As videoconferências estão rapidamente a tornar-se algo comum e normal. Por essa razão, agora mais que nunca, é essencial preparar-se para as suas reuniões de negócio em videoconferência, para que possa tirar o máximo proveito de cada reunião e garantir que o trabalho é realizado com eficiência. Independentemente de ser um novato no mundo do trabalho remoto ou alguém já muito experiente, é muito fácil atrapalhar-se numa chamada.
Prepare-se tecnicamente para a sua videoconferência
Trabalhar remotamente significa que precisa de garantir que todos os aspetos técnicos do seu acesso à Internet e videoconferência estão em ordem. Por outras palavras, você é o seu próprio departamento de TI. Não espere até aos últimos cinco minutos antes da chamada para preparar tudo. Faça-o com antecedência.
Aqui está uma lista de pontos a serem corrigidos antes da chamada.
Conexão de internet.
O seu sinal de Wi-Fi deve ser forte o suficiente para atender chamadas de voz e videoconferências. A conexão perfeita para pesquisas e emails poderá não ser robusta o suficiente para permitir chamadas de vídeo
Software atualizado.
Verifique se tem uma versão mais recente do software para a reunião. Ou procure uma solução de videoconferência comercial na Web, onde só precisará de fazer o login.
O tamanho do mercado global de videoconferências deverá expandir-se a uma percentagem de Taxa Composta Anual de Crescimento (CAGR) de 9,2 por cento, entre 2018 e 2025, de acordo com o Grand View Research.
Luzes, câmera, ação!
Uma chave para o sucesso das videoconferências é tornar a sua presença visual o mais clara e forte possível. Pode estar no seu escritório em casa ou até na mesa da cozinha, mas ainda tem controlo sobre a iluminação, o fundo e o ruído ambiente. Antes de começar a chamada, ligue a câmara e olhe bem para si mesmo, para a iluminação e para tudo o que aparece por trás de si. Verifique se a fonte de luz está focada no seu rosto e não atrás de si. Depois verifique o que estás por trás de si. Uma pilha de papéis? A lavandaria? Configure a sua chamada para que o plano de fundo fique claro e organizado. Você quer que os outros participantes se concentrem em si e não que se distraiam visualmente. Por fim, encontre um espaço silencioso, idealmente com uma porta, para que possa bloquear outros ruídos
Prepare-se Para o Conteúdo da Chamada de Videoconferência
Aproveitar os últimos momentos para organizar os seus pensamentos. Pode fazer toda a diferença entre uma chamada frustrante e uma chamada produtiva. Ao preparar-se para a videoconferência profissional, tenha em consideração os seguintes elementos.
Objetivos.
Se é o organizador da chamada, envie uma lista de objetivos pelo menos com um dia de antecedência. Identifique o que espera de cada participante. Por exemplo, “Sónia, gostaria que estivesse preparada para rever as estimativas mais recentes para a nova construção”.
O Seu Papel.
Se não é o líder, entre em contacto com o organizador e peça esclarecimentos sobre a sua função e como se deve preparar. Pense no que gostaria de contribuir para a videoconferência.
Outros Participantes.
Descubra quem mais estará presente na chamada. Tal como acontece nas reuniões presenciais, é importante saber antecipadamente quem estará “na” reunião.
O Que Fazer Durante Uma Chamada de Videoconferência
Hoje em dia, estamos todos tão habituados a tratar de várias tarefas ao mesmo tempo, que nos sentimos tentados a fazê-lo durante uma videoconferência – especialmente uma que seja aborrecida. Este é mais um motivo para definir bem e com antecedência o seu papel e a sua contribuição para a reunião. Aqui estão algumas dicas para o manter focado.
Esteja Presente em Mente e Corpo
Olhe para a câmara. Mantenha a sua atenção na pessoa que está a falar, como faria se estivesse numa sala de reuniões. Reaja aos comentários com uma linguagem corporal apropriada, como por exemplo assentir. Como o software de vídeo pode mudar automaticamente para o orador, evite comentários verbais, a menos que tenha uma contribuição ou pergunta a fazer.
Faça anotações.
É mais fácil manter o foco quando aponta pensamentos e outras informações relevantes. Aponte todas as perguntas que tiver para os outros participantes ou comentários que queira acrescentar à conversa. Esteja pronto para compartilhar assim que tiver oportunidade.
Os Benefícios de Uma Solução de Videoconferência baseada na Cloud:
- Melhor comunicação com os clientes
- Maior produtividade
- Escalabilidade
- Custos reduzidos
Limite Conversas Paralelas.
Limite conversas paralelas ao máximo. Mais uma vez, se estivesse numa reunião presencial, não iria meter conversa com colegas, certo? Ao invés disso, faça os seus apontamentos para acompanhar a reunião.
Preencha as Falhas.
Recebemos muitas informações durante reuniões presenciais. Embora nesse aspeto as videoconferências sejam melhores que as chamadas de voz, continuamos a perder alguns dados importantes. Quando precisar de interromper o contacto visual com a câmara (e com os restantes participantes da reunião), é importante explicar o que está a fazer. Por exemplo, pode fazer anotações ou procurar um documento pertinente à discussão.
Grave a Chamada.
Se possível, grave as chamadas de videoconferência importantes. Há Serviços de transcrição a baixo custo, disponíveis para fornecer um registo por escrito da chamada em poucas horas.
O Que Fazer Após a Chamada de Vídeoconferência
O acompanhamento é importante após qualquer reunião, seja esta através de vídeo ou presencial. Utilizando as anotações feitas durante a chamada, entre em contacto com os seus colegas ou clientes, para definir as próximas etapas. O software que disponibiliza um espaço de trabalho virtual como o MiTeam Meetings facilita a atribuição de tarefas, o envio de emails de acompanhamento e mensagens de grupo, a partilha de documentos e o agendamento de futuras reuniões, tudo a partir de uma aplicação na Web.
