Que tal fazer uma “limpeza de primavera” às suas ferramentas de comunicação? O colaborador utiliza, em média, 17 aplicações diferentes na nuvem, três serviços de partilha de conteúdos e três ferramentas de colaboração. Caramba. Para além de ser cansativo, é uma receita segura para confusão, perda de dados e frustração geral quando os colaboradores tentam comunicar uns com os outros.
Quer seja o responsável pelo software de comunicações da sua organização ou alguém que pretende simplificar a sua vida, aproveite esta altura do ano para fazer uma limpeza. Pode ser uma boa altura para considerar uma solução de comunicações única. Neste espaço de trabalho colaborativo, os membros da equipa podem partilhar tarefas e documentos, agendar chamadas, conversar e realizar conferências de áudio e vídeo com o simples premir de um botão.
Os seus sistemas atuais estão a proporcionar a produtividade e a experiência do cliente de que necessita? Se não, considere estas dicas para dar nova energia e refazer a sua abordagem à colaboração e às comunicações.
1. Identificar o objetivo e o valor de cada ferramenta de comunicação
Em primeiro lugar, pergunte a si próprio e à sua equipa o que é necessário para os seus sistemas de comunicações. O que é mais valioso para os seus objetivos comerciais e qual a tecnologia que melhor os suporta? Por outras palavras, pretende determinar o objetivo do seu software. Comece por identificar o que frustra as pessoas, onde as necessidades são ignoradas ou como os clientes podem ser melhor servidos. Em seguida, aplique as suas ideias para avaliar as suas ferramentas atuais.
Algumas perguntas para o ajudar a começar:
- A tecnologia ajuda ou prejudica a produtividade?
- As suas ferramentas de comunicação mantêm as conversas da sua equipa fluidas, independentemente do dispositivo – smartphone, desktop ou portátil?
- Criam um espaço comum onde os membros da equipa podem comunicar facilmente, partilhar documentos e marcar reuniões?
- Os colaboradores podem responder rápida e eficientemente aos clientes?
2. Analise os custos e os benefícios do seu software de comunicações
Em última análise, o objetivo de qualquer sistema de comunicações é ajudar a produtividade e trazer valor para a empresa. Ou se está a ganhar dinheiro ou a perder dinheiro, certo? O problema é que a tecnologia pode ser sedutora, especialmente quando é a mais recente novidade. É preciso perguntar a si mesmo: o tempo gasto a utilizar essa aplicação mais recente está a alcançar os resultados desejados?
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“Na nossa cultura, temos tendência para nos concentrarmos apenas nos benefícios, o que nos dá aquilo a que chamamos a ‘mentalidade maximalista'”, explica Cal Newport, autor e professor de informática na Universidade de Georgetown, neste artigo da Forbes. “É fácil olhar apenas para os benefícios de várias coisas, e depois ficamos muito preocupados com a possibilidade de os perder… A mentalidade minimalista olha para os custos tanto quanto para os benefícios.”
Passe mais tempo a avaliar os custos das suas ferramentas de comunicação atuais, desde o tempo perdido a alternar entre aplicações empresariais até às despesas mensais de ferramentas de colaboração separadas. Se não estiver a obter o melhor retorno para o seu investimento, utilize isto para encontrar ferramentas de comunicação mais rentáveis e multifuncionais.
3. Reduzir a distração e otimizar o capital de atenção
Newport defende o minimalismo digital. Afaste-se do turbilhão da vida digital, identifique o que é mais importante para si e, em seguida, adicione a tecnologia que irá apoiar as suas prioridades. No mundo dos negócios, isso significa encontrar soluções para aumentar a produtividade através da automatização de tarefas simples – como marcar reuniões – e melhorar os fluxos de trabalho.
O que está em causa é a capacidade de se concentrar e fazer as coisas. Sem isso, arrisca-se a esgotar a energia da sua equipa e a impedir que os seus colaboradores se dediquem primeiro às tarefas mais importantes.
Como reduzir o ruído digital e otimizar o tempo de trabalho? Comece por automatizar e controlar quem pode contactá-lo e quando. Precisa de algum tempo para realizar um projeto importante? Utilize a tecnologia de presença para informar os seus colegas de trabalho que não está disponível ou que só está disponível através de um canal específico, como uma mensagem de texto.
4. Concentre-se na experiência do cliente
Lembre-se que a tecnologia mais sedutora não vale os seus bytes se não servir o cliente. As empresas mais competitivas estão a fazer da experiência do cliente o seu fator de diferenciação. Ao avaliar as suas ferramentas de comunicação, é essencial considerar como o seu software de comunicações afeta a experiência dos seus clientes com a sua empresa.
A sua solução atual permite comunicações perfeitas, tanto a nível interno como externo? Integra-se facilmente com outros sistemas essenciais, como CRMs? Os agentes do seu centro de contacto conseguem aceder rapidamente às informações e aos recursos internos de que necessitam, quando necessitam? As respostas a estas perguntas têm um impacto direto na sua capacidade de resposta ao cliente.
5. Torne conveniente trabalhar em qualquer lugar
Atualmente, cada vez mais membros da equipa trabalham remotamente – na estrada, a partir de um escritório em casa ou no terreno. Aproveite esta oportunidade para contactar os seus trabalhadores remotos e descobrir quais as dores de cabeça que estão a ter.
As suas ferramentas de colaboração permitem-lhes comunicar eficazmente e responder rapidamente aos clientes? Podem aceder a informações e pessoas de forma eficiente a partir dos seus smartphones? Procure uma solução de comunicações que permita ao seu pessoal aceder a tudo o que precisa através de um portal Web.
Está pronto para fazer a sua limpeza de primavera? É a altura ideal para analisar de novo o seu software de comunicações, de modo a garantir que obtém o melhor retorno possível. E quando estiver pronto para implementar o novo software, consulte este guia prático para criar a implementação perfeita de um novo sistema de comunicações.
