A Covid-19 “obrigou” muitas empresas a permitir que os seus colaboradores trabalhassem remotamente ou através de modelos de trabalho híbridos. No entanto, nem todos os colaboradores estavam preparados para transferir todo o seu fluxo de trabalho para um ambiente virtual. Como resultado, muitas empresas lutaram com colaboradores desmotivados, que reduziram produtividade.
O onbording dos colaboradores remotos num ambiente virtual pode ser muito mais desafiante do que no local de trabalho. No entanto, a formação e apoio são cruciais para que os novos colaboradores sintam que pertencem a uma empresa no onboarding.
Para o ajudar, elaborámos uma checklist com 7 passos de onboarding, que funciona tanto para equipas de trabalho totalmente remotas, como para equipas de trabalho híbridas.
1. Envolvimento precoce
Fazer com que os seus colaboradores se sintam envolvidos desde cedo, antes mesmo do início efectivo do onboarding, é uma das melhores estratégias de envolvimento para quem vai trabalhar pelo menos uma parte do seu tempo à distância.
Há ações diferentes que podem levar a cabo para estabelecer o compromisso imediato. Por exemplo:
- Enviar-lhes um pacote de boas-vindas;
- Convidá-los para o chat de grupo ou canal de comunicação da empresa;
- Organizar um encontro virtual informal;
- Explicar o progresso do percurso de carreira e o sistema de recompensa pelo melhor desempenho;
- Comunicar e manter-se em contacto regularmente durante o início do onboarding.
Estas são apenas algumas das ações que o podem ajudar a envolver os seus colaboradores híbridos no início do processo de onboarding.
2. Configuração antecipada de uma secretária segura
Antes de mais, o seu colaborador precisa do equipamento certo para começar a trabalhar. Pense nas ferramentas de que precisa para desempenhar bem a sua função quando trabalha a partir de casa ou à distância. Ferramentas como um PC ou um portátil, um auricular de alta qualidade, webcam, telefone, impressora, material de secretária, teclado, rato, e similares.
Os colaboradores hibridos devem usufruir das mesmas condições de trabalho que o os que estão no escritório. Dependendo da função, há diferentes produtos de que poderão necessitar. Por exemplo, se tiver contratado um designer com um horário híbrido, deverá provavelmente fornecer um tablet para desenho.
Resumindo, os seus colaboradores com horários flexíveis devem ser auditados e julgados com base no seu desempenho. E, para o fazer, precisa proporcionar-lhes as mesmas condições de trabalho que os que estão no escritório fisico.
3. Ferramentas e materiais didácticos
Uma vez fornecidos os dispositivos necessários, marque uma reunião virtual entre o seu novo colaborador e o seu departamento de TI. Nesta altura, terá de fornecer ao colaborador o seguinte:
- Logins para a sua nova conta de e-mail empresarial;
- Credenciais para as ferramentas ou software remoto que utilizem;
- Canais e ferramentas de comunicação da empresa;
- Acesso ao calendário para marcação de reuniões;
- Formação adequada sobre cibersegurança;
- Manuais e materiais de ensino digitais para colaboradores;
- Acesso ao armazenamento e à documentação na cloud.
Ao assimilar a cultura da sua empresa e descobrir como tudo funciona, a sua integração fica muito mais facilitada.
4. Atribuir um Mentor
Outra excelente estratégia de onboarding num modelo remoto ou híbrido é emparelhá-los com um mentor, que será a sua principal pessoa de contacto. Os novos colaboradores terão frequentemente muitas perguntas, mas podem sentir-se demasiado envergonhados ou receosos de as fazer.
Para que se sintam mais à vontade, atribuir um mentor individual pode ser muito importante. Fornecer um incentivo para que o mentor os ajude a fazer o seu melhor quando assimilarem a nova contratação à cultura da empresa. Isto vai Criar um sentido de unidade e objectivos comuns ao ligar o sucesso do mentor ao desempenho do novo contratado.
5. Seja Transparente
Seja transparente ao longo de todo o processo de onboarding em todos os aspectos das suas operações.
Transparência financeira
A sua nova contratação tem de ser totalmente clara no que diz respeito ao que vai ganhar. A transparência financeira pode começar já durante o recrutamento, listando a tabela salarial.
Outra excelente forma de promover a transparência financeira é fornecendo um recibo de pagamento com cada salário. Um recibo de pagamento divide claramente o salário do colaborador, as deduções, as horas trabalhadas, etc. Para este efeito, pode utilizar um software de processamento de salários.
Objectivos Transparentes e Indicadores de Desempenho
Uma parte significativa de um processo de onboarding bem sucedido é fornecer à sua nova contratação KPIs que pretende que atinjam a curto e longo prazo. Eles precisam de saber o que esperar e como irá medir o seu sucesso, especialmente se trabalharem no local apenas alguns dias por semana.
Depois de passar pela formação virtual, dê ao seu novo colaborador tarefas simples para começar. Estabeleça sempre expectativas claras e dê prazos razoáveis. No final de cada projecto bem sucedido, agende algum tempo para reavaliação e feedback com as suas novas contratações.
6. Não Pare de Comunicar
Talvez o maior desafio no onboarding de colaboradores à distância ou híbridos seja a falta de proximidade física. Causar uma primeira impressão e estabelecer ligações pessoais com colegas de equipa para que um colaborador se sinta incluído é mais difícil num ambiente virtual.
Uma vez que os colaboradores nem sempre estão presentes para ler os seus sinais faciais, é necessário abrir uma linha de comunicação constante. Em locais remotos, é melhor comunicar em excesso do que sub-comunicar.
Tal como foi dito por Gallup, o onboarding não deve ser uma comunicação unidireccional, mas sim um processo onde se socializa e se contrata um novo recurso. E isto é especialmente vital para colaboradores num horário híbrido.
7. Formar os Gestores para Liderar Equipas Híbridas
De acordo com um inquérito de trabalho remoto da PWC, a formação de gestores para liderar equipas num ambiente remoto é a segunda maior lacuna ou ineficiência, logo atrás dos benefícios dos cuidados infantis.
Aprender a construir horários com a flexibilidade em mente é o primeiro passo para um trabalho híbrido bem sucedido. Como não existe uma solução única quando se trata de horários flexíveis, os gestores e líderes precisam de aprender os tipos de horários híbridos que funcionam melhor para as suas empresas, e as diferentes funções dentro de uma organização.
Um bom gestor deve diferenciar entre pessoal essencial que tem de estar no local ou num horário minimamente híbrido, e os que podem trabalhar totalmente à distância. A partir daí, o gestor é capaz de rodar e programar turnos de pessoal em conformidade, tendo sempre em mente o bem-estar doscolaboradores.
Resumo
Para finalizar, temos outra boa prática que pode utilizar para dar um impulso ao seu processo híbrido de onboarding – a personalização. Nem todos os colaboradores são iguais, todos têm formas diferentes em processar e aprender novas informações a uma velocidade diferente.
Adaptar o seu processo de onboarding a cada função de trabalho e permitir às suas novas contratações ter o seu próprio ritmo pode melhorar a integração e a assimilação do colaborador à cultura da empresa, independentemente de quantos dias trabalhem no local.
Esperamos que tenha achado esta lista de onboarding útil para tornar o trabalho híbrido mais fácil para todas as suas novas contratações. Embora o onboarding para diferentes funções possa alterar ligeiramente estas etapas, os princípios base permanecem os mesmos.
