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O presente do trabalho: a construção do novo normal

Lembra-se quando as máscaras serviam apenas para o Halloween e “distanciamento social” significava ignorar as chamadas telefónicas? Muita coisa pode mudar num ano.

Quando 2020 atirou os negócios como pela janela fora, fomos todos forçados a fazer rápidas e por vezes grandes mudanças na forma como trabalhamos, brincamos e vivemos. À medida que continuamos a avançar para uma realidade pós-pandémica, temos uma oportunidade emocionante de reavaliar a forma como fazemos negócios, como nos relacionamos com colegas e clientes, e como podemos melhorar a segurança das nossas indústrias. O novo normal não deveria ser uma réplica exata do normal antigo.

Pedimos a um painel de peritos as suas melhores lições extraídas do ano passado, e as melhores dicas para um ano de 2021 mais rentável. Pode ler todas as respostas no nosso guia Now of Work, e continuar a ler para obter destaques.

Análise, Revisão e Imaginação

Não há nada como um desastre imprevisto para destacar pontos fracos, processos desatualizados e ineficiências. Apesar de estarem sob pressão, muitas empresas descobriram que poderiam ser mais ágeis e inovadoras do que anteriormente imaginavam.

À medida que a tendência do trabalho à distância e híbrido continua, as práticas comerciais de longa data devem ser retrabalhadas para apoiar novas realidades para colaboradores e clientes. É também tempo de avaliar que mudanças devem ser mantidas e o que deve ser revertido para as práticas pré-COVID.

Laurie McCabe, Co-founder and Partner do SMB Group, Inc. sugere a formulação de uma estratégia para o futuro híbrido do trabalho. Para tal, é necessário identificar as ferramentas, espaços e tecnologias necessárias para manter a sua equipa de trabalho no bom caminho e expansível.

McCabe faz três perguntas:

  • Para que efeitos é importante que os empregados estejam no escritório?
  • Como é que o espaço do escritório pode ser concebido para acomodar estas atividades?
  • De que necessitam os empregados e gestores para trabalharem em colaboração e produtivamente, e para acompanharem o progresso e o desempenho?

Alguns empregados são mais produtivos e empenhados em casa, enquanto outros mal podem esperar para voltar para as suas secretárias. Para certos papéis, a solução pode ser flexível, trabalho híbrido. As empresas podem tomar decisões informadas e bem-sucedidas, a partir de uma visão clara do apoio necessário para todos os cenários.

Não importa onde a mão-de-obra esteja no futuro, o negócio tem de poder avançar para qualquer lugar e a qualquer momento. Os serviços em nuvem, por exemplo, ligam colaboradores e clientes, onde quer que estes se encontrem. Como diz Frank Thelen, Founder & CEO at Freigeist Capital, “Agora mais do que nunca, sugiro que se habitue à ideia de digitalizar processos. Independentemente da situação atual, o futuro de qualquer indústria é digital”.

Thelen acrescenta que as transições bem-sucedidas para processos digitais agora vão produzir vantagens competitivas no futuro.

Estimular os Colaboradores e Clientes

Mudar a forma como socializamos enquanto trabalhamos tem sido um dos maiores desafios de trabalho remoto que temos enfrentado. É fácil ficar isolado da colaboração potencialmente produtiva se a única vez que interage com colegas de trabalho for durante reuniões programadas e estruturadas. Os improvisos nos escritórios costumavam dar tempo às pessoas para pensar, discutir as necessidades dos clientes e pôr em dia outros aspetos do negócio. Uma grande desvantagem do trabalho remoto ou híbrido é que os colaboradores podem perder a capacidade de comunicar espontaneamente.

No entanto, é possível promover a interação humana num local de trabalho virtual. Scott Dawson, Author of The Art of Working Remotely, explica: “A comunicação e a colaboração não acontecem por acaso. É preciso fornecer as ferramentas e a orientação para o discurso. Para as ferramentas, certifique-se de que dispõe de plataformas que encorajam as comunicações assíncronas. É fundamental que as comunicações persistam para que os participantes possam intervir quando fizer sentido para eles”.

Criar espaços para colaboração espontânea e comunicação casual é tão vital como garantir que todos participem numa videoconferência e não se esqueçam de silenciar o microfone.

As relações com clientes, vendedores e parceiros também mudaram. Os clientes são capazes de conduzir negócios virtualmente, mas ainda é vital apoiar as relações que foram construídas através da interacção pessoal. Michael Krigsman, Industry Analyst e Host do CXOTALK, salienta a importância da formação de colaboradores remotos para proporcionar experiências virtuais excecionais aos clientes.
Krigsman sugere, “Oferecer a cada cliente a oportunidade de conversar, telefonar ou fazer uma reunião por vídeo para assegurar a sua ligação da forma que preferir. Facilite a ligação dos seus clientes e não deixe de os fazer sentirem-se confortáveis e apoiados. A simplicidade é essencial”.

Antecipe-se a Ameaças

A segurança no local de trabalho é mais do que não usar “1234” como a sua palavra-chave de início de sessão. As novas tecnologias que permitem o acesso em qualquer lugar, a qualquer momento, são vulneráveis às ciberameaças. Pessoas com diferentes graus de conhecimento tecnológico estão agora encarregadas de manter a segurança enquanto trabalham remotamente.

Os colaboradores precisam de receber formação sobre as razões pelas quais a cibersegurança é importante e como ser consumidores cautelosos de serviços virtuais. Isto pode assumir a forma de emails de phishing de teste, suporte técnico para autenticação multi-factor ou conversas abertas sobre quais os serviços e aplicações na nuvem que são seguros e necessários.

Shelly Kramer, Founding Partner & Senior Analyst at Futurum Research + Analysis, sublinha que, no futuro, “…a segurança e conformidade dos dados deve estar na vanguarda da consideração da solução (e do fornecedor) “.

É crucial dar aos colaboradores as ferramentas de que necessitam para manter a capacidade de expansão e flexibilidade, ao mesmo tempo que se mantêm atentos à cibersegurança: “A tecnologia por si só nunca é a resposta – soluções tecnológicas que assinalam todas as opções certas quando se trata de resolver desafios empresariais e quais os colaboradores que adoram a sua utilização – é isso que personifica as melhores soluções de hoje em dia”, diz Kramer.

O Mais Recente Novo Normal

À medida que começamos coletivamente a pensar em como serão as nossas vidas pós-crise, podemos descobrir que algumas medidas de emergência valem a pena ser mantidas a longo prazo. Muitas equipas de trabalho continuarão a ser remotas ou híbridas, enquanto outras regressarão ao escritório com novas competências. É importante estar ciente das ferramentas e práticas de que a sua empresa necessita para manter os colaboradores e clientes envolvidos, ligados e seguros.

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