrito:

  • Nível de risco do negócio
  • Impacto nos clientes e colaboradores
  • Recursos financeiros em caso de calamidade
  • Parceiros comunitários ou empresas externas que podem ajudar a construir uma relação mutuamente benéfica durante uma catástrofe

Apresente a sua estratégia/plano de continuidade aos intervenientes, realize ensaios e seja proactivo. Isto permite-lhe identificar quaisquer fraquezas ou características em falta. Uma vez feitas as atualizações necessárias, começar a treinar o seu pessoal, testar e rever em conformidade.

Consolidação

O planeamento de um evento catastrófico ou perturbador é de extrema importância para as empresas. Um plano documentado para a continuidade do negócio transmite a forma como o seu negócio irá mitigar o risco. Isto é um investimento significativo que qualquer organização pode fazer.

E quando 93% das empresas sem um plano adequado de recuperação de desastres experienciam um desastre com dados substanciais, não conseguem sustentar o seu negócio no prazo de um ano. É altamente crucial desenvolver um plano que o ajude na continuidade do negócio e a prosperar a longo prazo.

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