Trabalha para uma agência governamental, educativa ou instituição sem fins lucrativos? Pode escolher entre duas opções quando estiver pronto para adquirir um sistema de comunicações – ambas satisfazem os seus requisitos consursais:
- Pedido de proposta (RFP)
- Contrato de compra da Sourcewell
Porque é que existem requisitos concursais?
Todas as agências financiadas com fundos públicos têm de colocar projetos a concurso para proporcionar às empresas oportunidades iguais de ganhar o negócio da agência num formato padronizado para garantir a equidade. As agências também têm de utilizar o processo de concurso para documentar a forma como gastam os fundos que lhes são atribuídos. O método mais comum para o fazer tem sido, tradicionalmente, um RFP. Mas, dependendo das suas necessidades, o contrato de compra cooperativa da Sourcewell pode ser uma alternativa melhor.
O RFP tradicional
O processo de RFP foi concebido para permitir que as empresas concorram de forma justa pelo trabalho disponível. A Investopedia define-o desta forma:
Um Pedido de Proposta para um programa específico pode exigir que a empresa analise as propostas para examinar a sua viabilidade, a saúde da empresa proponente e a capacidade do proponente para fazer o que é proposto. O RFP pode fornecer informações detalhadas sobre o projeto ou programa, mas pode deixar margem de manobra para que o proponente preencha os espaços em branco sobre a forma como o projeto seria concluído ou o programa executado.
Embora este processo tenha sido concebido com boas intenções, pode apresentar alguns desafios de compra para as agências governamentais, educativas e sem fins lucrativos. Num artigo sobre a eficácia do processo de RFP, Brian Pullen da Playground, Inc. disse o seguinte:
Em princípio, o RFP foi criado para resolver uma série de questões, sendo a justiça, a estrutura, a clareza e a distribuição as principais. Foi criado para proporcionar uma oportunidade igual a qualquer empresa que deseje apresentar uma proposta […]. O processo também cria uma estrutura padronizada para a criação do RFP e para a apresentação de propostas. O RFP também foi criado para trazer clareza às agências que apresentam propostas, tornando a comunicação dos principais requisitos mais organizada desde o início. Finalmente, ter um documento padronizado contendo todas as informações necessárias poderia ser amplamente distribuído, permitindo que muitas agências o obtivessem e o apresentassem, resultando em mais opções.
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Quais são os desafios que as RFPs apresentam para as agências governamentais, educacionais e sem fins lucrativos?
Em primeiro lugar, os RFP podem limitar a qualidade das respostas que recebe (não necessariamente a quantidade). Responder a RFPs consome muito tempo, pelo que pode causar o seguinte:
- As melhores agências optam por não responder
- As empresas só respondem se virem um benefício significativo e/ou grandes hipóteses de ganhar o concurso
- As que respondem dedicam pouca energia à sua proposta
Em segundo lugar, e mais importante, este processo é muito moroso para as agências que vão a concurso. Num processo normal de RFP, cada agência seguirá os seguintes passos:
- Identificar potenciais fornecedores
- Desenvolver especificações de equipamento e serviços
- Criar e publicitar o RFP
- Receber respostas ao RFP
- Avaliar as propostas
- Atribuir a proposta mais baixa
- Oferecer um período de protesto
- Mandar entregar e instalar o equipamento
- Rever e manter o contrato durante a sua vigência
No mínimo, o processo de RFP demora três a seis meses, mas normalmente demora seis a nove meses desde a criação do RFP até à instalação. E mesmo depois de tudo isso, a forma como o processo de RFP está concebido significa que não há forma de garantir que irá obter os produtos ou serviços que melhor se adequam às suas necessidades. Fatores como hardware barato e estruturação de contratos pouco relacionados com as suas principais necessidades podem influenciar a decisão final.
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A alternativa da Sourcewell
Os contratos da Sourcewell eliminam esses desafios de RFP. Eles aliviam o fardo das RFPs das agências governamentais, educacionais e sem fins lucrativos. A Sourcewell conduz o seu próprio processo rigoroso de RFP e concede a um fornecedor um contrato nacional. Uma vez que o trabalho de RFP já está feito, as agências podem comprar tecnologia de comunicação imediatamente através de um contrato da Sourcewell, poupando meses, palavras e incerteza.
Se está interessado num sistema de comunicações Mitel, está com sorte – a Sourcewell atribuiu à Mitel um contrato de fornecedor de soluções de comunicações.
O processo de compra e o cronograma são significativamente reduzidos para agências governamentais, educacionais e instituições sem fins lucrativos que utilizam os contratos cooperativos da Sourcewell. Em vez do demorado processo de nove etapas listado acima, é necessário completar apenas quatro etapas:
- Tornar-se membro da Sourcewell (se ainda não o é);
- Entrar em contacto com a Mitel ou com um parceiro Mitel de confiança para determinar as necessidades específicas do seu sistema telefónico;
- Indicar que pretende obter os preços da Sourcewell para aquisição;
- Coordenar com o seu parceiro Mitel (agente de vendas da Sourcewell) a instalação e implementação.
Não só há menos etapas, como cada uma implica muito menos tempo, e a maior parte do trabalho pesado é feita pela Mitel ou pelo seu parceiro Mitel (ou o trabalho já foi feito pela Sourcewell).
A Sourcewell faz o trabalho para o ajudar a evitar o processo de RFP
Nos bastidores, aqui está o processo de 12 etapas que a Sourcewell realiza para tornar tudo isso possível, o que poupa muito tempo e dinheiro no processo tradicional de RFP para o comprador do sistema telefónico do governo ou do setor educacional.
- Identificar as necessidades dos membros
- Pesquisar soluções disponíveis no mercado
- Solicitar permissão do Conselho de Administração da Sourcewell
- Elaborar uma solicitação, anúncio público e aviso
- Realizar uma conferência de pré-proposta seguida da receção das respostas
- Avaliar as respostas dos proponentes
- Rever os resultados da avaliação
- Apresentar recomendações ao Conselho de Administração da Sourcewell
- Adjudicar o(s) fornecedor(es)
- Publicar os documentos contratuais aprovados
- Desenvolver e implementar um plano de marketing conjunto com o(s) fornecedor(es) selecionado(s)
- Rever e manter o nosso contrato durante a sua vigência
Veja o detalhe mais profundamente deste processo da Sourcewell
3 reservas comuns da Sourcewell
Para alguns, os benefícios do processo da Sourcewell podem parecer demasiado bons para serem verdade. Aqui estão algumas das reservas mais comuns que ouvimos e as respostas diretas:
- Tornar-se um membro da Sourcewell é difícil ou caro.
A verdade: A adesão é gratuita, sem compromisso e sem responsabilidade para as agências elegíveis, incluindo agências governamentais, educativas ou instituições sem fins lucrativos em todo o país. - Não estou familiarizado com a Sourcewell e não quero trabalhar com um terceiro desconhecido.
A verdade: A Sourcewell é uma agência governamental. Relativamente às compras, os líderes municipais obtêm o melhor de dois mundos – acesso a revendedores locais com poder de compra nacional através de compras cooperativas. - O processo da Sourcewell não satisfaz os meus requisitos de licitação.
A Verdade: Sim, o contrato da Sourcewell pode satisfazer os seus requisitos de licitação – temos toda a documentação necessária.
Quer saber mais? Entre em contacto connosco.
