Se há uma lição que a pandemia da COVID-19 ensinou a pessoas e a empresas em todo o mundo é que tudo pode mudar num instante. Embora não possamos prever se voltaremos a enfrentar mudanças tão súbitas e severas como a pandemia introduzida, a maioria de nós está a tomar medidas para assegurar que estamos melhor preparados para lidar com acontecimentos inesperados no futuro.
Muitas empresas sofreram longas e dispendiosas perturbações durante a pandemia, e vão querer fazer tudo o que estiver ao seu alcance para mitigar os riscos de futuras perturbações. Para ajudar a cimentar o seu sucesso a longo prazo, cada empresa terá de assegurar que as suas equipas tenham soluções que lhes permitam trabalhar de forma eficiente e eficaz, independentemente das circunstâncias imprevistas que surjam.
Deixamos algumas sugestões a ter em mente na altura de avaliar onde se encontra hoje e para onde precisa de ir.
Comece por avaliar o que funcionou bem e o que não funcionou
Para fazer face à pandemia, a maioria das empresas foi forçada a fazer investimentos não orçamentados para apoiar espontaneamente uma força de trabalho remota muito maior. Alguns desses investimentos valem a pena manter, enquanto outros satisfizem uma necessidade a curto prazo, mas agora precisam de ser actualizados ou substituídos por soluções mais rentáveis e flexíveis que vão aumentar a produtividade a longo prazo.
Ao fazer as suas avaliações, adopte uma perspectiva ampla. Olhe para as soluções e processos que as suas equipas estão a utilizar atualmente, mas considere também o que lhe está a faltar, e o que poderá vir a precisar no futuro. Um inquérito aos colaboradores pode ser uma boa forma de identificar prós, contras e lacunas nas suas soluções actuais. As respostas das suas equipas vão ajudá-lo a determinar:
- Que soluções são mais utilizadas com mais frequencia, por que membros da equipa e para que fins.
- Se os estilos e preferências de trabalho geracionais estão a afectar a utilização das soluções.
- Os tipos de soluções que vão proporcionar o máximo benefício aos seus colaboradores hoje e a longo prazo.
- Se existem oportunidades para actualizar as soluções em uso com tecnologias mais avançadas e fortemente integradas, ou se faz sentido substituir as soluções existentes por tecnologias mais favoráveis ao futuro.
Assuma que irá apoiar permanentemente uma força de trabalho híbrida
No mundo pós-pandémico, muitas empresas já não vão ter toda a equipa a trabalhar no local, ao mesmo tempo. Pelo menos alguma percentagem das equipas vai estará sempre a trabalhar à distância – e a mistura de colaboradores no local e à distância poderá mudar diariamente.
Esta mudança significa que as empresas vão necessitar de mais salas de reunião e de espaços de colaboração, em vez de espaços de trabalho individuais para todos. O “Hot-desking”, ou a partilha do espaço de trabalho, vai tornar-se comum. E todos vão precisar da capacidade de aceder facilmente a todas as aplicações e ferramentas que necessitam, quer estejam a trabalhar no escritório, em casa ou em movimento.
Para satisfazer estes novos requisitos numa base permanente, será necessário assegurar que as aplicações e ferramentas são fornecidas de uma forma muito flexível, mas sem comprometer a segurança dos dados ou a conformidade. Todos os dados devem ser totalmente protegidos e cumprir com as políticas empresariais e os regulamentos da indústria, independentemente da localização das pessoas ou do dispositivo que estejam a utilizar.
Foco nas Comunicações e Soluções de Colaboração
As soluções de comunicação e colaboração que adopta afectam todos os aspectos das suas operações internas e externas. Com a estratégia e as soluções de implementação correctas, pode:
- Ajudar os membros da equipa no local e fora do local a trabalharem juntos de forma eficiente e produtiva, independentemente do seu papel, nível de experiência ou estilo de trabalho preferido.
- Criar um plano de continuidade empresarial e de disaster recovery (BCDR) que assegure que todos na sua empresa possam continuar a comunicar e colaborar uns com os outros e com parceiros, fornecedores e clientes sem interrupção, independentemente do que se passa no mundo exterior. Isto inclui a capacidade de girar rapidamente e pedir a todos os colaboradores que trabalhem a partir de casa, ou de locais satélite, com o mínimo de interrupção e sempre que necessário.
- Melhorar a experiência do cliente com comunicações omnichannel que incluam interacções tradicionais de voz e web, aplicações e serviços sociais e móveis, análise avançada de dados e integração com gestão de relações com clientes (CRM) e outros sistemas back-end.
A chave é assegurar que as suas comunicações e soluções de colaboração estejam totalmente integradas. Quando as pessoas conseguem alternar sem problemas entre conversas de voz, texto e vídeo em qualquer dispositivo, podem trabalhar de uma forma mais natural e intuitiva. E são mais capazes de se concentrar no tema em discussão do que em como manipular múltiplas ferramentas e aplicações díspares.
Explore novas tecnologias com toda a sua organização em mente
Ao avaliar as tecnologias e soluções que melhor se adequam aos seus objectivos empresariais e às suas necessidades de mão-de-obra, irá sem dúvida considerar as soluções baseadas na cloud. De acordo com a pesquisa de mercado da Frost & Sullivan, quando as soluções tecnológicas tem base na cloud, as empresas podem:
- Reduzir os custos de manutenção de hardware e software
- Reduzir os riscos de paragem de aplicações, ferramentas e serviços
- Libertar recursos de TI para desenvolver soluções inovadoras para desafios difíceis
- Acelerar a entrega de novos serviços e aplicações
- Aumentar a agilidade e a capacidade de resposta ao mercado
Embora as soluções baseadas na cloud sejam uma óptima forma de fornecer um conjunto consistente de características e funções a equipas altamente dispersas, é também importante compreender o que estas mudanças significam para os diferentes grupos da sua empresa. Para uma transição bem sucedida, terá de considerar como a sua mudança afecta:
- A sua equipa – O estudo mostra que os funcionários do Gen X têm preferências de estilo de trabalho diferentes dos funcionários do Gen Y e do Gen Z. O perfil geracional na sua organização influenciará a velocidade e a facilidade com que as pessoas adoptam as tecnologias da cloud.
- TI – Estas equipas estão habituadas a fornecer serviços no local. Vão necessitar de adaptar as suas áreas de enfoque e prioridades para ajudar a sua força de trabalho a compreender, e fazer o melhor uso possível, das soluções entregues a partir da cloud.
- Recursos Humanos – Estas equipas vão ter de ajudar as equipas híbridas on-site e off-site a adaptarem-se a novas formas de trabalho em conjunto e a manter o moral elevado.
- Gestão das instalações – À medida que as pessoas tentam diferentes formas de trabalho, as equipas de instalações terão provavelmente de ajustar a atribuição de espaço várias vezes. Esta necessidade diminuirá com o tempo, mas será importante que os membros da equipa sintam que podem trabalhar produtivamente a partir do escritório ou de casa.
- Confiar num parceiro especializado
A Mitel é especializada em ajudar empresas de todos os tamanhos e tipos a navegar no novo normal, fazer mais com as soluções que já têm e migrar para comunicações baseadas na cloud, colaboração e soluções de contact center ao ritmo certo para o seu negócio. Compreendemos que não existe uma solução única, e a nossa rede global de parceiros certificados está pronta para o ajudar a implementar as soluções que melhor se adaptam aos seus requisitos únicos.
