As reuniões virtuais são essenciais para ajudar as equipas remotas a colaborar, ligarem-se e manterem-se informadas, mas podem rapidamente transformar-se em sessões tediosas e frustrantes se forem tratadas de forma irreflectida.
Em 2019, 37% dos colaboradores acreditava que o custo mais significativo da sua empresa eram reuniões desnecessárias. À medida que o mundo levava este tipo de reuniões para o virtual, começaram a surgir palavras como vídeo-cansaço.
De acordo com pesquisas feitas pela Microsoft, o stress e o cansaço surgem mais rapidamente durante uma videochamada do que quando se faz outro tipo de trabalho em frente a um ecrã. Esta pesquisa aponta também que o cansaço do vídeo começa a instalar-se após 30 a 40 minutos de uma videochamada. Isto deve-se à intensa concentração que é necessária para extrair informação relevante sem ter todas as indicações e informações não-verbais adicionais que receberia numa reunião presencial.
A boa notícia é que é possível evitar este tipo de fadiga. Se alguma vez conheceu alguém que gostasse realmente de jogos de vídeo, sabe que é possível manter-se atento a um ecrã.
Como pode então tornar as suas reuniões mais parecidas com um jogo de vídeo e, ao mesmo tempo, fazer com que todos cumpram os objectivos da empresa? Se seguir estas dicas, as reuniões podem rapidamente ser mais divertidas e tornarem-se parte da sua cultura de trabalho. E com colaboradores mais felizes, mais empenhados e unificados, verá melhorias em todas as áreas do seu negócio.
1. Planear com antecedência
Tal como as reuniões presenciais, o planeamento é essencial para a realização de uma reunião virtual. Pode começar com o planeamento da agenda, mas esta nem sempre é a melhor estratégia para uma reunião divertida. Normalmente, é melhor começar por fazer algumas perguntas importantes.
Finalidade da reunião
Quer determinar o objectivo da reunião porque tudo o que acontece na mesma deve servir esse objectivo. A sua equipa precisa de orientação? Informação? Inspiração? Unidade? Quando descobrir qual é o objectivo da reunião, poderá perceber que nem é preciso uma reunião. Por exemplo, se convocar uma reunião para divulgar informação, o uso de um email pode ser melhor.
Participantes
Uma vez descoberto o objectivo, deve fazer uma lista de convidados. Quanto maior for a lista de participantes, mais drenante será a mesma. Para que os colaboradores possam participar numa reunião virtual, devem ser capazes de dar contributos, o que não é possível em grandes grupos. Além disso, as reuniões com menos participantes são mais íntimas e vão ajudar os membros da equipa a sentirem-se mais próximos uns dos outros, e mais solidários uns com os outros.
Agenda
Agora que conhece o objectivo da reunião e quem vai participar, deve planear a agenda. Certifique-se de que inclui tudo o que necessita. Comece por escrever tudo o que gostaria de cobrir, depois volte atrás e retire os itens não-essenciais e que não servem o propósito geral. Depois, volte atrás e remova mais alguns. Certifique-se de incluir algumas actividades divertidas na agenda que apoiem o seu propósito (ler mais sobre este ponto abaixo). É também uma boa ideia incluir regras básicas para que todos estejam cientes das regras, não tornando a reunião caótica.
2. Partilhar a agenda com antecedência
Quando souber o que pretende tratar na reunião, certifique-se de que partilha a agenda e qualquer material a ser discutido antes do tempo. Partilhar novos materiais na reunião vai originar perdas de tempo e provavelmente levar os participantes a desviar o seu foco. Além disso, com os materiais com antecedência, a sua equipa pode apresentar perguntas com antecedência que podem ser tratadas rapidamente na reunião, ou mesmo fora dela, através de um canal de chat de equipa ou e-mail de grupo.
3. Faça apresentações
As introduções são vitais para ter uma reunião envolvente. Quando os membros da equipa sabem quem está numa reunião, é muito mais provável que se envolvam, particularmente se conseguirem ver todos os que estão presentes. Relembrem os participantes das regras básicas, como ligar as câmaras e utilizar um fundo virtual, se necessário.
As apresentações também podem servir outro propósito. Uma vez que cada participante é apresentado juntamente com o seu papel e responsabilidades, envolvem-se de imediato. Não podemos deixar de prestar atenção quando somos o tema da conversa.
4. Dar a todos um papel na reunião
Maioria de nós sabe como é difícil permanecer empenhado durante uma reunião mais entediante. Para a pessoa que fala, no entanto, a experiência é completamente diferente. A adrenalina é-lhes aumentada por estarem na ribalta e por se sentirem completamente empenhados. Como tal, se todos tiverem a oportunidade de falar, recebem um pequeno impulso de adrenalina que os ajuda a permanecer atentos.
Ao atribuir papéis, considere os pontos fortes e as personalidades dos seus colaboradores e use a sua criatividade. Alguns papéis podem ser: líder, apontador, cronometrista, desafiador de ideias, etc.
5. Utilizar ferramentas virtuais para manter as coisas interessantes
Se tiver uma grande quantidade de informação a transmitir, vai querer utilizar diferentes meios de comunicação e fazer mudanças para evitar que os membros da equipa percam o foco. Lembre-se: é mais difícil manter-se concentrado numa pessoa que fala por vídeo do que numa pessoa em reunião presencial. Use imagens divertidas, slides coloridos em PowerPoint e partilha de ecrã para manter longe o cansaço do vídeo.
6. Gamificar a reunião
Para manter os membros da equipa envolvidos, a sua reunião tem de ser informativa e divertida. E o que é mais divertido e cativante do que jogos? Para reuniões memoráveis, escolha um ou dois jogos para jogar no início da reunião, durante a reunião, e também no fim.
Quebra-gelos
Os quebra-gelos são uma óptima forma de fazer com que os membros da equipa se descontraiam. Algumas ideias para os jogos “quebra-gelo” virtuais são: “preferem” (os participantes têm de escolher entre duas coisas e depois explicar porquê), “duas verdades e uma mentira” (cada participante conta duas verdades sobre si próprio e uma mentira e todos têm de adivinhar qual é a mentira) e “altos e baixos” (os participantes partilham um ponto alto e baixo da sua semana).
Jogos em curso
Os jogos em curso são jogos que decorrem em segundo plano durante toda a reunião para ajudar a manter os participantes atentos. Alguns exemplos de jogos em curso são “palavra do dia” (os participantes recebem uma palavra que devem tentar entrar furtivamente numa conversa em algum ponto da reunião), “sintonizados” (sempre que o orador segura um sinal que diz “sintonizados” todos os participantes na chamada têm de segurar o seu próprio sinal e o último a fazê-lo tem de completar um desafio) e “congelados” (os participantes tentam enganar-se uns aos outros fingindo estar congelados).
Jogos virtuais para Cognição e Criatividade
Se quer realmente fazer fluir a criatividade da sua equipa, tente marcar um jogo maior para a agenda da reunião. Isto pode ser algo como Scattergories, Charadas ou Werewolf.
Com equipas globais em ascensão, uma comunicação unificada e um ecossistema de colaboração sem descontinuidades tornou-se mais importante que nunca. As reuniões virtuais tornaram-se uma necessidade para todas as equipas remotas, mas as empresas que tornam as suas reuniões virtuais divertidas e envolventes vão registar uma maior produtividade e melhor retenção e satisfação dos colaboradores.
