O COVID-19 “obrigou” muitas empresas a permitir que as equipas trabalhassem à distância ou através de modelos de trabalho híbridos. No entanto, nem todos os empregadores podem transferir o seu fluxo de trabalho para um ambiente virtual. Como resultado, muitas organizações debateram-se com funcionários desmotivados e produtividade reduzida.
A integração de colaboradores remotos num ambiente virtual pode ser mais difícil do que a integração tradicional no local de trabalho. No entanto, esta formação e apoio são cruciais para que os novos funcionários num modelo de trabalho híbrido se integrem e sintam que pertencem à empresa.
Para o ajudar, compilámos uma lista de verificação abrangente de integração em 7 passos para facilitar o trabalho híbrido.
1. Envolvimento precoce
Fazer com que os seus funcionários se sintam incluídos desde o início, antes mesmo de a integração começar, é uma das melhores estratégias de envolvimento dos funcionários para os colaboradores que trabalham pelo menos uma parte do seu tempo remotamente.
Há várias coisas que pode fazer para criar envolvimento desde o início. Por exemplo:
- Enviar-lhes um kit de boas-vindas
- Convidá-los para o chat de grupo ou canal de comunicação relevante
- Organizar um encontro virtual informal
- Explicar a progressão na carreira e o sistema de recompensas para os melhores desempenhos
- Comunicar e manter-se em contacto regularmente durante o início da integração
Estas são apenas algumas das coisas que o podem ajudar a envolver os seus colaboradores em regime de trabalho híbrido no início da integração.
2. Garanta as ferramentas de trabalho com antecedência
Antes de mais, o seu colaborador precisa do equipamento certo para começar a trabalhar. Pense nas ferramentas de que o seu novo trabalhador híbrido precisa para ter um bom desempenho na sua função quando trabalha a partir de casa ou remotamente. Falamos de um PC ou um portátil, auscultadores de alta qualidade, webcam, telefone, impressora, material de escritório, teclado, rato, etc.
Os colaboradores parcialmente remotos devem usufruir das mesmas condições de trabalho que o seu pessoal no escritório. Consoante a função que desempenham, podem necessitar de diferentes elementos essenciais. Por exemplo, se contratou um designer com um horário híbrido, deve provavelmente fornecer-lhe um tablet
Em suma, os seus colaboradores com horários flexíveis devem ser auditados e avaliados com base no seu desempenho. E para isso, é necessário proporcionar-lhes as mesmas condições de trabalho que os empregados no local.
Nem todos os espaços de trabalho são iguais. Descubra como os trabalhadores podem melhorar os seus escritórios em casa ou espaços de trabalho remoto para uma maior produtividade.
3. Ferramentas e materiais de aprendizagem
Depois de fornecer os dispositivos necessários, organize uma reunião virtual entre o novo funcionário e o departamento de TI ou outra pessoa/grupo de integração. Nesta altura, deve fornecer ao novo funcionário o seguinte
- Detalhes de início de sessão para a nova conta de correio eletrónico da empresa
- Credenciais para quaisquer ferramentas ou software remotos que irão utilizar
- Canais e ferramentas de comunicação para toda a empresa
- Acesso ao calendário para compromissos ou reuniões com clientes
- Formação adequada sobre cibersegurança
- Manuais digitais dos trabalhadores e materiais didácticos
- Acesso a documentação e armazenamento na nuvem
Embora a assimilação da cultura da sua empresa e a compreensão do funcionamento da mesma seja mais simples para os funcionários normais, no local, os trabalhadores num modelo híbrido podem ter dificuldade em adaptar-se às suas funções. Por isso, o seu trabalho é facilitar a integração deles.
4. Defina um colega para ser mentor
Outra excelente estratégia de integração para os colaboradores num modelo remoto ou híbrido consiste em associá-los a um mentor ou a um amigo que será a sua principal pessoa de contacto. Os novos funcionários têm muitas perguntas, mas podem ter vergonha ou medo de as fazer.
Para que se sintam mais confortáveis, providencie um mentor individual com um funcionário disposto a mostrar-lhes todos os pormenores da empresa.
Ofereça um incentivo para que o mentor o incentive a dar o seu melhor ao assimilar o novo contratado à cultura da empresa. Criará um sentido de unidade e objetivos comuns ao associar o sucesso do mentor ao desempenho do novo contratado.
5. Seja transparente
Seja transparente durante todo o processo de integração em todos os aspetos das suas operações.
Transparência financeira
O novo contratado precisa de ser totalmente transparente no que diz respeito aos seus rendimentos. A transparência financeira pode começar logo durante o recrutamento, indicando a faixa salarial no seu anúncio de emprego.
Outra ótima forma de promover a transparência financeira é fornecer um recibo de vencimento com cada salário. O recibo de vencimento separa o salário do empregado, as deduções, as horas trabalhadas, etc. Para este efeito, pode utilizar um gerador de recibos de vencimento fiável para listar e calcular os seus rendimentos com precisão.
Objetivos transparentes e indicadores de desempenho
Uma parte significativa de um processo de integração bem-sucedido é fornecer ao seu novo contratado os KPIs que planeia medir e uma lista de objetivos a curto e longo prazo para a sua função. Eles precisam de saber o que esperar e como irá medir o seu sucesso, principalmente se trabalharem no local apenas alguns dias por semana.
Depois de passar pela formação virtual, dê ao seu novo colaborador tarefas simples. Defina sempre expectativas claras e dê prazos razoáveis. No final de cada projeto bem-sucedido, reserve algum tempo para reavaliação e feedback com os seus novos contratados.
6. Não deixe de comunicar
Talvez o maior desafio na integração de trabalhadores à distância ou híbridos seja a falta de proximidade física. Causar uma primeira impressão e estabelecer ligações pessoais com os colegas de equipa para que os funcionários se sintam incluídos é mais difícil de conseguir virtualmente.
Uma vez que os funcionários nem sempre estão presentes para ler as suas indicações faciais, é necessário abrir uma linha de comunicação constante. Em ambientes remotos, é melhor comunicar demais do que comunicar de menos.
Como afirma a Gallup, o onboarding não deve ser uma comunicação unidirecional, mas sim um processo em que se socializa e envolve o novo contratado. E isto é especialmente vital para os trabalhadores com um horário híbrido.
7. Formar os gestores para liderar equipas híbridas
De acordo com um inquérito sobre trabalho remoto da PWC, a formação de gestores para liderar equipas num ambiente remoto é a segunda maior lacuna ou ineficiência, logo a seguir aos benefícios dos cuidados infantis.
Aprender a criar horários flexíveis é o primeiro passo para facilitar o trabalho híbrido. Não existe uma solução única para os horários flexíveis, pelo que os gestores e líderes têm de aprender quais os horários híbridos que funcionam melhor para as suas necessidades empresariais e para as diferentes funções organizacionais.
Um bom gestor deve distinguir entre o pessoal essencial no local ou com um horário minimamente híbrido e aqueles que podem trabalhar remotamente. A partir daí, o gestor tem de ser capaz de rodar e programar os turnos do pessoal em conformidade, tendo sempre em mente o bem-estar dos empregados.
Resumo
Para concluir, temos outra prática recomendada que pode utilizar para impulsionar o seu processo de integração híbrido – a personalização. Nem todos os funcionários são iguais; todos têm formas diferentes de processar e aprender novas informações a velocidades diferentes.
Adaptar o seu processo de onboarding a cada função e permitir que as novas contratações tenham o seu próprio ritmo de progresso pode melhorar a integração e assimilação do funcionário à cultura da empresa, independentemente do número de dias em que trabalha no local.
Esperamos que esta lista de verificação de integração tenha sido útil para facilitar o trabalho híbrido para todos os seus novos contratados. Embora a integração para diferentes funções possa alterar ligeiramente estes passos, os princípios permanecem os mesmos.
