Com a maioria dos trabalhadores de volta ao escritório, pelo menos numa base de trabalho híbrida, a sabedoria convencional diz que não há nada melhor para a colaboração em equipa do que um ambiente presencial. Isto significa que todos estão no mesmo local e ao mesmo tempo, onde a presença familiar daqueles em quem se confia como colegas de equipa e as nuances da linguagem corporal podem ser plenamente aproveitadas. O trabalho à distância continua a suscitar preocupações em termos de isolamento social, falta de envolvimento e dúvidas e desafios em relação à supervisão direta e à medição do esforço e do desempenho.
Se já trabalha numa equipa distribuída globalmente, é provável que as reuniões virtuais com recurso a ferramentas de colaboração com colegas de equipa remotos sejam a norma. Mesmo trabalhando localmente, com a economia de trabalho por encomenda, muitos profissionais encontram-se em equipas com pessoas que nunca conheceram. Mas, mesmo assim, funciona – muitas vezes muito bem.
Antes de lamentar a perda do toque pessoal de “estar presente”, faça um balanço das possibilidades que as equipas virtuais nos oferecem e das soluções tecnológicas de colaboração que permitem o trabalho em equipa à distância. Com as ferramentas atuais baseadas na nuvem, podemos criar facilmente uma experiência de comunicação de equipa rica através de vídeo de alta definição, audioconferência, partilha de conteúdos e colaboração na Web – virtualmente em qualquer lugar, em qualquer rede ou dispositivo.
Assim, eis 10 formas de as reuniões virtuais poderem produzir melhores experiências e resultados do que as reuniões presenciais convencionais.
1. Maior concentração no conteúdo da atividade
Num ambiente virtual, a atenção centra-se no conteúdo comercial em questão – o que está a ser discutido e mostrado – e não na presença física, na aparência e nos comportamentos de distração das pessoas sentadas à nossa volta ou no ambiente que rodeia ou passa pela sala de reuniões.
2. Taxas de participação mais elevadas
Os seus resultados podem variar, mas alguns membros da equipa podem sentir-se mais aptos a contribuir para a conversa virtual (através de voz, texto ou partilha de conteúdos) do que numa reunião física. Isto ajuda a atenuar o foco de “todos a olhar”, que pode ser intimidante e produzir silêncio entre os menos extrovertidos.
3. Menos desafios logísticos
As reuniões virtuais requerem menos planeamento em termos de localização e logística de viagens, podem ser organizadas mais rapidamente e podem ter lugar em qualquer lugar sem custos de viagem (já para não falar que são uma opção mais ecológica).
4. Menos perturbações
As pessoas podem ser adicionadas e retiradas rapidamente, conforme necessário; os participantes podem chegar tarde ou sair mais cedo com uma perturbação mínima, ou mesmo nenhuma, para o grupo. Em contraste, é relativamente complexo (se não impossível) trazer fisicamente participantes ad-hoc em tempo real.
5. Maior diversidade
Com as ferramentas de colaboração modernas, tem um acesso mais fácil ao conhecimento coletivo, às competências especializadas e à criatividade, independentemente da localização dos seus colaboradores – mesmo que estejam em movimento ou em viagem. Entretanto, os membros da equipa podem ter uma experiência, cultura, conhecimentos ou antecedentes mais comuns, o que pode limitar seriamente a diversidade das contribuições.
6. Redução do stress
Quando os membros da sua equipa não têm de se deslocar diariamente de e para o escritório, o seu estado de espírito pode ser mais leve e os níveis de stress podem ser mais baixos. Isto pode levar a que pessoas mais felizes se juntem para atingir objetivos comuns, em vez de pensarem em engarrafamentos de trânsito e sistemas de transportes públicos apinhados.
7. Partilha fluida de conteúdos
Tradicionalmente, as reuniões presenciais estão muitas vezes limitadas a conteúdos predefinidos imediatamente disponíveis, ao passo que, num ambiente virtual, qualquer pessoa pode partilhar instantaneamente conteúdos relevantes. Esta fluidez da partilha dinâmica de conteúdos digitais é difícil de reproduzir num ambiente de equipa presencial.
8. Conversas paralelas mínimas
As inevitáveis conversas paralelas virtuais através do canal de texto são muito menos perturbadoras do que a passagem física de notas ou as conversas sussurradas numa sala de reuniões. Quantas vezes, em reuniões presenciais, ouvimos alguém gritar: “Pessoal, vamos fazer uma reunião na sala, por favor!”. Com as reuniões virtuais, esse problema é largamente atenuado.
9. Menos germes
Dada a época de gripes e constipações, nunca ninguém apanhou um vírus por participar numa reunião virtual. A sua força de trabalho pode manter-se mais saudável e mais produtiva com menos dias de baixa.
10. Sem brigas por causa de salas de conferência
E… ser virtual significa que não tem de encontrar e reservar aquela escassa sala de reuniões e garantir cadeiras suficientes!
Adotar a colaboração virtual para melhorar o desempenho da equipa
Para aqueles que já as utilizaram, as ferramentas de colaboração atuais podem recriar a riqueza, o imediatismo e a natureza imersiva de um cenário presencial – e potencialmente proporcionar muito mais noutras dimensões menos aparentes, mas que ainda assim têm um impacto real. Podemos agora ultrapassar as limitações da sala de reuniões convencional “murada”, incluindo de forma fluida as pessoas que estão em movimento, fora das instalações, noutros países ou mesmo em continentes diferentes – aproveitando as competências coletivas, a diversidade, a experiência e a autoridade da comunidade em geral. Além disso, as equipas prosperam com conteúdos e informações relevantes que podem ser partilhados sem problemas num ambiente virtual para permitir uma partilha de informações mais fácil, uma tomada de decisões mais rápida e uma colaboração de conteúdos em tempo real que é difícil de replicar num cenário de reuniões tradicional numa sala.
Dada a realidade dos atuais estilos de vida de trabalho flexíveis e das equipas distribuídas, é tempo de pôr de lado a ideia convencional de que as equipas presenciais são sempre a situação ideal para o desempenho da equipa.
