Independentemente da época do ano, há sempre muitas razões para estar fora do escritório (OoO – Out of Office). Quer se trate de uma viagem de trabalho, de uma licença pessoal, de férias ou feriados planeados, ou do encerramento do escritório, é essencial definir uma mensagem de OoO informativa se souber que vai estar ausente durante mais de um dia.
Numa época em que 88% das pessoas esperam uma resposta por correio eletrónico numa hora ou menos, uma mensagem OoO convincente desempenha um papel vital na manutenção das relações profissionais e na gestão das expectativas. A definição de uma resposta automática assegura rapidamente aos correspondentes que não estão a ser ignorados e retira-lhe a pressão de ter de se manter informado enquanto está ausente.
5 coisas a fazer e 4 coisas a não fazer para uma mensagem de ausência eficaz
Quer esteja a definir uma resposta automática para o seu e-mail, um estado de ausência na sua aplicação de colaboração ou uma mensagem de correio de voz no seu telefone, deve seguir algumas regras ao atualizar a sua mensagem de ausência.
FAZER: Cubra o essencial. No mínimo, o seu OoO deve conter três informações:
- O facto de estar ausente do escritório. Inclua um motivo principal para a sua ausência, se se sentir à vontade para o partilhar.
- As datas em que vai estar ausente e quando espera regressar.
- O que acontecerá às mensagens durante a sua ausência? Vai verificar periodicamente a sua caixa de entrada? Há algum colega a tratar das comunicações urgentes?
NÃO FAZER: Tornar as coisas complicadas. É provável que os seus correspondentes passem os olhos pelo seu OoO, por isso mantenha-o tão simples e breve quanto possível. Eles só querem saber se a sua mensagem foi recebida e o que fazer se o seu pedido for urgente. Incluir demasiados pontos de contacto ou todo o seu itinerário irá confundir as coisas, por isso, limite-se ao essencial.
FAZER: Mantenha o profissionalismo. Esta pode ser a primeira vez que alguém o contacta, pelo que a sua mensagem tem de causar a impressão certa. Inclua uma saudação e um fecho educados e reveja a mensagem para evitar erros de digitação!
NÃO FAZER: Incluir pormenores pessoais. É suficiente dizer a toda a gente que vai estar ausente. Não precisam de saber se vai estar a beber mojitos na praia ou se vai ser submetido a uma intervenção médica.
E, por muito tentador que possa ser dar formas alternativas de o contactar, não inclua o seu endereço de e-mail pessoal ou número de telefone. É uma forma infalível de ser incomodado durante a sua ausência.
Estabeleça pontos de contacto. Se estiver ausente durante mais de um ou dois dias, pense em quem irá tratar das suas responsabilidades enquanto estiver fora. Quem é que alguém deve contactar para assuntos urgentes? Encontre um ou dois colegas que possam responder em seu nome e inclua as respetivas informações de contacto na sua mensagem, mas não se esqueça de os avisar primeiro!
Pode também considerar a possibilidade de criar um reencaminhador ou partilhar o correio eletrónico com os seus colegas de trabalho para que possam monitorizar a sua caixa de entrada enquanto está ausente. Se necessário, partilhe os seus projetos e o acesso ao fluxo de trabalho no seu software de colaboração.
NÃO FAZER: Pressionar os outros. Lembre-se que os seus pontos de contacto designados estão a fazer-lhe um favor ao assumirem as suas responsabilidades para além das suas funções! Não crie expectativas irrealistas quanto ao tempo de resposta; verifique a sua disponibilidade antes de avançar.
FAZER: Torná-lo multicanal. Há muitas formas de os clientes e colegas entrarem em contacto, por isso, cubra todas as suas bases. Para além de automatizar as respostas de correio eletrónico, atualize o seu correio de voz e desative todos os compromissos no seu calendário. Se utiliza uma aplicação de colaboração, defina o seu estado como “ausente” com uma mensagem curta sobre a sua ausência.
NÃO FAZER: Fazer promessas que não pode cumprir. Tire partido do tempo que passa fora do seu posto de trabalho! Não diga a quem lhe enviar e-mails que estes serão respondidos até uma data específica; em vez disso, diga que estará a trabalhar na sua caixa de entrada quando regressar ao escritório e que responderá às mensagens quando estiver disponível.
FAZER: Planear. Embora todos nós desejemos gozar as nossas férias, por vezes as ausências não são programadas. Se estiver a passar por uma emergência, a última coisa que vai querer fazer é entrar no sistema e escrever os seus OoOs. Se o seu sistema de mensagens o permitir, guarde um modelo onde pode introduzir as informações relevantes e definir o seu estado em movimento.
Exemplos de mensagens de ausência do escritório para diferentes plataformas
Correio eletrónico: Esta é provavelmente a principal forma de as pessoas tentarem contactá-lo, por isso, mantenha-o claro e profissional. Se possível, configure a sua resposta automática para ativar apenas a primeira mensagem (e não uma longa cadeia de correio eletrónico).
“Obrigado pela sua mensagem. Estarei ausente do escritório [inserir motivo, se pretendido] de [data de início] até [data de regresso]. Responderei às mensagens quando regressar. Se tiver um pedido urgente sobre [assunto], contacte [nome do colega], [título do colega] em [telefone e e-mail do colega].
Cumprimentos,
[a sua assinatura]”
Estado da aplicação de colaboração: Pode ser mais informal, uma vez que o estado da colaboração só será visível para os seus colegas. Mas é provável que haja um limite de caracteres, por isso tenha isso em mente!
“Estarei ausente do escritório de [data de início] até [data de regresso]. Vou trabalhar na minha caixa de entrada quando regressar, mas, por favor, fale com @[colega] se tiver uma pergunta que não possa esperar. Obrigado!”
Mensagem de correio de voz: Quer tenha um telefone de secretária ou use o telemóvel, pode ser útil atualizar a sua mensagem para refletir a sua ausência. Ao fazê-lo, certifique-se de que a sua caixa de correio de voz não está demasiado cheia.
“Olá, ligou para [seu nome] em [número de telefone]. Estou ausente do escritório de [data de início] a [data de fim] e verificarei as minhas mensagens quando regressar. Se precisar de uma resposta urgente, contacte [nome do colega] através do [número de telefone do colega]. Obrigado pela sua chamada”.
Faça valer o seu tempo de OoO, quer esteja ausente por um dia ou por uma temporada. Quando regressar, saiba como a Mitel o pode ajudar a manter-se em contacto com clientes e colegas com plataformas premiadas e soluções de colaboração de topo.
