À medida que mais empresas começam a adotar a tecnologia de comunicações unificadas (UC), isto pode também fazer com que seja tentador seguir só por seguir. Se um determinado fornecedor ou solução parece estar a funcionar bem para umas empresas, não deveria funcionar também para a sua empresa?
Infelizmente, a resposta a esta pergunta é “Não tenha assim tanta certeza”! Uma abordagem de “one size fits all” pode responder a algumas das necessidades de comunicação atuais (se tiver sorte), mas a sua empresa e os seus colaboradores merecem ter as suas necessidades colmadas. Como pode ter certeza de que está a escolher o fornecedor de UC que vai ajudar a sua empresa a ter sucesso hoje, amanhã e daqui a 10 anos?
Embora seja importante analisar os diferentes fornecedores de comunicações unificadas de uma forma atenta, a escolha certa começa realmente no procurar dentro da sua própria empresa. Assumir que sabe o que os seus colaboradores precisam é perigoso. As empresas têm de fazer as perguntas difíceis sobre o que está a funcionar, o que não está e o que é realmente necessário. É assim que vão conseguir chegar à mesa dos fornecedores preparados e devidamente armados para fazer a melhor escolha para uma relação que consiga resistir ao teste do tempo.
Se não tiver certeza de como começar, temos cinco perguntas a pode fazer para se certificar de que descobre todas as suas necessidades de comunicação.
Análise das Comunicações Unificadas: O que é que precisa realmente?
As perguntas abaixo podem ajudar a sua empresa a chegar ao fundo sobre quais são as suas necessidades de comunicação. Não se esqueça de envolver os interessados de todas as partes do negócio quando procurar respostas a estas questões. Caso contrário, arrisca-se a perder informações importantes que o podem ajudar a chegar ao fornecedor ideal de Comunicações Unificadas.
Qual o tipo da sua força de trabalho?
Se for como a maioria das empresas, a sua força de trabalho mudou muito no último ano e meio. Enquanto apenas 30% dos empregados trabalhavam remotamente antes da pandemia, 73% dos empregados querem que as opções remotas flexíveis permaneçam em cima da mesa no mundo pós-pandémico. Muitas empresas estão a adoptar um modelo híbrido permanente, dando aos empregados a flexibilidade de mudar entre trabalhar a partir de casa e no escritório. O tipo de mão-de-obra da empresa tem uma correlação directa com as ferramentas de comunicação de que se necessita. Por exemplo, capacidades como vídeo, voz e chat numa única solução integrada, aplicações web e móveis e um único ponto de acesso para todas as ferramentas de comunicação facilitam o trabalho dos funcionários a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo.
Como é que a sua equipa prefere trabalhar?
Após um aumento constante nos últimos dez anos, o envolvimento dos funcionários diminuiu de 22% em 2019 para 20% em 2020 graças a – adivinhou – a COVID-19. Não menos surpreendente é o facto de o stress diário sentido pelos trabalhadores ter aumentado de 38% para 43% durante o mesmo período. Acredite ou não, as comunicações unificadas podem ajudar tanto no compromisso como no stress no local de trabalho, pelo que gestores e executivos devem ter isto em conta quando pensam nas necessidades. A nossa sugestão? Vá directamente à fonte e faça uma sondagem aos seus colaboradores. Querem ter acesso a espaços de trabalho partilhados para facilitar a colaboração em projectos? A integração do Outlook e do calendário é importante? Onde se classifica um projecto que seja principalmente? Quando se demora a descobrir que ferramentas de comunicação e características são mais desejadas pela sua força de trabalho, mais aumentam as suas hipóteses de escolher uma solução que possa melhorar o compromisso e tornar o dia de trabalho menos stressante.
Qual é a importância da segurança?
Cada organização deve ter a segurança como prioridade máxima, mas é ainda mais crítica com empresas que lidam com informação altamente sensível ou sujeitas a determinados regulamentações. Documente todas as suas necessidades de segurança, para que possa ter a certeza de seleccionar um fornecedor que possa responder a todas. A MiCloud Connect e o Teamwork da Mitel, por exemplo, têm como base cloud pública de confiança, proporcionando fiabilidade e segurança líderes de mercado para fornecer tempo de actividade, bem como conformidade SOC2 e HIPAA.
Quer alavancar a infra-estrutura existente?
A sua configuração actual é única para o seu negócio. O que funciona para outra empresa (mesmo uma na sua própria indústria) não vai necessariamente funcionar para si. Precisa da sua solução UC que faça uso dos seus sistemas existentes? Já está na cloud ou precisa de mais tempo? As respostas a estas perguntas podem ajudar a eliminar fabricantes que podem tentar forçá-lo a eliminar a sua infra-estrutura existente e migrar totalmente para a cloud. Talvez precise de um fornecedor como Mitel – alguém que trabalhe consigo para criar uma solução de comunicação que funcione com as suas necessidades enquanto constrói uma base sólida para o futuro, e que lhe permita crescer e evoluir ao seu próprio ritmo.
Como é que é o futuro?
Provavelmente tem uma visão para o futuro do seu negócio, mas se for verdadeiramente honesto consigo, vai admitir que os seus planos podem mudar. É importante discutir os seus planos futuros com potenciais vendedores de Comunicações Unificadas, mas é igualmente importante pensar em como pode planear o imprevisível. Como pode um fabricante apoiar os seus objectivos futuros e a possibilidade de mudarem? Talvez precise de uma solução que possa facilmente escalar, seja para cima ou para baixo, à medida que o mercado muda. Ou talvez precise de um fornecedor que esteja sempre a olhar para si, antecipando as suas necessidades futuras de comunicação.
Embora a sua empresa possa estar ansiosa por entrar numa relação com o primeiro fornecedor de comunicações unificadas que fala, é mais sábio olhar primeiro para dentro. Fazer as perguntas certas ao seu próprio pessoal pode ajudar as organizações a descobrir o que realmente precisam num fornecedor de UC – para que possa estar confiante durante o processo de selecção. Com um pouco de procura, pode encontrar o fornecedor perfeito.
