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Melhorar as comunicações empresariais para o mundo pós-pandémico

Se a sua casa estivesse a arder, passaria meia hora a escolher a roupa certa para vestir para os bombeiros?

Ou correria para fora de casa com o seu pijama?

Numa emergência, fazemos o melhor que podemos com o que temos. Estas soluções temporárias podem não ser ideais – ninguém quer ficar de pé num banco de neve nos seus skivvies – mas por enquanto estão bem.

A COVID-19 coloca a maioria das empresas em estado de emergência. A súbita necessidade de apoiar os colaboradores remotos levou a soluções improvisadas de trabalho – improvisadas, mas suficientemente boas para uma solução temporária.

Agora, que os “incêndios” estão, na sua maioria, apagados, é altura de atualizar estas soluções temporárias para soluções mais permanentes. Equipas de trabalho remotas e híbridas vieram para ficar, e as empresas precisam de as apoiar, se quiserem prosperar.

Num seminário web recente, pedimos à especialista em tecnologia Sally Eaves e Mitel CIO Jamshid Rezaei que partilhassem as suas dicas sobre a modernização da comunicação de uma forma escalável e sustentável. Veja aqui todo o seminário Web e continue a ler para algumas dicas importantes.

Alinhamento de Liderança e TI

Manter a suite executiva na mesma página com as TI é um desafio permanente, diz Sally, e um desafio que se tornou ainda mais crucial durante a pandemia. O alinhamento entre o CIO, CFO e CISO ajudará a assegurar que as suas soluções de comunicação sejam rentáveis, seguras e satisfaçam as necessidades dos seus colaboradores híbridos.

Com todos estes intervenientes a bordo, a sua empresa pode avaliar quais as soluções de comunicação de que necessita. Sally sugere que comece com uma auditoria do seu estado atual, depois desenvolva uma lista de requisitos essenciais e construa a partir daí. “Começa com uma avaliação fundacional”, diz ela. “Onde está agora, e onde quer estar?”

Elementos chave para uma solução de comunicação

As soluções de emergência, ad-hoc que as empresas implementaram durante a crise da COVID têm algumas coisas em comum, diz Jamshid. Tendem a ser:

  • Grátis
  • Grau de consumidor
  • Não escalável
  • Utilização de dispositivos pessoais
  • Utilização de múltiplas plataformas descoordenadas

Este tipo de TI-on-the-fly conduz a riscos de segurança acrescidos, bem como a ineficiências frustrantes que levam os colaboradores a procurar as suas próprias soluções de trabalho. Em última análise, isso leva a “TI-sombra”, com tecnologia colocada fora da vigilância e segurança do departamento de TI.

Com isto em mente, Sally recomenda os seguintes requisitos mínimos: “Deve ser seguro, integrado, e acessível”, diz. Ou seja, os colaboradores devem ser capazes de ter uma conversa sem falhas através de dispositivos e modos de comunicação, desde chamadas telefónicas a aplicações de chat e videoconferência.

Quando se dispõe de soluções que sejam consistentes e fáceis de usar, os seus colaboradores podem ser eficientes sem sacrificar a segurança.

Tecnologias Emergentes e Evolutivas

Quando o seu negócio estiver pronto para ir além dos requisitos básicos que discutimos, a Sally recomenda que se olhe para tecnologias que estão ou nos primeiros dias ou mesmo no horizonte.

A automatização das interações de voz é uma forma de aumentar a eficiência e proporcionar aos clientes mais opções para interagir com a marca. Sally aponta para os chatbots e a IA de conversação como duas tecnologias emergentes que estão finalmente prontas para uso comercial.

À medida que a tecnologia evolui para se tornar mais fácil de utilizar, Sally prevê que mais utilizadores empresariais entrarão nas “porcas e parafusos” da personalização e criação de novas soluções. Plataformas baixas ou sem código com opções de self-service podem ajudar os líderes empresariais a construir as soluções de que necessitam, sem terem de se tornar programadores especializados.

O Motivo para Adaptar as suas Comunicações Empresariais para o Mundo Pós-Pandémico

Mais de 50% do mundo trabalhou a partir de casa durante o último ano – o máximo desde a Segunda Guerra Mundial. Agora, mais de um ano após a pandemia COVID-19, estamos a ver que muitos colaboradores se ajustaram bem ao trabalho à distância e híbrido. Segundo Sally, os colaboradores estão a ficar mais confortáveis com o trabalho à distância, mais dispostos a comunicar e colaborar online, e ainda mais produtivos do que estavam no escritório.

É evidente que o trabalho remoto e o trabalho híbrido serão uma parte importante do futuro das empresas. Esta mudança na equipa de trabalho apresenta uma oportunidade perfeita para reavaliar a continuidade do negócio e otimizar a experiência tanto do profissional como do cliente. Com as soluções certas de comunicação e colaboração, o trabalho remoto e híbrido pode beneficiar tanto os colaboradores como os diretores.

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