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Construir melhores estratégias de comunicação: transforme as suas reuniões híbridas com o parceiro tecnológico certo

Nos últimos dois anos, muitas empresas sofreram dores de crescimento à medida que mudavam do escritório para o trabalho remoto e depois regressavam a uma combinação de ambos. Está a tornar-se cada vez mais evidente: o  trabalho híbrido está aqui para ficar.

Com 53 por cento dos funcionários a preferir um modelo híbrido e mais 24 por cento a querer que seja totalmente remoto, é evidente que não há regresso ao ambiente tradicional de escritório, de acordo com um estudo da Gallup.

Mas enquanto o trabalho híbrido vem com as suas regalias – como a capacidade de trabalhar com calças de pijama! – também pode trazer sentimentos de isolamento e desprendimento da cultura da empresa. Existe o risco de alguns colaboradores se sentirem “periféricos e desligados” do trabalho e da vida social que os ajuda a criar laços com outros funcionários, escreve Martine Haas na Harvard Business Review. Das pessoas que preferiram o trabalho híbrido em vez de ser totalmente remoto na sondagem Gallup, citaram a opção de se ligarem aos colegas de trabalho como a principal razão para irem para o escritório.

Como líder, pode estar a fazer a si próprio algumas perguntas difíceis. Como pode promover um ambiente empresarial inclusivo quando os colegas estão espalhados por todo o lado? Tem as ferramentas para liderar reuniões com colaboradores que se encontram tanto na sala da direcção como nos seus escritórios em casa? Está preparado para gerir projetos complexos e equipas geograficamente diversificadas?

O melhor fornecedor de tecnologia pode responder a quaisquer questões que tenha e continuará a trabalhar consigo para resolver quaisquer problemas que possam surgir à medida que o local de trabalho continua a mudar. Como pode saber se as suas comunicações unificadas e colaboração coincidem? Aqui estão quatro sinais a procurar.

4 Sinais que encontrou o parceiro técnico certo

  1. Acrescentam valor à experiência do funcionário. Com o trabalho híbrido vem uma diversificação sem precedentes das viagens dos colaboradores. Alguém que vem ao escritório todos os dias pode nunca se cruzar fisicamente com um colega que opta por trabalhar a partir de casa, mas é importante que ambos sintam que pertencem igualmente à cultura da empresa.
  2. Os empregadores estão a encontrar formas de realizar reuniões híbridas que reúnem participantes remotos e presenciais, estabelecendo salas de reunião com videoconferência dedicada. No entanto, ainda há espaço para melhorar. A capacidade de cumprir objetivos organizacionais depende da capacidade de promover uma comunicação aberta e fácil entre colegas de trabalho, não importa onde se encontrem.
  3. Os colaboradores que se sentem parte de algo maior prestam um melhor serviço aos clientes, pelo que qualquer investimento na melhoria da experiência dos colaboradores vale a pena. Os melhores fornecedores de comunicações unificadas e colaboração não se limitam ao hardware ou software – eles dão-lhe as ferramentas necessárias para aproximar colaboradores e clientes. Características integradas como mensagens de vídeo e chat em grupo fazem com que a partilha de ideias flua naturalmente, removendo a barreira da distância.
  4. Encaixam bem com a sua tecnologia, mas trazem mais para a mesa. Muitas empresas têm-se encontrado a operar com uma mistura ad-hoc de hardware e software à medida que as equipas funcionam em múltiplos locais. Mesmo quando os líderes fazem esforços para adaptar o local de trabalho ao trabalho híbrido, os trabalhadores à distância ainda correm o risco de se sentirem deixados de fora. No próximo ano, será vital integrar ferramentas de colaboração diárias, tais como o acompanhamento do progresso ou a partilha de ficheiros para ajudar os colegas remotos e em escritório a trabalharem em conjunto sem problemas.
  5. Um bom fornecedor de tecnologia avaliará as suas necessidades e determinará a melhor forma de implementar soluções que funcionem da forma como a sua empresa o faz. O seu parceiro de comunicações terá as ferramentas para racionalizar os seus sistemas e poupar tempo e dinheiro.
  6. Fornecem soluções flexíveis que crescem consigo a cada passo do caminho. As suas necessidades comerciais irão evoluir, pelo que os seus serviços de comunicação também devem evoluir. Quer precise apenas de algumas linhas fixas num único local ou de um conjunto completo de ferramentas de colaboração baseadas na nuvem em múltiplos locais, o seu fornecedor deverá ser capaz de lhe dar o que precisa, quando precisar.
  7. Os serviços baseados em subscrições dão acesso à tecnologia de que necessita sem ter de pagar por nada que não faça falta- mas tem sempre a opção de adicionar mais quando estiver pronto. Os planos de subscrição também colocam ferramentas de comunicação na ponta dos dedos com as últimas actualizações para máxima segurança e conformidade, para que possam ser implementadas quando chegar a altura de crescer.
  8. Uma solução flexível permite-lhe criar um ambiente de comunicação personalizado no qual tem total controlo sobre as janelas de atualização e manutenção. Além disso, sem grandes requisitos de investimento de capital inicial, um modelo de subscrição é muitas vezes mais acessível e mais fácil de orçamentar.
  9. Um fornecedor de tecnologia de confiança ajudá-lo-á a tomar decisões importantes sobre os seus serviços de comunicação: que produtos funcionam melhor para a sua situação atual, quando implementar mudanças para que os seus serviços sejam ininterruptos, que pacotes de soluções se adequam às suas necessidades individualizadas. O melhor fornecedor de comunicações unificadas e colaboração é mais do que apenas um fornecedor – é o seu parceiro a longo prazo em comunicações.
  10. Vivem no presente mas inovam para o futuro. Têm sido uns anos movimentados, e muitas empresas têm sido forçadas a fazer mudanças rápidas para acompanhar o ritmo, por vezes conformando-se com práticas ultrapassadas concebidas para um tempo diferente. A forma como trabalhamos está sempre a evoluir; tecnologias como vídeo-conversação press-to-connect, mensagens integradas e colaboração ao vivo são agora consideradas essenciais para a vida quotidiana de uma empresa.
  11. O seu parceiro tecnológico deve ser capaz de lhe apresentar as soluções de que necessita para se manter no topo dos desafios atuais, mas também deve estar constantemente a inovar e a preparar-se para tudo o que possa vir a seguir. As plataformas de subscrição baseadas em nuvem e UC permitem aos fornecedores implementar continuamente novas actualizações e melhorar o software existente para fornecer a melhor experiência aos seus parceiros. Terão opções que escalam com o seu negócio, para que saiba que está sempre a obter o melhor valor para as suas necessidades.

Um líder da indústria com um toque pessoal.

Embora seja importante que qualquer fornecedor de comunicações unificadas e colaboração possa apoiar os seus parceiros com todas as capacidades acima mencionadas, a característica mais notável que devem ter é a confiança. Como pode ter a certeza de que o seu fornecedor é de confiança? Leve o tempo que for necessário para conhecer a reputação do seu fornecedor de tecnologia e a sua relação com outros parceiros antes de determinar se são a combinação certa para si.

Para a Minnie’s Food Pantry, uma organização sem fins lucrativos dedicada a fornecer refeições saudáveis e recursos aos necessitados, era crucial encontrar o fornecedor de comunicações adequado. Em 2019, Minnie’s e Mitel começaram a trabalhar em conjunto para descobrir as melhores formas de comunicar e escolheram uma solução baseada na nuvem concebida para apoiar a sua importante missão.

“No futuro, estamos a tornar-nos um centro de recursos e vamos ter sucesso porque temos o elemento de comunicação para nos ajudar a fazer isso”, disse Cheryl Jackson, fundadora da Minnie’s Food Pantry. “Vai ser incrível”

Da mesma forma, a AllSaints, uma marca de moda internacional, procurava unificar a experiência de comunicação para clientes de todo o mundo. Com operações em 27 países, A AllSaints precisava de migrar sem constrangimentos para a nuvem com um impacto mínimo nos utilizadores. Com apoio 24 horas por dia da Mitel e do parceiro Opus Technology, a AllSaints ganhou a capacidade de escalar os requisitos durante as horas de ponta, optimizando recursos e traçando um rumo para o crescimento.

“A mudança para a nuvem proporcionou maior estabilidade e fiabilidade, com funcionalidade global”, observou Andy Dean, Director de Operações Técnicas da AllSaints.

Está pronto para unir a sua equipa e desenvolver melhores estratégias híbridas? Quer o seu negócio seja uma empresa sem fins lucrativos em crescimento ou uma empresa multinacional estabelecida, saiba como a Mitel pode ajudar a modernizar a sua forma de trabalhar para que se possa concentrar no seu futuro.

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