Longe vai o tempo em que os colaboradores andavam no escritório andavam com a mão a segurar o telefone, com os aparelhos de telefone presos entre a cabeça e os ombros. Felizmente, a tecnologia tem avançado desde então. Se tiver um telefone comercial como o MiVoice 5360 IP Phone, pode usar um headset para salvar o seu pescoço e libertar as suas mãos para outras tarefas, como tomar notas. Mas com grande poder vem também grande responsabilidade.
É essencial manter uma etiqueta na utilização de auscultadores para o bom funcionamento do local de trabalho, pelo que nos encarregamos de colocar estas regras básicas em tinta (ou, neste caso, em pixels). Sinta-se à vontade para os usar no seu escritório – especialmente se tiver algum infractor crónico. Os seus colegas de trabalho vão agradecer.
1. Controle o seu volume
Não estamos a falar do volume do seu telefone. Os botões e mostradores para isso são normalmente fáceis de encontrar. Estamos a falar do volume da sua voz. Se estiver num local de trabalho em espaço aberto, o ruído é sempre uma preocupação, e uma voz alta pode rapidamente tornar-se uma distracção para dezenas de colegas de trabalho. Muitas pessoas projectam vozes gloriosas que devem ser salvas para o palco do teatro. Tente ter consciência de si próprio e, ocasionalmente, monitorizar o seu volume se usar os seus auscultadores. Se as pessoas o conseguirem ouvir do outro lado da sala, é provavelmente altura de se ajustar. E se não conseguir resistir a abrir esses tubos e falar a todo o volume, vá para um lugar isolado, como uma sala de conferências. Algumas empresas com locais de trabalho em open space têm mesmo salas designadas para receber chamadas telefónicas.
2. Não coma enquanto usa o auscultador
Os auscultadores são muito bons a captar ruídos da sua boca. São apontados directamente para a sua boca, uma vez que é daí que vem a sua voz. Mas isso também significa que os auscultadores são óptimos a captar qualquer outro ruído que saia da sua boca. Mastigar. Triturar. Não importa quão calmo pensa que está; se estiver a comer ou a beber enquanto está no seu auscultador telefónico, as pessoas vão ouvi-lo. E quando os seus colegas de trabalho o ouvem a mastigar ao telefone, parece que está mesmo ao seu lado, mastigando nos seus ouvidos. Portanto, guarde os aperitivos para antes ou depois da sua chamada. E se tiver de comer ou beber durante a sua chamada (o que provavelmente não acontece), certifique-se duplamente de que está em mute. E isso é uma óptima continuação para a regra #3.
3. Silencie-se quando não estiver a falar
Todos têm estado numa conferência telefónica com papel a ranger, dactilografia alta, barulho de fundo de outros escritórios, e sons bizarros e perturbadores. Se não estiver numa simples chamada um-a-um, coloque o seu telefone em modo silencioso quando não estiver a contribuir para a conversa. Se estiver a ouvir, não há razão para não manter em silêncio a maior parte da chamada. Ajudá-lo-á a evitar desviar a chamada em conferência, distraindo os seus colegas de trabalho, e potencialmente envergonhar-se se os colegas de trabalho tentarem iniciar uma conversa enquanto ainda está no seu auscultador.
4. Não tenha conversas laterais
Quando está com auscultadores, as conversas laterais são outra coisa a evitar. Isto inclui as conversas iniciadas por si ou iniciadas por outros. A sua conversa distrairá outras pessoas durante a chamada. Mesmo se estiver em mute, perderá o que se passa durante a chamada. Se não precisar de ouvir o que se está a passar, provavelmente não precisa de estar na chamada. Tente guardar a conversa para outra altura. Mas se tiver absolutamente de falar com alguém durante uma chamada, use um método silencioso como a ferramenta de conversa de negócios, ou notas manuscritas dobradas em aviões de papel.
5. Não leve os seus auscultadores para a casa de banho
Deve ser óbvio, mas não leve os auscultadores à casa de banho. É indelicado. É pouco higiénico. E é simplesmente grosseiro. É tão embaraçoso para as outras pessoas na casa de banho consigo como é para qualquer pessoa do outro lado da linha. Se precisar de se desculpar de uma chamada, desculpe-se a si próprio. Mas uma casa de banho não é lugar para um auscultador telefónico. Basta dizer não.
