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5 dicas para fazer uma limpeza de verão às suas ferramentas de comunicação

Há um motivo para sentirmos vontade de limpar a casa toda no início do Verão. Após a letargia e a tristeza do inverno, a nova estação traz uma energia bem-vinda.

Mas que tal fazer uma “limpeza de Verão” nas suas ferramentas de comunicação? Um colaborador utiliza, em média, 17 aplicações diferentes na nuvem, três serviços de partilha de conteúdos e três ferramentas de colaboração. Que horror! Além de ser cansativo, essa é uma receita certa para a confusão, a perda de dados e frustração geral.

Seja você o responsável pelo software de comunicação da sua organização e simplifique a sua vida, aproveite esta época do ano para fazer uma limpeza. Talvez seja um bom momento para considerar uma solução de comunicação única. 

No seu espaço de trabalho colaborativo, os colaboradores e as equipas podem partilhar tarefas e documentos, agendar chamadas, e realizar conferências de áudio e vídeo.

Os seus sistemas atuais estão a proporcionar a produtividade e a experiência do cliente de que você precisa? Caso contrário, considere estas dicas para dar um boost e refazer sua abordagem de colaboração e comunicação.

1. Identifique o objetivo e o valor de cada ferramenta de comunicação

Primeiro, pergunte a si mesmo e à sua equipa o que é necessário para os seus sistemas de comunicação. O que é mais valioso para suas metas de negócios e qual tecnologia é mais adequada para isso? Noutras palavras, o que frustra as pessoas, onde é que as necessidades são deixadas de lado ou como é que os clientes poderiam ser mais bem atendidos. De seguida, aplique suas ideias para avaliar suas ferramentas atuais.

Algumas perguntas para começar:

  • A tecnologia ajuda ou atrapalha a produtividade?
  • As suas ferramentas de comunicação mantêm as conversas da sua equipa sem interrupções, independentemente do dispositivo – smartphone, desktop ou laptop?
  • Elas criam um espaço comum onde os membros da equipa podem comunicar, compartilhar documentos e marcar reuniões com facilidade?
  • Os funcionários podem responder de forma rápida e eficiente aos clientes?

2. Analise os custos e os benefícios de seu software de comunicação

Em última análise, o objetivo de qualquer sistema de comunicação é ajudar na produtividade e agregar valor à empresa. Ou está a ganhar ou a perder dinheiro, certo? O problema é que a tecnologia pode ser sedutora, especialmente quando é novidade. Devemos questionar: O tempo gasto com essa app mais recente está a alcançar os resultados desejados?

“Na nossa cultura, tendemos a concentrar-nos apenas nos benefícios, o que nos dá o que chamamos de ‘mentalidade maximalista'”, explica Cal Newport, autor e professor de ciências na Universidade de Georgetown, num recente artigo da Forbes. “É fácil olharmos apenas para os benefícios e então depois você fica muito preocupado com a possibilidade de perdê-los… A mentalidade minimalista considera os custos tanto quanto os benefícios.” Passe mais tempo a avaliar os custos das suas ferramentas de comunicação existentes, desde o tempo desperdiçado na troca de aplicações de negócios aos custos mensais de ferramentas de colaboração separadas. Se não estiver a obter o retorno certo para o seu investimento, utilize isso para encontrar ferramentas de comunicação mais económicas e completas.

3. Reduza a distração e otimize o capital de atenção

Newport defende o minimalismo digital. Afaste-se do turbilhão da vida digital, identifique o que é mais importante para si e, em seguida, adicione novamente a tecnologia que dará suporte às suas prioridades. Nos negócios, isso significa encontrar soluções para aumentar a produtividade automatizando tarefas simples – como marcar reuniões – melhorando os fluxos de trabalho.

O que está em jogo é a capacidade de se concentrar e fazer as coisas. Sem isso, você corre o risco de esgotar a energia da sua equipa e impedir que seus funcionários realizem as tarefas mais importantes primeiro.

Como reduzir o ruído digital e otimizar o tempo de trabalho? Comece automatizando e controlando quem pode entrar em contato consigo e quando. Precisa de algum tempo para realizar um projeto importante? Use a tecnologia de presença para informar aos seus colegas de trabalho que você não está disponível ou que só está disponível por meio de um canal específico, como texto. 

4. Concentre-se na experiência do cliente

Lembre-se de que a tecnologia mais sexy não vale seus bytes se não responder ao seu cliente. As empresas mais competitivas estão a fazer a experiência do consumidor, o seu fator de diferenciação. Ao avaliar a suas ferramentas de comunicação, é importante considerar como o seu software de comunicação afeta a experiência do cliente com a sua empresa.

A sua solução atual permite comunicações perfeitas interna e externamente? Ela integra facilmente a outros sistemas essenciais, como CRMs? Os agentes do seu contact center podem aceder rapidamente às informações e aos recursos internos de que precisam, quando precisam? As respostas a essas perguntas afetam diretamente a sua capacidade de resposta ao cliente. 

5. Torne conveniente trabalhar em qualquer lugar

Hoje em dia, mais membros da equipa trabalham remotamente – na estrada, num escritório em casa ou no campo. Utilize essa oportunidade para entrar em contacto com seus funcionários remotos e descobrir quais são as dores de cabeça que eles estão a enfrentar.

As uas ferramentas de colaboração permitem que eles se comuniquem e respondam rapidamente aos clientes com facilidade? Eles podem aceder a informações e a pessoas facilmente através dos seus smartphones? Procure uma solução de comunicação que permita que sua equipe aceda a tudo o que precisa por meio de um único portal da Web.

Está pronto para fazer sua limpeza de Verão? É o momento perfeito para dar uma nova olhadela no seu software de comunicação para garantir que está a obter o melhor retorno possível. E quando você estiver pronto para implementar o novo software, consulte este guia prático para criar a implementação perfeita de um novo sistema de comunicações. 

Informações imprensa

Para mais informações contactar EDC – Design e Comunicação

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