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Sourcewell vs. RFP: duas formas de comprar um sistema telefónico

Trabalha para uma agência governamental, educativa ou instituição sem fins lucrativos? Pode escolher entre duas opções quando estiver pronto para adquirir um sistema de comunicações – ambas satisfazem os seus requisitos consursais:

  1. Pedido de proposta (RFP)
  2. Contrato de compra da Sourcewell

Porque é que existem requisitos concursais?

Todas as agências financiadas com fundos públicos têm de colocar projetos a concurso para proporcionar às empresas oportunidades iguais de ganhar o negócio da agência num formato padronizado para garantir a equidade. As agências também têm de utilizar o processo de concurso para documentar a forma como gastam os fundos que lhes são atribuídos. O método mais comum para o fazer tem sido, tradicionalmente, um RFP. Mas, dependendo das suas necessidades, o contrato de compra cooperativa da Sourcewell pode ser uma alternativa melhor.

O RFP tradicional

O processo de RFP foi concebido para permitir que as empresas concorram de forma justa pelo trabalho disponível. A Investopedia define-o desta forma:

Um Pedido de Proposta para um programa específico pode exigir que a empresa analise as propostas para examinar a sua viabilidade, a saúde da empresa proponente e a capacidade do proponente para fazer o que é proposto. O RFP pode fornecer informações detalhadas sobre o projeto ou programa, mas pode deixar margem de manobra para que o proponente preencha os espaços em branco sobre a forma como o projeto seria concluído ou o programa executado.

Embora este processo tenha sido concebido com boas intenções, pode apresentar alguns desafios de compra para as agências governamentais, educativas e sem fins lucrativos. Num artigo sobre a eficácia do processo de RFP, Brian Pullen da Playground, Inc. disse o seguinte:

Em princípio, o RFP foi criado para resolver uma série de questões, sendo a justiça, a estrutura, a clareza e a distribuição as principais. Foi criado para proporcionar uma oportunidade igual a qualquer empresa que deseje apresentar uma proposta […]. O processo também cria uma estrutura padronizada para a criação do RFP e para a apresentação de propostas. O RFP também foi criado para trazer clareza às agências que apresentam propostas, tornando a comunicação dos principais requisitos mais organizada desde o início. Finalmente, ter um documento padronizado contendo todas as informações necessárias poderia ser amplamente distribuído, permitindo que muitas agências o obtivessem e o apresentassem, resultando em mais opções.

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Quais são os desafios que as RFPs apresentam para as agências governamentais, educacionais e sem fins lucrativos?

Em primeiro lugar, os RFP podem limitar a qualidade das respostas que recebe (não necessariamente a quantidade). Responder a RFPs consome muito tempo, pelo que pode causar o seguinte:

  • As melhores agências optam por não responder
  • As empresas só respondem se virem um benefício significativo e/ou grandes hipóteses de ganhar o concurso
  • As que respondem dedicam pouca energia à sua proposta

Em segundo lugar, e mais importante, este processo é muito moroso para as agências que vão a concurso. Num processo normal de RFP, cada agência seguirá os seguintes passos:

  • Identificar potenciais fornecedores
  • Desenvolver especificações de equipamento e serviços
  • Criar e publicitar o RFP
  • Receber respostas ao RFP
  • Avaliar as propostas
  • Atribuir a proposta mais baixa
  • Oferecer um período de protesto
  • Mandar entregar e instalar o equipamento
  • Rever e manter o contrato durante a sua vigência

No mínimo, o processo de RFP demora três a seis meses, mas normalmente demora seis a nove meses desde a criação do RFP até à instalação. E mesmo depois de tudo isso, a forma como o processo de RFP está concebido significa que não há forma de garantir que irá obter os produtos ou serviços que melhor se adequam às suas necessidades. Fatores como hardware barato e estruturação de contratos pouco relacionados com as suas principais necessidades podem influenciar a decisão final.

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A alternativa da Sourcewell

Os contratos da Sourcewell eliminam esses desafios de RFP. Eles aliviam o fardo das RFPs das agências governamentais, educacionais e sem fins lucrativos. A Sourcewell conduz o seu próprio processo rigoroso de RFP e concede a um fornecedor um contrato nacional. Uma vez que o trabalho de RFP já está feito, as agências podem comprar tecnologia de comunicação imediatamente através de um contrato da Sourcewell, poupando meses, palavras e incerteza.

Se está interessado num sistema de comunicações Mitel, está com sorte – a Sourcewell atribuiu à Mitel um contrato de fornecedor de soluções de comunicações.

O processo de compra e o cronograma são significativamente reduzidos para agências governamentais, educacionais e instituições sem fins lucrativos que utilizam os contratos cooperativos da Sourcewell. Em vez do demorado processo de nove etapas listado acima, é necessário completar apenas quatro etapas:

  1. Tornar-se membro da Sourcewell (se ainda não o é);
  2. Entrar em contacto com a Mitel ou com um parceiro Mitel de confiança para determinar as necessidades específicas do seu sistema telefónico;
  3. Indicar que pretende obter os preços da Sourcewell para aquisição;
  4. Coordenar com o seu parceiro Mitel (agente de vendas da Sourcewell) a instalação e implementação.

Não só há menos etapas, como cada uma implica muito menos tempo, e a maior parte do trabalho pesado é feita pela Mitel ou pelo seu parceiro Mitel (ou o trabalho já foi feito pela Sourcewell).

A Sourcewell faz o trabalho para o ajudar a evitar o processo de RFP

Nos bastidores, aqui está o processo de 12 etapas que a Sourcewell realiza para tornar tudo isso possível, o que poupa muito tempo e dinheiro no processo tradicional de RFP para o comprador do sistema telefónico do governo ou do setor educacional.

  1. Identificar as necessidades dos membros
  2. Pesquisar soluções disponíveis no mercado
  3. Solicitar permissão do Conselho de Administração da Sourcewell
  4. Elaborar uma solicitação, anúncio público e aviso
  5. Realizar uma conferência de pré-proposta seguida da receção das respostas
  6. Avaliar as respostas dos proponentes
  7. Rever os resultados da avaliação
  8. Apresentar recomendações ao Conselho de Administração da Sourcewell
  9. Adjudicar o(s) fornecedor(es)
  10. Publicar os documentos contratuais aprovados
  11. Desenvolver e implementar um plano de marketing conjunto com o(s) fornecedor(es) selecionado(s)
  12. Rever e manter o nosso contrato durante a sua vigência

Veja o detalhe mais profundamente deste processo da Sourcewell

3 reservas comuns da Sourcewell

Para alguns, os benefícios do processo da Sourcewell podem parecer demasiado bons para serem verdade. Aqui estão algumas das reservas mais comuns que ouvimos e as respostas diretas:

  1. Tornar-se um membro da Sourcewell é difícil ou caro.
    A verdade: A adesão é gratuita, sem compromisso e sem responsabilidade para as agências elegíveis, incluindo agências governamentais, educativas ou instituições sem fins lucrativos em todo o país.
  2. Não estou familiarizado com a Sourcewell e não quero trabalhar com um terceiro desconhecido.
    A verdade: A Sourcewell é uma agência governamental. Relativamente às compras, os líderes municipais obtêm o melhor de dois mundos – acesso a revendedores locais com poder de compra nacional através de compras cooperativas.
  3. O processo da Sourcewell não satisfaz os meus requisitos de licitação.
    A Verdade: Sim, o contrato da Sourcewell pode satisfazer os seus requisitos de licitação – temos toda a documentação necessária.

Quer saber mais? Entre em contacto connosco.

Informações imprensa

Para mais informações contactar EDC – Design e Comunicação

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