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A preparar-se para gerir uma equipa híbrida? 5 hacks para que funcione

Quando as empresas passaram para o trabalho remoto no início da pandemia, os seus líderes e supervisores aprenderam a gerir uma equipa de trabalho virtual. Agora os gestores enfrentam outra grande perturbação: a ascensão do local de trabalho híbrido.

Nos próximos meses, as empresas vão reabrir os seus escritórios e permitir que os colaboradores regressem – com algumas diferenças chave. Muitas empresas esperam adotar uma abordagem híbrida, na qual os colaboradores dividem o seu tempo entre as instalações da empresa e o seu escritório em casa.

É isso mesmo. Se pensava ter o trabalho remoto sob controlo, agora há todo um novo conjunto de desafios.

No entanto, os diretores são a chave neste cenário, e a forma como abordam a transição pode fazer toda a diferença no sucesso (e felicidade) da sua equipa. Haverá novas rotinas a dominar, mas como líder do grupo, está numa posição única para definir o tom. Pense nisso como uma oportunidade para redefinir rotinas e refrescar processos e regras.

Ao traçar o seu plano de regresso ao trabalho, tire partido de algumas recomendações de peritos. Estes hacks irão ajudá-lo a si e à sua equipa a navegar num ambiente de trabalho mais complexo, mas ao mesmo tempo entusiasmante.

1. Projetar uma cultura mais saudável

Por mais gratificante que o trabalho em si possa ser, ele também vem com uma quantidade razoável de stress. No entanto, a abordagem híbrida oferece aos gestores uma oportunidade de redefinir a cultura e reduzir as pressões no local de trabalho.

O trabalho à distância apresenta desafios porque os colaboradores tendem a trabalhar mais horas. Mas isso pode criar problemas de saúde. O Diretor-geral da Organização Mundial de Saúde Dr. Tedros Adhanom Ghebreyesus levantou recentemente preocupações sobre a forma como o teletrabalho distorce as linhas entre a casa e o trabalho – e pode ter impacto na saúde. De acordo com um estudo realizado pela organização antes da pandemia, o risco de morrer de AVC e doenças cardíacas é maior se trabalhar mais de 55 horas por semana.

Por outro lado, estar no escritório vem com os seus próprios desafios. Num inquérito, 61% dos colaboradores dizem que o stress no local de trabalho os deixou doentes, enquanto 7% disseram que tinham sido hospitalizados como resultado.

A abordagem híbrida poderia aliviar ambos os problemas. O regresso ao escritório oferece uma oportunidade sem precedentes para mudar a cultura de trabalho. Misturando o tempo no escritório com o trabalho em casa, os colaboradores podem beneficiar de um melhor equilíbrio, encontrando mais facilmente o log off em dias remotos e finalmente conseguindo essa ligação social em dias presenciais. Além disso, os gestores podem melhorar a cultura no local de trabalho ao promover ativamente ligações e relações positivas com e entre os membros da equipa, ajudando ainda mais a reduzir os níveis de stress.

2. Tomar medidas para eliminar o ” preconceito de proximidade”.

Tanto os diretores como os colaboradores estão em risco de cair na mesma armadilha: Apoiando-se ou confiando naqueles que vemos com mais frequência. Os especialistas chamam a isto “preconceito de proximidade“: a tendência inconsciente para favorecer aqueles que estão perto de si ou que vê com mais frequência.

Para que os colaboradores remotos não se sintam desligados, as empresas terão de tomar medidas para reforçar as ligações.

Os peritos recomendam vários hacks que pode utilizar para manter tanto os colaboradores remotos como os que se encontram no escritório igualmente empenhados:

  • Criar e estabelecer expectativas sobre a forma como os membros da equipa irão comunicar uns com os outros. Por exemplo, estabelecer diretrizes para quem deve ser convidado para cada reunião.
  • Preste atenção à forma como passa o seu dia e certifique-se de que dá um abanão justo a todos os membros da equipa.
  • Estabeleça uma regra básica de que todas as reuniões devem ser realizadas em videoconferência – quer os funcionários estejam no escritório ou não.
  • É menos provável que ignore os colaboradores remotos (tal como deixá-los fora dos convites para reuniões) se tiver políticas claras de comunicação em vigor.

3. Assegurar que as ferramentas de comunicação correctas estão disponíveis

Os colaboradores adaptaram-se facilmente aos novos instrumentos de comunicação no início da pandemia. Mas a videoconferência, o web chat e outras ferramentas de colaboração irão manter a importância no ambiente híbrido.

De facto, serão necessárias algumas melhorias no espaço de escritórios da empresa para gerir as necessidades de ambos os tipos de colaboradores. Por exemplo, Deniz Caglar, principal, organization and workforce strategy at PwC, acredita que as empresas terão de melhorar a qualidade de vídeo e som da tecnologia de conferência, bem como fornecer os recursos certos para a hotelaria.

Tenha em mente que a sua tecnologia de trabalho à distância deverá permitir alternar facilmente entre o espaço de trabalho da empresa e os seus escritórios em casa, sem problemas.

4. Reconsiderar Medidas de Produtividade

No mundo pré-pandémico, os gestores traçavam frequentemente uma linha direta entre o tempo de um colaborador no escritório e a sua produtividade. Um estudo estima que a produtividade dos E.U.A. vai aumentar 5%, principalmente devido à poupança de tempo nas deslocações.

Ainda assim, como devem os diretores avaliar o desempenho individual num mundo híbrido? A investigação Gallup sugere que a melhor abordagem é a de gerir a produtividade em vez de a medir.

Em conversas com 150 diretores de recursos humanos, a empresa identificou vários temas e conhecimentos, incluindo:

  • Inspire a sua equipa, concentrando-se na missão e no objetivo da sua organização.
  • Apoie e cuide dos seus colaboradores, e eles irão dar o litro por si.
  • Comunique mais, e quando o fizer, seja mais transparente.

5. Foco no acompanhamento

A orientação é outra ferramenta à sua disposição. O valor de treinar e cultivar colaboradores através de um programa estruturado há muito que tem sido exaltado. De facto, 71% das empresas da Fortune 500 têm programas de “mentoring”.

No local de trabalho híbrido, pode estabelecer relações de orientação para cultivar o desenvolvimento e retenção dos colaboradores, bem como elevar os níveis de bem-estar, coesão e produtividade da sua equipa.

Qual é a melhor abordagem ao “mentoring”, tanto no espaço do escritório como em casa? Na Harvard Business Review, Marianna Tu e Michael Li da organização sem fins lucrativos “America Needs You (ANY)”, sugerem algumas dicas para ser um grande mentor.

Uma estratégia é utilizar uma comunicação aberta para construir confiança. Tu e Li recomendam a realização de mais reuniões individuais e a utilização do tempo para discutir tanto o trabalho como questões pessoais. Como se torna mais difícil separar o trabalho da vida pessoal, criar uma compreensão das pressões individuais pode levar a soluções de colaboração que ajudam a aliviar o stress.

Os autores também sugerem aos diretores que colaborem com os colaboradores em tempo real em objetivos. É mais eficaz do que simplesmente partilhar ou dizer o que precisa de ser feito. Além disso, a utilização de ferramentas como a partilha de ecrã irá aumentar a eficiência, a eficácia e a adesão.

O novo mundo do trabalho híbrido pode parecer assustador e desafiante no início, é possível construir uma cultura melhor para as suas equipas. Estes hacks são uma ótima maneira de começar.

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